2. Моніторинг проекту

Ситуація 2.1. Здійснення робіт проекту відповідно до плану

Обов'язком кожного члена команди проекту є виконання своїх робіт і здійснення своїх обов'язків так, як це планувалося.

Після того, як члени команди самі створюють календарний план проекту, вже від них залежить робота по своїх затверджених планах.

Хоч завжди є безліч причин, чому роботу важче зробити, ніж це планувалося спочатку, успіх всієї команди залежить від того, щоб кожний член команди робив те, що йому говорять і тоді, коли йому це говорять.

Також від кожного члена команди залежить більш тісна координація з іншими членами команди по взаємно пересічних роботах.

Коли члени команди відчувають, що вони не можуть самі подолати певні перешкоди, вони повинні негайно попросити допомогу у менеджера проекту.

Менеджер проекту також може запитати допомогу у спонсора (інвестора) проекту для рішення різних проблем або конфліктів.

Здійснення робіт проекту вимагає від членів команди проекту розв'язання п'яти наступних задач:

• перегляд календарного плану і розробка окремого плану по виконанню;

• подолання опору по затримці планових робіт з надією зробити їх пізніше;

• робота з функціональними менеджерами по подоланню конфліктів між роботами проекту і функціональними обов'язками;

• активна робота з іншими відповідальними за виконання роботи, від якої залежить конкретний член команди;

• інформування менеджера проекту про проблеми, перешкоджаючі своєчасному виконанню планових проектних робіт і пропозиція альтернативних дій.

Роль менеджера проекту - спостерігати за проектом і забезпечити, щоб члени команди проекту завершували роботу так, як це планувалося.

Хоч менеджери проекту не є прямими лінійними керівниками членів команд, в їх обов'язки входить вплив на людей, що виконують свою роботу і допомогу їм в подоланні будь-яких проблем, які можуть виникнути.

Члени команди часто роблять некоректні допущення про ретельність роботи інших членів команди, від кого вони залежать, і дуже дивуються, коли не отримують вхідні дані тоді, коли це планувалося ними.

Таким чином, іншою ключовою роллю менеджера проекту є забезпечення чіткої координації між членами команди, особливо по взаємозалежних роботах.

Забезпечення того, щоб роботи виконувалися відповідно до плану, вимагає від менеджера проекту розв’язання чотирьох наступних задач:

• відстеження виконання членами команди для визначення будь-яких бар'єрів, які можуть перешкодити своєчасному виконанню робіт проекту;

• тісний контакт з керівниками підрозділів для дозволу конфліктів по робочому завантаженню членів команди;

• координація взаємозалежних робіт між членами команди;

• при необхідності забезпечення навчання членів команди.

Завдання: Розробити перелік дій по управлінню здійсненням робіт проекту. Відобразити етапи та схему підготовки переліку дій по управлінню здійсненням робіт проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної схеми. Розібрати приклади.

Ситуація 2.2. Визначення необхідних змін в плані проекту

Зміни в плані проекту неминучі при виконанні будь-якого складного проекту.

Обставини постійно змінюються і виникають непередбачені проблеми, які вимагають переглянути допущення, зроблені в процесі планування проекту.

Від членів команди і менеджера проекту залежить спробувати пом'якшити ці проблеми і мінімізувати зміни в плані.

Однак в рівній мірі, важливим для членів команди є указати менеджеру проекту на дані, по яких можна судити, що розв’язання задач проекту знаходиться під загрозою.

Визначення змін в плані проекту вимагає від членів команди і менеджера проекту розв’язання п'яти наступних задач:

• постійна перевірка виконання робіт у порівнянні з цільовим планом проекту;

• спроба вирішити проектні проблеми з внесенням мінімальних змін в план проекту;

• негайне ознайомлення менеджера проекту з всіма даними, які можуть загрожувати досягненню цілей проекту;

• спроба визначити причини відхилень і прийняття рішень по можливих змінах плану проекту;

• включення потенційних змін в план проекту за допомогою регулярного складання звітів про виконання.

Завдання: Визначити необхідні зміни в плані робіт проекту при його моніторингу. Відобразити етапи та схему визначення необхідних змін в плані робіт проекту при його моніторингу. Розібрати приклади.

Ситуація 2.3. Збирання регулярних коректувань по виконанню проекту

Менеджер проекту грає центральну роль в загальній комунікації по проекту і, зокрема, при складанні звітів по виконанню.

Стандартний формат звіту по виконанню повинен бути визначений для всіх учасників проекту, оскільки він включає розділи по різних елементах плану проекту, таких як зміст, календарний план, вартість, якість і ризики.

Крім того, звіт повинен мати секцію результатів, а також інформацію по рекомендованих змінах і діях.

Частота звітів може варіюватися в залежності від етапу проекту.

Наприклад, менеджери часто збільшують періодичність складання звітів від щомісячної звітності до двотижневої, а потім до щотижневої по мірі того, як проект йде до кінця.

Менеджер проекту повинен шукати баланс між частими або детальними звітами і недостатньою інформацією для розуміння і управління проектом.

Звіти по виконанню найчастіше розповсюджуються по електронній пошті. Крім того, програмне забезпечення по управлінню проектами також вимагає складання звітів і коректування календарних планів проекту з їх подальшим поширенням по комп'ютерній мережі організації.

Найбільш ефективні звіти про виконання також обговорюються на періодичних нарадах команди, на яких члени команди обговорюють результати по звітах.

Збір регулярних коректувань по виконанню проектів вимагає від менеджера проекту і його команди розв’язання наступних задач:

• перегляд плану управління комунікаціями для визначення частоти і формату складання звітів;

• сповіщення всіх членів команди для забезпечення своєчасного складання звітів про виконання;

• планування регулярних, періодичних нарад команди для обговорення виконання, результатів і міркувань по проекту;

• забезпечення членів команди зворотним зв'язком по їх звітах для забезпечення зацікавленості в роботі і доказу цінності виконання звітів;

• перегляд адекватності частоти складання звіту, їх формату і міри деталізування і при необхідності зміни процесу складання звітів про виконання.

Завдання: Визначити систему збирання регулярних коректувань проекту. Відобразити етапи та схему збирання регулярних коректувань проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. Розібрати приклади.

Теми індивідуальних завдань до розділу 2