1.2. Объяснительная презентация

Умение вести разговор – это талант.

Стендаль.

Презентация, может рассматриваться и как специфическая форма или один из этапов ведения переговоров. Специфичность ее заключается в ответственной миссии представления предприятия или выпускаемого товара, когда каждая из сторон пытается объяснить отстаиваемые ею позиции.

Переговоры – это встреча между лицами или группами лиц, преследующими общую цель, заключающуюся в установлении между собой соглашения.

Переговоры – это часть нашей повседневной жизни, основное средство получить от других то, чего хотите. Хотя переговоры происходят каждый день, вести их как следует не легко. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении можно наблюдать состязание и противоборство.

Обычно считается, что переговоры нужны только для того, чтобы договориться. Переговоры также нужны и для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Переговоры могут иметь разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнерами. Если стороны заинтересованы в обмене взглядами или точками зрения, то функция переговоров будет информационная. Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых связей и отношений, – коммуникативная. Основная задача таких переговоров сводится к обмену точками зрения и информацией. Поэтому иногда говорят о единой информационно‑коммуникативной функции. Независимо от характера конкретных переговоров эта функция обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах.

К функциям переговоров относят регулирование, контроль и координацию действий. Эти функции в отличие от информационно‑коммуникативной, реализуются при наличии хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых ранее совместных решений.

В переговорной практике возможны и такие ситуации, когда одна из сторон не собирается ничего решать. Переговорами эта сторона пользуется для отвлечения партнера.

Торговые переговоры известны издревле. Однако первоначальное понимание успешной торговой сделки было близко к тому, чтобы надуть партнера. Вызывал уважение тот, кто мог избавиться от плохого товара, получив при этом изрядную сумму денег. Иное понимание успешных торговых переговоров господствует сегодня. Успешные переговоры – это, прежде всего, взаимовыгодные решения.

Сегодня к переговорам прибегают обычно тогда, когда в одностороннем порядке решить проблему невозможно, либо это связано с большими затратами. На практике иногда, если стороны не обладают достаточным опытом, интересы партнера просто игнорируются. Поэтому необходимо учитывать не только интересы партнера, но и его видение проблемы и отношение к переговорам. Появляется задача правильно составить представление о партнере. Это представление формируется еще до начала непосредственного переговорного процесса и уточняется в ходе ведения переговоров. Даже когда стороны пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Формируется представление о надежности партнера, насколько он следует предписанным им документам.

Хорошо подготовлен тот, кто задумывается над следующими вопросами:

– Насколько цель партнера по переговорам отличается от вашей собственной?

– Насколько пути, которые может выбрать партнер отличаются от вашего?

– Из каких параметров собственного плана может исходить партнер?

– Насколько широк его временной горизонт?

– Располагает ли партнер информацией, которой нет у вас?

– Каковы его собственные представления об организационном обеспечении своего варианта решения?

Конфликтным переговорам свойственны следующие признаки: соперничество, соревнование, недоверие. Способ взаимодействия участников, при подобных переговорах открыто оппозиционный. Единственной точкой совпадения для них является то, что они выглядят отказавшимися от одностороннего решения. В противоположность всякого рода давлениям на ход переговоров, установки участников могут поддерживать противников в состоянии конфликта и препятствовать продвижению переговоров вперед. Элементами конфликтных переговоров могут быть бурные обсуждения, угрозы и устрашения, презрение. Урегулирование конфликтов может стать действенным способом ведения таких переговоров.

Конструктивные переговоры основываются на продуктивном обмене мнениями, взаимоуважении точек зрения, соответствующих общей цели всех участников. Такие переговоры, как правило, проходят в шесть этапов.

Первый этап – установление контакта. Начальный этап переговоров всегда сопряжен с риском, поэтому изначально следует определиться:

– чего каждая сторона стремиться добиться;

– длительность и число предусмотренных заседаний;

– место заседаний и количество предполагаемых участников.

Второй этап – вопросы и консультации. Ход переговоров предусматривает выяснение некоторых вопросов. Каждый участник во время переговоров должен активно проявлять внимание, сам задавать и отвечать на вопросы.

Третий этап – переформулирование. Является знаком желания сделать консультацию необходимым и полезным этапом на пути к любым конструктивным переговорам. Позволяет частично подвести принимаемый обеими сторонами итог всем элементам разногласий, в результате чего возникает возможность:

– попросить сделать новое уточнение или сообщить ранее не высказанную точку зрения;

– подтвердить наличие обоюдной информированности и хорошего качества обмена мнениями во время консультаций;

– уточнить свое отношение в соответствии с контекстом ситуации.

Четвертый этап – предложения. Включают в себя строгое, четкое и ясное объяснение того, чего хочет другая сторона и внесение предложений. Участникам следует четко представлять, чего они хотят, просят и предлагают.

Пятый этап – дискуссия. Позволяет перечислить аргументы, подтверждающие высказанное предложение, рассмотреть возражения, не бояться твердо повторять не опровергнутые аргументы. Дискуссия по своей природе предполагает некоторое напряжение, в то же время, для того чтобы сохранилась ориентация на конструктивные переговоры, процесс обсуждения необходимо понимать как поиск возможных способов прийти к общему решению.

