Глава 2. Планирование презентации

2.1. Цель и тема презентации

Всего приятнее нам слова,

которые дают нам какое‑нибудь знание.

Аристотель

Любой тип презентации предполагает точное определение целей, которые в результате должны быть достигнуты. Цель презентации – это то, что предполагается объяснить, предложить или продемонстрировать на презентации и что должно быть связано с возможными выгодами приглашенных, с учетом их интересов.

Цели могут быть самыми разнообразными, но среди наиболее распространенных можно выделить следующие:

– мотивировать кого‑либо к рассмотрению того или иного вопроса;

– убедить кого‑либо в реальности и значимости данного предложения;

– проинформировать о чем‑либо и заинтересовать;

– продать новую идею;

– представить новые административные процедуры.

С к рытые цели презентации могут вытекать их личных установок выступающего:

– показать коллегам, что вы можете провести блестящую презентацию;

– доказать самому себе, что можете быть убедительным;

– обкатать новый материал;

– потренироваться преодолевать волнение;

– стать более заметным;

– попрактиковаться в проведении презентаций;

– стать более известным в профессиональном сообществе;

– повлиять на нужных людей.

Если у вас нет четких целей, то цели других захватят вас. Вам надо быть внутренне сильнее любого из ваших слушателей. Наличие четко сформулированных целей вам придаст силу. Если вы плохо подготовлены, то страх и волнение выведут вас из равновесного состояния. Если вы хорошо подготовлены, волнение только стимулирует вас.

Формулируя цель презентации, определите, какого результата вы хотите достичь:

– убедить человека пересмотреть свою позицию;

– оказать необходимое воздействие на аудиторию;

– убедить предпринять аудиторию определенные действия.

Конкретизация цели предполагает нахождение ответа на вопрос: «Что я хочу сообщить аудитории?»

В соответствии с выбранной целью можно выделить следующие типы аудитории:

– потенциальные партнеры;

– потенциальные клиенты;

– общественные структуры;

– консультационные структуры.

Наиболее распространенными являются презентации предприятия, продукта или проекта.

Цели презентации предприятия могут варьироваться в зависимости от обстоятельств и характера аудитории.

Для деловых партнеров:

– представить благоприятные возможности для сотрудничества;

– проинформировать о деятельности предприятия;

– вызвать интерес к своему предприятию и сформировать чувство доверия.

Для п отенциальны х клиент ов:

– вызвать интерес к продукту (услуге);

– сформировать чувство доверия к предприятию.

Для общественности:

– сформировать позитивный имидж предприятия.

Для консультационных структур:

– представить конкретную проблему.

Представляемые сведения о предприятии должны содержать: общие сведения (полное название предприятия, местонахождение, год основания, количество работающих, основной вид деятельности, основные клиенты, годовой объем продаж, основные рынки), миссию предприятия, конкурентные преимущества, продукты предприятия, торговую марку, возможные направления сотрудничества.

Цели презентации продукта, исходя из специфики аудитории, могут сводиться к следующему:

Для п отенциальны х партнер ов:

– представить преимущества выпускаемой продукции или услуги;

– заинтересовать в сотрудничестве.

Для п отенциальны х клиент ов:

– убедить в целесообразности приобретения продукта или услуги;

– доказать способность соблюдения всех условий поставки.

Для общественности:

– сформировать позитивный имидж выпускаемой продукции.

Для консультационных структур:

– заинтересовать в изучении рынка и особенностях сбыта выпускаемой продукции.

Презентация продукции или услуги должна предусматривать удовлетворяемую потребность, функциональные характеристики, конструкцию, дизайн, послепродажное обслуживание и ремонт, гарантии, торговую марку.

Презентация проекта предполагает представление некой работы, которую предстоит выполнить. Для этого п роект должен иметь:

– конкретную задачу;

– объем, выраженный в определенных единицах измерения;

– даты начала и окончания проекта;

– точные объемы финансовых, материальных и человеческих ресурсов;

– систему контроля;

– конкретных ответственных исполнителей.

Цели презентации проекта будут также различаться в зависимости от предполагаемой аудитории.

Д ля деловых партнеров:

– побудить к участию в проекте;

– доказать целесообразность проекта;

– убедить в возможности реализации проекта.

Для потенциальных клиентов:

– убедить в экономической эффективности предлагаемого проекта.

Для общественности:

– побудить общественность к поддержке проекта;

– доказать общественную значимость проекта.

Для консалтинговых структур:

– побудить к полному содействию в достижении проблемы;

– определить направления, по которым вы нуждаетесь в привлечении узкопрофильных специалистов.

Цели презентации и особенности целевой аудитории будут определять выбор темы, словесная интерпретация которой должна иметь четкие рамки. Как утверждают психологи человек не в состоянии с первого раза запомнить более семи слов, поэтому и название темы презентации не должно превышать семи слов. Иначе его просто невозможно будет запомнить.

В зависимости от преследуемых целей и темы, презентация может проводиться в одной или нескольких формах.

Устное сообщение.

Устное сообщение в форме выступления перед аудиторией или вербальная форма предоставления материала является простейшей формой презентации. По желанию выступающего устное сообщение может дополняться раздачей участникам текста своего выступления. Выступающему следует помнить, что даже демонстрация заранее подготовленных материалов должна дополняться устной речью. Устное сообщение может осуществляться в любом помещении и перед любым количеством слушателей. Однако при выступлении перед большой аудиторией может потребоваться микрофон. Несмотря на кажущуюся простоту, устные сообщения требуют тщательной подготовки, поскольку у каждого слушателя складывается собственное визуальное представление о предмете сообщения, порой отличное от действительного.

Презентация с использованием традиционных средств.

К традиционным средствам визуального дополнения устного сообщения относят доски, перекидные блокноты, плакаты. Они удобны для проведения презентаций в интерактивном режиме в присутствии небольшой аудитории, когда изображение должно быть составлено в результате обсуждения, а не подготавливаться заранее. Такие средства хорошо подходят для заседаний рабочих групп и круглых столов. Неудобство их использования составляет ограниченный объем информации, который может быть графически представлен. Плакаты чаще всего используются при докладах, но следует иметь ввиду, что внесение изменений в один плакат, может потребовать внесения изменений и в остальные. В связи с тем, что могут возникнуть сложности с развешиванием плакатов, они реже применяются для презентаций.

Презентации с использованием проецируемых демонстрационных материалов.

Данная форма наиболее распространена в настоящее время и предполагает использование специального проектора для проецирования пленок. Необходимые изображения изготавливаются в виде прозрачных слайдов (пленок или диапозитивов) и используются по мере необходимости в процессе презентации. Графические изображения также лучше нанести на пленку заранее.

Презентации с использованием демонстрационных видеоматериалов.

Использование демонстрационных материалов во время презентаций чаще всего используется на выставках. Демонстрация цветного изображения в черно‑белом варианте или демонстрация без звука во время подобной презентации недопустимы

Презентация с помощью электронных средств.

Электронные средства используются для презентации информации в больших объемах. Подготовка высококачественной презентации с помощью электронных средств является дорогостоящей и требует привлечения специалистов. Расходы на подготовку окупаются при наличии большой аудитории.