2.3. Место проведения презентации
Судьба всегда на стороне разумных.
Еврипид
Требования к помещению зависят от предполагаемого количества слушателей, от их состава и от задач презентации.
Организаторы презентации должны продумать следующие моменты:
– как долго продлиться презентация;
– будет ли она разбита на части;
– будет ли полностью проходить в одном помещении или потребуется перемещение в другие места;
– будут ли перерывы на кофе;
– какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;
– размечены ли разделы по степени важности (обязательно включить, включить по возможности, стоит упомянуть при наличии времени);
– размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;
– заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;
– проработан ли план презентации в поисках моментов, где интерес снижается;
– отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория должна быть вовлечена в процесс выступления;
– решено ли, кого необходимо пригласить на презентацию и в каком количестве.
Перед началом презентации необходимо проверить место для выступления на предмет оборудования, планировки, освещения, уровня шума, количества мест для слушателей, размера, звуковой системы, пространства, температуры. В этом вам могут помочь ответы на следующие вопросы:
Знакомо ли вам место, в котором будет проводиться презентация?
Регулярно ли в этом помещении проводятся презентации?
Понадобится ли вам пропуск или сопровождающий?
Знаете ли вы полный адрес того места, где будете выступать, контактные телефоны организации?
Взяли ли вы с собой текс выступления?
Находится ли необходимый реквизит в вашей сумке?
Нужен ли вам стакан воды?
Проверили ли вы уровень звука в зале?
Будет ли вас хорошо слышно?
Умеете ли вы пользоваться микрофоном?
Все ли могут вас видеть?
Есть ли в зале места, откуда плохо видно?
Работает ли оборудование?
Правильно ли оборудование расставлено?
Все ли розетки работают?
Все ли пульты дистанционного управления работают?
Накануне осмотрите помещение, где будет проходить ваша презентация. Как правило, заранее уже бывает известно, в каком помещении будет проходить презентация. Проверьте, не начался ли рядом ремонт. При выявлении неудобств постарайтесь заранее устранить их или заменить помещение.
Опытные выступающие советуют иметь при себе упаковку чистых салфеток для протирания стекол проекторов, крестовую отвертку, широкий скотч, цветные фломастеры и маркеры.
Исходя из размеров комнаты, определите собственное местонахождение во время презентации. Размер комнаты должен соответствовать предполагаемому количеству участников. При группе менее 50 человек расстояние между вами и первым рядом слушателей должен составлять от 3 до 6 м. Форма комнаты предпочтительна такая, чтобы не возникало «мертвых зон», куда не достает ваш взгляд. Место выступающего должно быть удобно расположено и красиво оформлено. Предполагаемое заполнение зала должно быть не слишком свободным, чтобы не создавалось ощущение пустоты, но и не слишком плотным, чтобы не было тесно и душно. Помещение должно иметь достаточно освещения и иметь возможность проветривания. Входы и выходы должны быть расположены так, чтобы входящие и выходящие не отвлекали аудиторию. Техника должна быть установлена таким образом, чтобы исключить возможность, что кто‑то из присутствующих споткнется о провод. Звуковые колонны не должны никого оглушать, а проектор не должен загораживать экран.
В случае если в помещении подобные мероприятия проводятся регулярно, то, скорее всего, оно уже приспособлено и для презентаций, а если это обычная комната, у вас есть возможность расставить мебель по собственному усмотрению. Если вас не устраивает расположение столов в помещении, согласуйте возможность перестановки столов, которая должна быть осуществлена накануне презентации.
К наиболее распространенным вариантам размещения участников в помещении для презентаций можно отнести схемы, представленные на рис. 1.
Рис. 1. Варианты размещения участников на презентации
В день проведения презентации все технические средства обязательно должны быть проверены. Раздаточные материалы перед началом презентации разложены перед каждым участником. Если позволяет смета расходов на презентацию, то можно предусмотреть для каждого участника бутылки с минералкой.
Если презентация проходит в рабочем кабинете за прямоугольным столом, возможно четыре варианта размещения.
Первый вариант – угловое расположение. Оно способствует ненавязчивому контакту глаз и позволяет наблюдать за собеседником. Это самое удачное расположение посетителя к хозяину кабинета.
Второй вариант – позиция партнерства. Используется при совместной работе над какой‑либо проблемой, когда участники садятся по одну строну рядом друг с другом.
Третий вариант – конкурирующе‑оборонительная позиция. Участники рассаживаются друг на против друга. Психологами было доказано, что при прочих равных условиях, чаще конфликты возникают между собеседниками, сидящими напротив друг друга.
Четвертый вариант – независимая позиция. Ее занимают люди, не настроенные на сотрудничество. Партнеры рассаживаются по диагонали (наискосок друг от друга).
Если обстановка не соответствует пафосу вашего выступления, то она будет работать против вас. По своему усмотрению вы можете использовать всю комнату или ее часть, чтобы придать мероприятию соответствующий стиль. Уберите все предметы, которые могут отвлекать внимание от вас и постарайтесь сделать так, чтобы все хорошо видели вас и то, что вы планируете демонстрировать по ходу своего выступления.
Дистанция между людьми в процессе делового общения должна составлять 70 см, при личном собеседовании – 120 см, при коллективном обсуждении вопроса – 220 см, на официальном мероприятии – 400 см.