Шестой этап – итог. Отражает конструктивный ход переговоров, в результате которых каждый получает то, на что рассчитывал.

Принципиальные переговоры заключаются в том, чтобы решать проблемы на основе их качественных свойств, то есть исходить из сути дела, а не торговаться по поводу того, на что может пойти каждая из сторон. Метод означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров. Принципиальные переговоры показывают, как достичь того, что вам полагается по праву, и остаться при этом в рамках приличий. Этот метод дает возможность быть справедливым, одновременно предохраняясь от тех, кто мог бы воспользоваться вашей честностью. На практике это означает, что при переговорах вы четко следуете к вашей цели, высоко ставя своих сотрудников и возможности вашей организации, при этом не переходя на личности и действуя строго в рамках приличий.

Любым переговорам предшествует организационная и содержательная подготовка. Организационная подготовка предполагает определение места и времени встречи, формирование делегации и назначение ее главы . Содержательная подготовка включает:

– анализ проблемы и диагностику ситуации;

– определение переговорной позиции и возможных вариантов решения проблемы;

– формулировку предложений и их аргументацию;

– подготовку инструкций участникам переговоров, а также документов и материалов.

Вопрос о месте проведения переговоров имеет под собой тонкую психологическую основу. Ведение переговоров на своем предприятии может иметь как преимуществ, а так и недостатки.

Среди преимуществ можно выделить следующие:

– вы можете контролировать ситуацию и обладаете правом выбора помещения для переговоров;

– сфера влияния на противоположную сторону может быть расширена за счет выбора для нее гостиницы;

– вы будете чувствовать себя комфортно – ведь дома и стены помогают;

– хозяева обычно на переговорах говорят больше и в итоге добиваются для себя лучших результатов;

– при проведении встречи следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране пребывания.

Однако существует ряд моментов, осложняющих процесс переговоров для принимающей стороны:

– вы не сможете отложить решение, сославшись на отсутствие информации под рукой;

– если партнеры приехали из далека у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ними;

– вас могут отвлекать различные организационные моменты.

Сроки проведения переговоров в основном зависят от двух обстоятельств:

– когда вам нужно данное соглашение;

– когда вы будете готовы к переговорам.

Многие организации избегают крупных встреч под конец года, когда сотрудники заняты подготовкой годового отчета. Иногда по этим же причинам деловые встречи не планируются на конец месяца или конец квартала. Начинать переговоры лучше с утра, потому что к концу дня и вы, и ваши партнеры будут уставшими. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает вам возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если таковые возникли. Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на ужин можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство. Если ваши партнеры приезжают из другого города или из другой страны следует предусмотреть для них культурную программу.

При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем – глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников. Первой должна быть представлена принимающая делегация. Порядок представления делегаций происходит по убывающей, то есть сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут обменяться визитными карточками. При большом количественном ставе делегаций такой обмен необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей. Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, расположились напротив друг друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. В ходе переговоров ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз. Опоздание на переговоры может негативно сказаться не только на вашем имидже, но и на самом ходе переговоров, так как другая сторона может вообще отказаться от их проведения.

На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. Уточняющие вопросы задаются после выступления. Если есть необходимость уточнить какую либо деталь в ходе выступления, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать предельно кратким и конкретным. В ходе переговоров широко практикуется передача главой делегации слова для выступления другим членам своей делегации, экспертам и советникам.

Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. При достаточно длительных переговорах, при необходимости «разрядить атмосферу» или немного отдохнуть, можно объявить перерыв для кофе. В ходе переговоров делегации могут образовывать экспертные рабочие группы для переработки отдельных проблем.

Принимающая сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе во время переговоров были ручки или карандаши, блокноты или чистая бумага. С иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров.

Обычно на переговорах одновременно ставятся несколько целей – получить информацию о партнере, дать информацию о себе, заключить сделку. Нужно подготовить необходимую техническую и справочную документацию, а также определить возможные варианты решения проблемы. Не стоит искать единственно правильный вариант – каждый имеет свои плюсы и минусы. Поэтому для начала нужно выписать для каждого варианта положительные и отрицательные моменты, определить степень предпочтения решения для вас и для партнера, а также продумать возможность улучшений вариантов для вас, не ухудшая их для партнера. Необходимо сформулировать свои возможные предложения и их аргументацию. Можно ориентироваться на объективные критерии, но обязательно нужно показать преимущество ваших предложений перед партнером. Следует четко сформулировать свою позицию на переговорах, потому что именно позиция является конечным итогом подготовки к переговорам и отражает анализ интересов, вариантов решений, предложений и их аргументации.

Заранее следует обсудить место ведения переговоров, определить состав делегации и выбрать руководителя. Все должны работать как команда для достижения общей цели. При выборе кандидатов следует руководствоваться не количественными, а качественными характеристиками кандидатов.