3.2. Забезпечення якості

Ситуація 3.11. Передбачення відхилення в якості і прийняття превентивних дій

Відхилення в якості, як по продукту, так і по процесу можуть бути відвернені в тому випадку, якщо вони будуть виявлені на ранніх стадіях.

Повинна бути використана застережлива система по виявленню помилок так, щоб превентивні дії були прийняті своєчасно.

Один з підходів, пов'язаний з установкою системи, по якій, при виникненні потенційних проблем видаються звіти про виключення.

Виключення повинні викликати відповідні дії, що запобігають відхиленням.

Превентивним діям повинні призначатися дати старту і фінішу. Вони повинні відстежуватися відповідальною особою для гарантування того, що виконуються вчасно.

Передбачення відхилень за якістю і прийняття превентивних дій вимагає від менеджера проекту і членів його команди виконання чотирьох наступних дій:

• перегляд плану управління якістю на предмет визначення відповідних процедур забезпечення якості;

• передбачення і фіксація виключень;

• планування дій по запобіганню відхиленням;

• відстеження превентивних дій для гарантування їх своєчасного виконання.

Завдання: Визначити систему прогнозування відхилень в якості результатів проекту. Відобразити етапи та схему системи прогнозування відхилень в якості результатів проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.12. Процеси тестування по проекту і по продукту перед їх розгортанням

Процеси, пов'язані з проектом і продуктами часто розробляються і використовуються без ретельного тестування або перевірки.

Невірні процеси можуть викликати небажану плутанину і, як наслідок, додатковий час і витрати.

Якщо, наприклад, процес управління конфігурацією виявиться невірним або неадекватним, це викличе значну плутанину, що приведе до зайвих ітерацій в процесі розробки продукту.

Як інший приклад можна привести використання електронної пошти при розподілі комунікацій проекту, який часто може викликати проблеми, якщо члени команди працюють на різних комп'ютерах або платформах.

Ключові процеси, які використовує команда проекту для досягнення цілей проекту, повинні бути ідентифіковані і протестовані перед їх повним розгортанням.

Тестування процесів перед розгортанням вимагає від менеджера проекту і його команди розв’язання п'яти наступних задач:

• визначення ключових процесів по проекту і продукту, які повинні бути протестовані;

• перевірка виконання по процесах, які використовувалися в попередніх проектах і визначення їх сильних і слабих сторін;

• проведення обмеженої кількості тестів по ключових процесах для перевірки їх вірного функціонування;

• визначення потенційних проблем або обмежень;

• здійснення коректуючих дій для удосконалення помилкових процесів.

Завдання: Визначити систему тестування якості управління проектом та продукту проекту. Відобразити етапи та схему системи тестування якості управління проектом та продукту проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.13. Запит перегляду і зворотнього зв'язку від споживача

Оскільки, зрештою, якість визначається споживачем, то хорошою ідеєю є отримання зворотного зв'язку по результату проекту, на більш ранній стадії в циклі проекту і продукту.

Це допомагає команді перевірити своє розуміння споживчих вимог і визначити різночитання перед призначенням проекту тимчасових і ресурсних параметрів.

Більш переважним є отримання негативного зворотного зв'язку на ранніх стадіях процесу розробки, коли зміни в проекті можуть бути зроблені без принесення в жертву змісту проекту, якості, календарного плану або бюджету.

Отримання зворотного зв'язку від споживача може бути досягнуте за допомогою різноманітних загальних методів, включаючи перегляд продукту, структурованого аналізу і швидкого розгляду проектів- прототипів.

Запит зворотного зв'язку від споживача вимагає від менеджера проекту і його команди розв’язання п'яти наступних задач:

• визначення методів і можливостей отримання зворотного зв'язку від споживача;

• запит на співпрацю споживача при перегляді ранніх версій проектного постачання;

• планування і структуризація споживчих звітів для надання корисного зворотного зв'язку для команди;

• аналіз споживчих оглядів проекту і визначення потенційних проблем або різночитань;

• робота з споживачем для розробки взаємоприйнятних рішень або змін.

Завдання: Визначити систему перегляду споживчих вимог якості результатів проекту та організації зворотнього зв'язку зі споживачем. Відобразити етапи та схему системи перегляду споживчих вимог якості результатів проекту та організації зворотнього зв'язку зі споживачем. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.14. Відстеження результатів роботи в порівнянні з планом управління якістю

Менеджери проекту реалізовують тестування і план приймання для того, щоб гарантувати, що кожний елемент їх проектів виконується так, як це було потрібно перед інсталяцією. Задачею IMS є тестування всього проінстальованого обладнання і всіх наданих послуг перед їх прийманням.

У плані вказуються всі вимоги до виконання по програмному і апаратному забезпеченню і надаються тести, необхідні для перевірки кожної вимоги.

Отримавши чіткий план, менеджер проекту стежить за процесами тестування і переконується в тому, що кожний з необхідних тестів, здійснюється так, як це планувалося.

Команда проекту визначає заходи по коректуванню і випускає звіти про дії по коректуванню для дозволу всіх проблем або помилок, які визначалися в процесі тестування.

Зміни вносяться початковими власниками проекту і подаються на заключне твердження і зберігання менеджеру проекту.

