3.5. Управління змінами та адміністрування контракту

Ситуація 3.23. Визначення відхилення від плану і необхідних змін

Члени команди повинні звітувати по своєму індивідуальному виконанню відносно плану.

Повинні бути визначені як позитивні, так і негативні відхилення, а також будь-які рекомендовані дії по коректуванню.

Відхилення від плану можуть бути за змістом, якістю, часом, вартістю і ризиком.

Наради команди можуть бути ефективними і продуктивними, якщо обговорення буде зосереджене навколо цих відхилень і відповідних потенційних дій по коректуванню.

Визначення відхилень від плану і необхідних змін вимагає від менеджера проекту і членів його команди виконання чотирьох наступних дій:

• відстеження виконання відносно плану;

• визначення позитивних і негативних відхилень від плану;

• визначення причин відхилень;

• визначення рекомендованих дій по коректуванню і змін в плані.

Завдання: Визначити систему визначення відхилень від плану виконання проекту. Відобразити етапи та схему визначення відхилень від плану виконання проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.24. Підведення підсумків по виконанню проекту і проблемам

Хоч командні наради дозволяють всім членам команди висловитися по виконанню проекту і проблемах, пов'язаних з ним, менеджер проекту повинен мати найкраще розуміння того, який зараз стан проекту.

В обов'язки менеджера проекту входить збір і синтез різних вхідних даних і підсумування їх для команди, спонсора проекту і інших зацікавлених осіб.

Підсумкові міркування менеджера проекту повинні бути стислими, але всебічними.

Підведення підсумків по проектному виконанню вимагає від менеджера проекту розв’язання наступних задач:

• збір і синтез ключової інформації з індивідуальних звітів по виконанню;

• виділення ключових результатів за період часу;

• визначення ключових результатів і ризикових областей;

• визначення необхідних дій по коректуванню і змін в плані.

Завдання: Визначити систему підведення підсумків та аналізу проблем проекту. Відобразити етапи та схему підведення підсумків та аналізу проблем проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.25. Створення загальної системи контролю над змінами

Для запобігання неконтрольованим змінам під час життя проекту, повинна бути розроблена, узгоджена і реалізована загальна система контролю над змінами.

Практично не існує проектів, в яких все б йшло так, як планувалося.

Зміни неминучі і їх необхідно чекати.

Менеджери проекту стикаються з безперервним тиском, пов'язаним з додаванням нових характеристик в описи продукту, прискоренням календарного плану через непередбачені затримки, додаванням позабюджетних ресурсів і скороченням процедур контролю якості.

Питання не складається в тому, чи потрібні зміни, а в тому, як команда проекту буде реагувати на них і управляти цими змінами.

Система контролю над змінами повинна містити рекомендації по зміні всіх областей контролю, включаючи зміст, час, вартість, ризик і якість.

Зміни повинні бути узгоджені з усіма ключовими зацікавленими особами, включаючи команду, спонсора проекту, споживачів продуктів і послуги проекту.

Природною тенденцією в більшості проектів є неформальне прийняття рішень, усний зв'язок із зацікавленими особами і відмова від коректування проектних документів.

Цей неформальний підхід неминуче приводить до плутанини, конфліктів, невірних календарних планів і незадоволених споживачів.

Таким чином, головним обов'язком менеджера проекту є забезпечення того, щоб система контролю над змінами була б реалізована формальним шляхом.

Створення загальної системи контролю над змінами вимагає від менеджера проекту з активною участю ключових зацікавлених осіб проекту розв’язання семи наступних задач:

• визначення процесу, пов'язаного з прийняттям рішень по змінах;

• визначення обов'язків для прийняття рішень про зміни різних типів;

• включення всіх елементів в план проекту, включаючи зміст, час, вартість, якість і ризик;

• розробка процедури по коректуванню відповідних проектних документів для відображення затверджених змін;

• перегляд плану управління ризиками і визначення планів по невизначеності, які повинні втілитися в життя, якщо очікувані ризики знайдуть матеріальне втілення;

• отримання згоди і затвердження плану членами команди проекту;

• перегляд системи контролю за змінами зі спонсором проекту і ключовими зацікавленими особами.

