3.4. Закупівлі в проектах

Ситуація 3.20. Розсилка запитів продавцям

Ця задача включає розсилку запитів потенційним продавцям.

Закупівельні документи повинні ясно визначати поточну інформацію по торгах, а також з ким контактувати з питань торгів.

З потенційними продавцями необхідно працювати прямо, якщо ресурсів на вибір джерел не вистачає.

Розсилка запитів продавцям вимагає від менеджера проекту розв’язання двох наступних задач:

• гарантування того, що всі закупівельні документи розіслані в один і той же день відібраним потенційним продавцям;

• контакт з потенційними продавцями в тому випадку, якщо ресурсів на проведення відбору кваліфікованих і компетентних продавців не вистачає.

Завдання: Визначити систему розсилки запитів потенційним продавцям компонентів проекту. Відобразити етапи та схему розсилки запитів потенційним продавцям компонентів проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.21. Затвердження змін за контрактом і оповіщення про них

Непередбачені зміни або проблеми можуть привести до внесення змін в контракт.

Такі зміни можуть включати збільшення часу до завершення проекту або зміну вимог продавця щодо постачання.

Контракт являє собою юридичну угоду між двома сторонами і зміни в контракті повинні завжди бути формально затверджені і повідомлені в письмовому вигляді.

Більшість змін повинна бути узгоджена обома сторонами. Це може привести до додаткових переговорів.

Зміни в контракт повинні бути внесені відповідно до системи контролю над змінами в контракті. Вона вбудовується в систему контролю над змінами по проекту загалом.

Іноді незадовільне виконання може зажадати переривання проекту і заміну продавця.

Цей етап повинен здійснюватися як крайня міра, коли всі інші методи виправлення ситуації вичерпані.

Терміни і умови переривання контракту повинні бути визначені в початковому контракті.

Затвердження змін в контракті і сповіщення про них вимагає від команди проекту розв’язання семи наступних задач:

• створення системи контролю за змінами в контракті, яка визначає, хто уповноважений вносити зміни і при яких обставинах;

• обговорення необхідних змін з продавцем;

• проведення повторних переговорів по необхідній зміні термінів контракту;

• забезпечення того, щоб всі зміни в контракті були формально затверджені на відповідному рівні управління;

• сповіщення про всі зміни в контракті в письмовій формі;

• вживання всіх можливих заходів для того, щоб переконати продавця виконати свої зобов'язання перед прийняттям рішення про розрив контракту із-за його незадовільного виконання;

• проходження термінам і умовам статті про переривання контракту при прийнятті рішення про розірвання контракту.

Завдання: Визначити систему затвердження змін контракту та оповіщення про них постачальників проекту. Відобразити етапи та схему затвердження змін контракту та оповіщення про них постачальників проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.22. Забезпечення своєчасних платежів постачальнику

Подібно тому, як постачальник зобов'язаний виконувати контракт відповідно до вимог, організація- покупець уповноважена забезпечувати своєчасну оплату послуг продавця відповідно до раніше прийнятих термінів оплати.

В обов'язки команди входить аналіз виконання постачальником і затвердження підрядних накладних на оплату, а також їх узгодження з фінансовим відділом організації у випадку, якщо платежі не поступили своєчасно.

Платежі здійснюються поступово по мірі виконання віх проекту, із здійсненням остаточної оплати після заключного приймання командою постачання.

Терміни оплати також часто залежить від тимчасових і матеріальних чинників.

Забезпечення своєчасної оплати постачальника вимагає від менеджера проекту в тісному контакті з фінансовим відділом організації- покупця розв’язання п'яти наступних задач:

• перегляд термінів і умов оплати послуг постачальника відповідно до контракту;

• перегляд виконання постачальника відносно термінів оплати;

• затвердження оплати по накладних постачальника у разі успішного виконання ним постачання;

• робота з фінансовим підрозділом організації у випадку, якщо оплата своєчасно не поступила постачальнику;

• затримка платежів по накладних постачальника у відповідності з термінами і умовами контракту у разі незадовільного виконання постачальником по проекту.

Завдання: Визначити систему забезпечення своєчасних платежів постачальникам компонентів проекту. Відобразити етапи та схему розсилки запитів потенційним продавцям постачань по проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Теми індивідуальних завдань до підрозділу 3.4

1. Планування закупівель у проекті

2. Техніка закупівель робіт, обладнання та послуг

3. Управління змінами у закупівлях

4. Розрахунки по контактах у закупівлях