Відстеження процесів і результатів вимагає від менеджера проекту і його команди рішення п'яти наступних задач:

• аналіз плану управління якістю для визначення ключових змінних проекту і продукту з метою їх відстеження;

• використання відповідних методів моніторинга відносно всіх ключових змінних проекту і продукту;

• відстеження ключових змінних проекту і продукту для контролю і узгодженню зі стандартами якості;

• визначення змінних, що виявилися неконтрольованими або розузгодженими;

• перевірка результатів роботи і проектного постачання з метою їх відповідності стандартам якості.

Процеси і результати повинні постійно відстежуватися для узгодження зі стандартами якості, встановленими в плані управління якістю.

Ідеальним підходом до контролю якості є відстеження процесів, по яких розробляються проектне постачання і визначення відхилень в якості перед тим, як вони почнуть негативно впливати на проект.

У цьому разі відхилення в якості або дефекти можуть бути усунені або мінімізовані.

Наступним підходом є інспекція або інша оцінка проектного постачання для визначення відхилень або дефектів.

Хоч інспекція не може запобігти виникаючим дефектам, вона може швидко визначити їх для своєчасного усунення і проведення дій по коректуванню.

Різні технології, засновані на графіках, які стають дуже популярними для контролю якості при виробництві товарів, можуть бути застосовані і для визначення відхилень в процесах проекту, пов'язаних згодом і з вартістю.

Відстеження процесів і результатів вимагає від менеджера проекту і його команди розв’язання шести наступних задач:

• аналіз плану управління якістю для визначення ключових змінних проекту і продукту з метою їх відстеження;

• використання відповідних методів моніторинга відносно всіх ключових змінних проекту і продукту;

• відстеження ключових змінних проекту і продукту для контролю і узгодженню зі стандартами якості;

• визначення змінних, що виявилися неконтрольованими або розузгодженими;

• перевірка результатів роботи і проектного постачання з метою їх відповідності стандартам якості;

• визначення будь-яких результатів або постачання по роботі, яке не задовольняє стандартам якості.

Завдання: Визначити систему відстеження плану формування якості проекту. Відобразити етапи та схему відстеження плану формування якості проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Ситуація 3.15. Аналіз відхилення від стандартів

Будь-які відхилення або невідповідності, що відображаються в звітах по перевірці якості, аналізуються всією проектною командою на тижневих нарадах по перегляду стану.

Для більш складних проблем менеджер проекту викликає технічних фахівців для проведення ними експертизи і здійснення технічної допомоги.

Будь-які виявлені відхилення досліджуються доти, поки команда проекту не виявить і не зрозуміє джерело або причину проблеми.

Аналіз відхилень від стандартів якості вимагає від менеджера проекту і його команди здійснення наступних дій:

• отримання всіх даних, що відносяться до відхилення;

• упорядкування даних за допомогою спеціалізованих інструментів, які забезпечують потрібне бачення і розуміння;

• організація наради з членами команди або іншими особами, безпосередньо залученими в проект, які мають інформацію про відхилення;

• застосування найбільш відповідних інструментів аналізу і технології здійснення груп процесів для визначення потенційних ключових причин;

• визначення найбільш вірогідних причин.

Після того, як були визначені відхилення по процесу або по продукту, їх необхідно проаналізувати для визначення їх причин.

Важливо виділити час на визначення фактичних ключових причин, а не симптомів проблеми, перед прийняттям коректуючих дій.

Наприклад, у разі планової затримки, прийняття відповідних коректуючих дій буде залежати від знання того, чи є ключова причина слідством непередбачених технічних складностей або просто слідством занадто оптимістичних оцінок тривалості.

Безліч інструментів аналізу якості використовується для допомоги у визначенні ключових причин, починаючи від графіків Парето (які ранжируют результати по частоті виникнення) до діаграм причин і впливів (які систематично визначають всі можливі типи причин, що відносяться до певної проблеми).

Аналіз відхилень від стандартів якості вимагає від менеджера проекту і його команди виконання п'яти наступних дій:

• отримання всіх даних, що відносяться до відхилення;

• упорядкування даних за допомогою спеціалізованих інструментів, які забезпечують потрібне бачення і розуміння;

• організація наради з членами команди або іншими особами, безпосередньо залученими в проект, які мають інформацію про відхилення;

• застосування найбільш відповідних інструментів аналізу і технології здійснення груп процесів для визначення потенційних ключових причин;

• визначення найбільш вірогідних причин.

Завдання: Визначити систему аналізу відхилень від стандартів при виконанні проекту. Відобразити етапи та схему аналізу відхилень від стандартів при виконанні проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Теми індивідуальних завдань до підрозділу 3.2

1. Формування характеристик якості результату проекту (продукту) та процесу управління проектом

2. Моніторинг якості продукту проекту

3. Якість в управлінні інтеграцією проекту

4. Якість в управлінні часом

5. Якість в управлінні змістом

6. Якість в управлінні вартістю

7. Якість в управлінні закупівлями

8. Якість в управлінні командою проекту та оточенням

9. Якість в управлінні комунікацією

10. Методи та засоби тестування якості у проекті