Завдання: Визначити процедуру створення системи контролю змін проекту. Відобразити етапи та схему процедури створення системи контролю змін проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної процедури. Розібрати приклади.

Ситуація 3.26. Проведення координації по всіх змінах областей контролю

Поширеною помилкою при управлінні складними проектами є індивідуальне прийняття рішень зміни областей контролю без повного розуміння впливу цих рішень на інші області.

Таке розширення змісту продукту відбувається тоді, коли споживачі або розробники вирішують додати характеристики до продукту після того, як почався процес розробки без точної оцінки їх впливу на інші області, наприклад, на календарний план або на необхідні трудовитрати.

У результаті календарні плани часто затримуються або зміни впливають на якість продукту, наприклад, доводиться зменшувати час на тестування.

У обов'язку менеджера проекту, який володіє кращим загальним розумінням проекту, і технічних фахівців, які мають конкретні технічні знання, входить забезпечення того, щоб вплив всіх запитів на зміну відстежувався б по всіх областях.

Розширення змісту продукту звичайно приводить до розширення змісту проекту.

Координація по зміні всіх областей вимагає від менеджера проекту розв’язання шести наступних задач:

• вимогу до членів команди включити в свої запити на зміну аналіз їх більш широких впливів;

• виділення часу на точну оцінку впливу запитів на зміну в усіх областях проектного менеджменту;

• проведення мозкового штурму і оцінка різних альтернатив для виконання зміни, що пропонується;

• обговорення зміни з відповідними зацікавленими особами проекту, що пропонується, оскільки це необхідне для повного розуміння впливу здійснення зміни і його прийнятності;

• досягнення згоди і затвердження змін членами команди.

Завдання: Визначити систему координації при зміні областей контролю проекту. Відобразити етапи та схему координації при зміні областей контролю проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.27. Затвердження і відстеження змін у змісті проекту

Правильне твердження і відстеження дій по коректуванню є наступними кроками в процесі контролю над змінами.

Після того, як зміни затверджені, менеджер проекту призначає планові дати старту і завершення для кожної планової дії по коректуванню.

Потім члени команди призначають відповідальних за реалізацію змін і повідомляють менеджеру проекту про фактичне виконання за допомогою звітів про виконання.

Коли зміна не завершується в заданий тимчасової відрізок, втручається менеджер проекту, і подальші дії здійснюються по мірі необхідності.

Твердження і відстеження дій по коректуванню вимагає від менеджера проекту розв’язання наступних п'яти задач:

• гарантування того, що дія, яка пропонується, затверджена відповідним образом, як це визначене в системі контролю за змінами;

• гарантування того, що для здійснення дії по коректуванню у відповідний тимчасовий інтервал підготовлені відповідальні люди;

• забезпечення зворотного зв'язку або формального звіту за станом по прийнятих діях;

• оцінка фактичних дій по коректуванню в порівнянні з тими, що плануються;

• при необхідності запуск подальших коректуючих дій.

Після того, як команда ретельно оцінить потенційні впливи запиту на зміну змісту, дії повинні бути відповідно затверджені і їх результати відстежені.

Повинні бути підготовлені ресурси для здійснення змін у часі, і можуть зажадати подальші дії, якщо зміна станеться не так, як планувалася.

Твердження і відстеження змін змісту вимагає від менеджера проекту розв’язання п'яти наступних задач:

• гарантування того, що дія, яка пропонується, затверджена відповідним образом, як це визначене в плані управління змістом і системі контролю за змінами;

• гарантування того, що для здійснення дії по коректуванню у відповідний тимчасовий інтервал підготовлені відповідальні люди;

• забезпечення зворотного зв'язку або формального звіту за станом по прийнятих діях;

• оцінка фактичних дій по коректуванню в порівнянні з тими, що плануються;

• при необхідності запуск подальших коректуючих дій.

Завдання: Визначити систему відстеження змін та їх затвердження у проекті. Відобразити етапи та схему відстеження змін та їх затвердження у проекті. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.28. Здійснення дій по коректуванню

Команда управління проектом розробляє альтернативні способи коректування будь-яких виникаючих відхилень від плану проекту.

Вибрані рішення передаються початковим власникам робіт.

