3.3. Робота з пропозиціями

Ситуація 3.16. Перегляд проектних постачань перед реалізацією

Документи, пов'язані з проектуванням і плануванням є проектним постачанням, яке повинне бути переглянуто перед реалізацією для запобігання помилкам, пов'язаних з негативним впливом на роботи, що виконуються.

Помилки в специфікаціях продукту, проектної документації по продукту, комп'ютерній програмі і планах по тестуванню, можуть викликати значні проблеми на більш пізніх стадіях розробки продукту і тестування.

Багато з таких потенційних проблем можуть бути визначені перед реалізацією проекту за допомогою перегляду проектної документації.

Також вірно, що чим раніше проблеми будуть визначено, чим легше і дешевше боротися з ними.

Перегляд постачань проекту перед реалізацією вимагає від менеджера проекту і його команди розв’язання шести наступних задач:

• перегляд плану управління якістю з командою проекту для виконання робіт по забезпеченню якості;

• гарантування того, що роботи по забезпеченню якості не постраждають з- за стиснення календарного плану;

• перегляд найважливішого проектного постачання, такого як проектна документація і планові документи, перед їх реалізацією;

• визначення потенційних проблем і коректуючих дій;

• призначення відповідального за зміну проектного постачання початковими авторами;

• розподіл змінених документів між відповідними зацікавленими особами проекту.

Завдання: Визначити систему перегляду проектного постачання перед реалізацією проекту. Відобразити етапи та схему перегляду проектного постачання перед реалізацією проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.17. Визначення джерел закупівель

Організації часто мають списки заздалегідь відібраних продавців, які надають достатню інформацію про свої компанії, їх продукти або послуги.

Якщо необхідна інформація про продавця недоступна, команда проекту повинна отримати її перед тим як послати йому запит.

Визначення джерел закупівель вимагає від команди проекту розв’язання п'яти наступних задач:

• запит підрозділу організації по закупівлях про потенційних продавців, які повинні відповідати товарам і послугам, необхідним по проекту;

• контакт з національними і місцевими торговими асоціаціями для отримання довідок про відповідних продавців;

• отримання каталогів надання товарів і послуг, а також журналів з інформацією про продавців;

• перегляд реклами в торгових виданнях або газетах для пошуку необхідних підрядчиків;

• формування списку потенційних продавців для подальшої розсилки їм запитів.

Завдання: Визначити систему визначення джерел закупівель проекту. Відобразити етапи та схему визначення джерел закупівель проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.18. Відстеження виконання постачальниками

Виконання постачальниками повинне бути відстежене так само, як і інші аспекти проекту.

Процедура складання звітів про виконання повинна бути включена в процес висновку контракту для прояснення вимог до звітів з боку команди проекту.

Комунікації по проекту повинні вільно і регулярно оповіщати про всі проблеми і результати по проекту.

Продавці можуть зіткнутися з непередбаченими результатами, які можуть зажадати спільного розв'язання проблем і прийняття рішень.

Засновуючись на цих рішеннях, команда проекту може уповноважити зміни в контрактних вимогах.

Команда також повинна забезпечувати постачальників безпосереднім, конструктивним зворотним зв'язком про їх виконання.

Найкраще повідомляти про виявлені проблеми як можна раніше, щоб залишився час на прийняття коректуючих дій.

Команда не повинна розробляти особливих відносин з постачальниками, а завжди розглядати їх, як складову частину своєї організації.

Відстеження виконання підрядчиком вимагає від команди проекту розв’язання шести наступних задач:

• чіткий зв'язок з підрядчиком з питань вимог до звітів про виконання;

• перегляд виконання підрядчика аналогічно з іншим проектним постачанням;

• вільний і регулярний зв'язок по виконанню проекту і результатам по ньому;

• як можна більш ранній зв'язок з потенційних проблем;

• забезпечення прямого і конструктивного зворотного зв'язку з постачальниками з приводу їх виконання;

• робота для забезпечення позитивних, неконфліктних відносин з постачальниками.

Завдання: Визначити систему відстеження постачань проекту. Відобразити етапи та схему відстеження постачань проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.19. Здійснення дії по коректуванню

Під час життя проекту з виконанням постачальників можуть виникнути проблеми, які можуть зажадати спеціальної уваги і дій по коректуванню.

Такі дії можуть приймати різні форми, від надання постачальнику технічної допомоги до зміни постачання команди для більш ефективної роботи з постачанням, що надається постачальником.

Дії по коректуванню повинні бути виконані як можна раніше для мінімізації негативних впливів від виниклих проблем, але тільки після того, як командою буде проведений ретельний аналіз причин виниклих проблем.

Команда повинна пересвідчитися, що дії, зроблені ними, як реакція на виконання постачальником поліпшить, а не навпаки, ускладнить проблему.

Прийняття дій по коректуванню вимагає від команди проекту розв’язання шести наступних задач:

• проведення аналізу причин проблем перед прийняттям дій по коректуванню;

• визначення потенційних розв'язань проблем, а потім визначення кращих дій по коректуванню відповідно до обставин;

• обов'язковий запит допомоги у постачальнику при спробі вирішити проблему, а також спроба спільної роботи в команді;

• забезпечення постачальників необхідною допомогою для того, щоб проект задовольняв поставленим задачам;

• затвердження дій по коректуванню і зв'язок з всіма залученими особами;

• прийняття дій по коректуванню і відстеження їх ефективності в розв'язанні проблем або зниженні впливу цих проблем на проект.

Завдання: Визначити систему коригування дій постачальників проекту. Відобразити етапи та схему коригування дій постачальників проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Теми індивідуальних завдань до підрозділу 3.3

1. Техніка роботи з пропозиціями та формування плану закупівель

2. Методи та засоби коригування пропозицій

3. Методи та засоби моніторингу виконання пропозицій

4. Методи та засоби визначення джерел закупівель