2.2. Время и продолжительность презентации

Хорошее начало – половина дела.

Еврипид

Каждая презентация живет своей жизнью и ее эффективность определяется конкретной ситуацией. Не существует одного и единственного верного пути к успеху. Можно говорить лишь о более или мене эффективных путях, которые каждый определяет для себя самостоятельно.

Длительность презентации, как и ее структуру, следует обоснованно планировать. Основная ошибка выступающих – стремление сказать как можно больше в отведенное им время. Обычно этого стремятся достичь, убыстряя темп речи и избавляясь от пауз, так что, в конце концов, у слушателей теряется внимание и понимание. Возможности людей по восприятию речи ограничены особенностями кратковременной памяти человека, в которой могут храниться одновременно не более 5–9 структурных единиц информации. Именно в кратковременной памяти происходит первичная обработка информации, после чего она передается в долговременную память. Следовательно, для того, чтобы информация лучше доходила до слушателей число слов в предложении должно приближаться к семи. Психологами было отмечено, что если фраза длится более 6 секунд, понимание слушателями сказанного теряется. Имейте в виду, что из всего сказанного вами слушатели больше всего обращают внимание на вступительную и заключительную части выступления. Поэтому разграничьте структуру своего выступления по отводимым на них отрезкам времени. Существует несколько подходов к определению соотношения структурных элементов презентации. Согласно первому подходу по 10 % времени должно быть отведено на введение и заключение. В соответствии со вторым две трети времени, отведенного на всю презентацию, следует отвести основной части выступления. Оставшуюся треть разделить между вступлением и заключением.

Как правило, на практике время презентации ограничивается определенными рамками, которые зависят от целей презентации, степени заинтересованности аудитории и временных возможностей слушателей. Временные ограничения также могут накладываться регламентом мероприятия, в рамках которого осуществляется презентация. У каждой презентации свой баланс времени, соответствующий ее задачам, ситуации и готовности слушателей. Поэтому в любом случае при подготовке презентации надо продумать баланс времени и потом его придерживаться.

Обычно презентация длится от 10 до 30 минут, но исходя из конкретной ситуации могут быть рекомендованы следующие временные рамки:

– презентация предприятия не более 20 минут (на выставке около 5 мин);

– презентация проекта 15–20 мин;

– презентация товара 10–15 мин;

– самопрезентация не более 10 мин.

Желательно заранее запланировать время для ответов на вопросы. Поскольку именно в этой части презентации выступающий проходит проверку на устойчивость и квалификацию.

Если перед презентацией вас поставят в известность, что продолжительность выступления должна быть сокращена, ужимать следует основную часть выступления, по возможности сохранив введение и заключение.

Следует также учитывать распорядок рабочего дня той организации, где проходит презентация. Не планируйте презентацию, обсуждение которой может затянуться на время, близкое к обеденному перерыву или концу рабочего дня. Временные рамки предстоящей организации можно обсудить с представителем принимающей организации, а так же уточнить состав участников.

Чтобы спланировать длительность всей презентации и отдельных ее частей, необходимо выбрать баланс времени между частями презентации. Не стоит затягивать презентацию даже на минуту больше, чем это предусмотрено регламентом. Лучше закончить ее на минуту раньше.

Планируя презентации, следует помнить, что ничто никогда не идет так, как было задумано и чем больше заготовок «на всякий случай», тем больше вероятности, что все будет по‑вашему.