Відповідальні за перевірку якості відповідають за реалізацію і відстеження дій по коректуванню і повернення звітів про виконання назад менеджеру проекту в процесі складання регулярних звітів про виконання.

Здійснення коректуючих дій вимагає від менеджера проекту розв’язання наступних шести задач:

• визначення потенційних дій по коректуванню і запобіганню повторному виникненню відхилень;

• прийняття рішень про дії, які ймовірніше усього вирішать проблему;

• обговорення планових дій з пов'язаними зацікавленими особами;

• призначення відповідальності за здійснення дії відповідному члену команди;

• здійснення дій по коректуванню і відстеження результатів;

• при необхідності здійснення подальших дій по коректуванню.

Відповідні дії по коректуванню повинні бути розроблені і реалізовані після того, як буде визначена найбільш вірогідна ключова причина відхилень в якості.

Дії повинні бути розроблені для пом'якшення негайних негативних наслідків відхилень і запобігання їх повторному виникненню.

При необхідності всі дії повинні бути обговорені з відповідними зацікавленими особами і реалізовані відповідно до плану управління якістю і процедурами, описаними в процесі загального контролю над змінами.

Прийняття дій по коректуванню вимагає від менеджера проекту і його команди здійснення наступних дій:

• визначення потенційних дій по коректуванню і запобіганню повторному виникненню відхилень;

• прийняття рішень про дії, які ймовірніше усього вирішать проблему;

• обговорення планових дій з пов'язаними зацікавленими особами;

• призначення відповідальності за здійснення дії відповідному члену команди;

• здійснення дій по коректуванню і відстеження результатів;

• при необхідності здійснення подальших дій по коректуванню.

Завдання: Визначити систему здійснення дій по коректуванню проекту. Відобразити етапи та схему здійснення дій по коректуванню проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.29. Перевірка всіх контрольних процедур для забезпечення узгодження

Менеджери проекту управляють змінами календарного плану за допомогою загальної системи контролю над змінами.

Члени команди вирішують всі проблеми всередині своїх функціональних підрозділів на самому можливому нижньому рівні.

Для того, щоб тримати проблеми під контролем, проектний менеджмент вирішує їх протягом 48 годин. Якщо проектний менеджмент виявляється нездібним дозволити небезпеку в задані тимчасові рамки, проблема переводиться на більш високий рівень.

Узгодження з планом управління календарним планом і загальною системою контролю над змінами вимагає від менеджера проекту розв'язання наступних двох задач:

• аналіз методів і процедур здійснення змін календарного плану разом з командою проекту, як це описано в плані управління календарним планом і загальній системі контролю за змінами;

• вимога того, щоб всі запити на зміну календарного плану були б формально адресовані.

Узгодження з планом управління календарним графіком і загальною системою контролю над змінами може зажадати від менеджера проекту розв’язання наступної додаткової задачі:

• перегляд командного виконання і робочих продуктів для забезпечення того, щоб ніякі несанкціоновані зміни календарного графіка не мали місця.

Зміни в календарному плані проекту можуть мати значні наслідки на інші області плану проекту, включаючи зміст, вартість, якість і ризики, а також задоволення споживача.

Ось чому так важливо управляти запитами на зміну календарного плану систематичним образом, як це описано в плані управління календарним графіком і загальній системі контролю над змінами.

Узгодження з планом управління календарним графіком і загальною системою контролю над змінами вимагає від менеджера проекту здійснення трьох наступних дій:

• аналіз методів і процедур здійснення змін календарного плану разом з командою проекту, як це описане в плані управління календарним планом і загальній системі контролю за змінами;

• вимога того, щоб всі запити на зміну календарного плану були б формально адресовані;

• перегляд командного виконання і робочих продуктів для забезпечення того, щоб ніякі несанкціоновані зміни календарного графіка не мали місця.

Завдання: Визначити систему перевірки всіх контрольних процедур для забезпечення узгодження проекту. Відобразити етапи та схему перевірки всіх контрольних процедур для забезпечення узгодження проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.30. Аналіз запитів на зміну календарного плану

Дослідження будь-якої ситуації, пов'язаної з високим ризиком, здійснюється для визначення причини виникнення цієї проблеми, дії, необхідних для дозволу цієї ситуації, і розгалужень, які залишилися недозволеними.

Оскільки час є основним обмеженням, команда проекту визначає негайні рішення для тих проблем, які можуть здвинути календарний план відносно заключної крайньої дати.

Менеджер проекту IMS отримав інформацію, що в новому офісі проводи на кожному поверсі залишилися незахищеними. Команда проекту визначає цю проблему як помилку в процесі планування. IMS повинен захистити кабель оскільки, якщо залишити його незахищеним, виникнуть проблеми забезпечення безпеки клієнта.

На подальшій сесії мозкового штурму, команда розробляє декілька розв'язань проблеми. Після оцінки кожної альтернативи IMS вирішує передбачити витрати на чотирьох додаткових чоловік для роботи над проблемою, щоб уникнути планових затримок.

Аналіз запитів на зміну календарного плану проекту вимагає від менеджера проекту розв’язання трьох наступних задач:

• визначення ключової причини запиту на зміну;

• визначення впливів зміни календарного плану на інші елементи плану проекту, включаючи зміст, вартість і якість;

• оцінка ризиків, виникаючих при здійсненні змін.

Аналіз запитів на зміну календарного плану проекту може зажадати від менеджера проекту розв’язання наступних додаткових задач:

• оцінка прибутків і збитків від здійснення зміни;

• оцінка прямого впливу на споживача;

• обговорення наслідків зміни з ключовими зацікавленими особами проекту, включаючи спонсора проекту і споживачів.

Важливо розуміти причини, які лежать в основі запитів на зміну календарного плану перед прийняттям яких - би те не було рішень.

Найбільш частими причинами запитів на зміну календарного плану є помилки або пропуски в процесі планування проекту.

Оскільки для членів команди часто важко визначити всі роботи проекту і точно оцінити їх тривалість в процесі планування, вони взнають більше про те, що потрібно для досягнення проектних задач, в процесі виконання проекту.

Члени команди мають схильність до перегляду оцінок календарного плану, коли вони стикаються з непередбаченими, тривалими роботами і проблемами, що приводять до тиску на них, направленого на зсув календарного плану, скорочення змісту проекту, додавання ресурсів або зменшення процедур, пов'язаних з контролем якості.

Інші джерела запитів на зміну календарного плану включають: зміни в планах споживача, які вимагають більш раннього завершення; зовнішній, конкурентний і споживчий тиск, направлений на розширення змісту проекту; виникнення важливих, незапланованих подій.

Аналіз запитів на зміни календарного плану вимагає від менеджера проекту розв’язання шести наступних задач:

• визначення ключової причини запиту на зміну;

• визначення впливів зміни календарного плану на інші елементи плану проекту, включаючи зміст, вартість і якість;

• оцінка ризиків, виникаючих при здійсненні змін.

• оцінка прибутків і збитків від здійснення зміни;

• оцінка прямого впливу на споживача;

• обговорення наслідків зміни з ключовими зацікавленими особами проекту, включаючи спонсора проекту і споживачів.

Завдання: Визначити систему аналізу запитів на зміну календарного плану проекту. Відобразити етапи та схему аналізу запитів на зміну календарного плану проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.31. Погодження і відстеження змін календарного плану проекту

Вірне узгодження і відстеження дій по коректуванню є наступним етапом процесу контролю над змінами для менеджерів проекту.

Менеджер проекту зустрічається з клієнтом і пояснює вплив кожного рішення на бюджет проекту, що пропонується, якість, ризики і зміст.

Узгодження залежить від згоди клієнта на певні терміни і умови.

Проблеми, які не можуть бути дозволені в певні тимчасові рамки, передаються для дозволу спонсору проекту.

Узгодження і відстеження змін в календарному плані вимагає від менеджера проекту рішення наступних шести задач:

• спроба стиснути календарний план перед рішенням на зсув планової дати завершення;

• забезпечення того, що дія, яка пропонується вірно узгоджена, як це визначене в плані управління змістом і системі контролю за змінами;

• забезпечення того, що відповідальні за зміну здійснюють його у визначений тимчасової інтервал;

• забезпечення зворотного зв'язку або складання формального звіту про стан для відстеження змін;

• оцінка фактичного здійснення зміни в порівнянні з плановим;

• при необхідності здійснення подальших дій.

Після того, як команда ретельно оцінить потенційні впливи запиту на зміну календарного плану, дії повинні бути відповідно затверджені і їх результати відстежені.

Повинні бути підготовлені ресурси для здійснення змін у часі, і можуть зажадати подальші дії, якщо зміна станеться не так, як планувалася.

Твердження і відстеження змін календарного плану вимагає від менеджера проекту розв’язання шести наступних задач:

• спроба стиснути календарний план перед рішенням на зсув планової дати завершення;

• забезпечення того, що дія, що пропонується вірно узгоджена, як це визначене в плані управління змістом і системі контролю за змінами;

• забезпечення того, що відповідальні за зміну здійснюють його у визначений тимчасової інтервал;

• забезпечення зворотного зв'язку або складання формального звіту про стан для відстеження змін;

• оцінка фактичного здійснення зміни в порівнянні з плановим;

• при необхідності здійснення подальших дій.

Завдання: Визначити систему погодження і відстеження змін календарного плану проекту. Відобразити етапи та схему погодження і відстеження змін календарного плану проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.32. Коректування проектних документів, пов'язаних з календарним планом

Для більшості проектів вся пов'язана початкова документація безперервно коректується, особливо календарний план проекту і вартісна основа. Ці коректування здійснюються членами команди, як це визначається в матриці призначення відповідальності, і при необхідності затверджуються менеджером проекту.

Менеджер проекту розподіляє всі скореговані документи між відповідними зацікавленими особами, інформуючи їх про зміни.

Менеджери проектів (в обох проектах) зберігають файли з необхідними змінами і документують виконання по них.

Коректування проектних документів, пов'язаних з календарним планом вимагає від менеджера проекту розв’язання трьох наступних задач:

• внесення змін в календарний план і призначення відповідальних для коректування інших пов'язаних документів;

• перегляд скорегованих документів на предмет повноти і, при необхідності, їх розподіл між відповідними зацікавленими особами проекту;

• документування причин відхилень від календарного плану, основної причини, що спричинила прийняття рішення, а також інших уроків, засвоєного із змін, які стають частиною файла історії проекту для використання в поточному і майбутніх проектах.

Коректування проектних документів, пов'язаних з календарним планом може зажадати від менеджера проекту розв’язання наступної додаткової задачі:

• використання постійної числової системи контролю для визначення коректування кожного документа і дати цього коректування.

Всі зміни в календарному плані проекту повинні бути формально відображені в пов'язаних проектних документах, включаючи послідовність робіт, оцінки тривалості робіт, плани управління ризиками і структуру розбиття робіт.

Не приведені відповідно до фактичного положення справ поточні документи, пов'язані з календарним планом, можуть викликати більш пізню плутанину в проекті, наприклад, при спробі порівняння фактично виконаної роботи з плановою основою.

Документи повинні безперервно коректуватися для відображення останніх рішень за календарним планом проекту.

Це забезпечує надання поточної інформації всім залученим в проект і формує проектну історію, яка буде необхідна для майбутньої довідки і навчання.

Коректування проектних документів, пов'язаних з календарним планом вимагає від менеджера проекту розв’язання чотирьох наступних задач:

• внесення змін в календарний план і призначення відповідальних для коректування інших пов'язаних документів;

• перегляд скорегованих документів на предмет повноти і при необхідності їх розподіл між відповідними зацікавленими особами проекту;

• документування причин відхилень від календарного плану, основної причини, що спричинила прийняття рішення, а також інших уроків, засвоєного із змін, які стають частиною файла історії проекту для використання в поточному і майбутніх проектах.

• використання постійної числової системи контролю для визначення коректування кожного документа і дати цього коректування.

Завдання: Визначити систему коректування проектних документів, пов'язаних з календарним планом проекту. Відобразити етапи та схему коректування проектних документів, пов'язаних з календарним планом проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Теми індивідуальних завдань до підрозділу 3.4

1. Розробка загальної технології управління змінами у проекті

2. Методи та засоби коректування проекту на фазі його виконання

3. Технологія погодження змін у проекті

4. Розробка технології, техніки підготовки та прийняття рішень щодо запитів на зміни у проекті

5. Процедури документування змін у проекті

6. Процедури узгодження змін у проекті