1.8. Управління закупівлями

Ситуація 1.74. Оцінка можливостей закупівель

При оцінці можливостей закупівель команда проекту повинна проаналізувати можливі варіанти для задоволення вимог.

Наприклад, чи доступні ресурси з інших відділів організації і, якщо це так, скільки треба витратити коштів, щоб призначити їх проекту?

Чи Всі продукти, що є доступні до використання або команди необхідно буде розробляти унікальний продукт для задоволення вимог?

Що трапиться з продуктом, коли проект завершиться?

Команда проекту також повинна розглянути, як фактично буде завершений процес закупівель.

Наприклад, чи має компанія спеціальні ресурси для проведення процесу роботи з контрактом або команда повинна провести свої власні закупівлі?

Який час необхідний для завершення закупівель і як він впливає на календарний план проекту?

Пересвідчіться, що всі подібні питання розглядалися перед прийняттям рішення про закупівлі, яке в іншому випадку може привести до затримки проекту через невірні дати постачання, витрат або тривалого тендерного процесу.

Завдання: Провести оцінку можливостей закупівель проекту. Відобразити етапи та схему проведення оцінки закупівель проекту. Розібрати приклади.

Ситуація 1.75. Розробка опису робіт на основні вимоги

Опис робіт (SOW) є найбільш важливою частиною плану закупівель і повинен відображати специфіку вимог.

SOW може бути відносно простим описом продукту або послуги, необхідним для простих задач, або воно може бути дуже детальним документом, який глибоко розглядає питання описів продукту, постачання і тимчасові параметри. Воно повинне бути якомога більш ясним, чітким і повним.

Типове SOW повинно включати наступні елементи:

• чорновий опис, що окреслює ситуацію, що робить необхідним процес закупівель;

• ясний опис задачі проекту або роботи, яку має бути виконано, або те, чому необхідний цей продукт;

• опис змісту роботи, включаючи її діапазон, міра і межі або описи продукту;

• спеціальні фази роботи, включаючи послідовність описів постачання, завершення проекту і його віхи;

• деталі, що стосуються відповідальності сторін контракту (компанії і постачальника);

• вимоги (якщо такі є) для звітів по виконанню, способів оплати і контактів з ключовим персоналом.

Завдання: Розробити опис робіт (SOW) для підготовки плану закупівель проекту. Відобразити етапи та схему підготовки опису робіт (SOW) для формування плану закупівель проекту. Розібрати приклади.

Ситуація 1.76. Розробка плану управління закупівлями

У проектах, які використовують товари, що закупаються і послуги, менеджер проекту повинен погодити свої дії з політикою закупівель і розробити процедури для управління елементами, що закупаються.

Елементи, що закупаються, будуть постачаться з урахуванням відповідальності, призначеної конкретним особам для відстеження закупівель товарів і послуг, а також з урахуванням вживаних процедур контролю над змінами.

План управління закупівлями повинен включати інформацію, що відноситься до того, як будуть отримані товари або послуги, тимчасові рамки для виконання етапів процесу, таких як запит і оцінка, вартості, відповідальність за приймання, перевірку продукту або постачання, нагляд під час використання, і будь-які рівні приймання, необхідний на різних етапах процесу.

План також повинен включати інформацію по роботах, пов'язаних із закупівлями. Такими як обслуговування після продажу або гарантії, і забезпечення координації з іншими підрозділами компанії (складом, транспортним відділом і т.д.).

План управління закупівлями повинен бути вбудований як складова частина в загальний план проекту для гарантування того, що задачі є вірно скоординованими, і враховується будь-який вплив на календарний план проекту.

Завдання: Розробити план управління закупівлями проекту. Відобразити етапи та схему підготовки плану управління закупівлями проекту. Розібрати приклади.

Ситуація 1.77. Розробка документації для участі в торгах

Метою фази планування запитів є отримання пропозицій або запитів від потенційних постачальників, які дозволяють команді проекту вирішити з приводу продукту або підрядчика, який пропонує компанії кращі умови і задовольняє поставленим вимогам.

Більшість організацій використовують деяку форму формальної документації по процесу запитів. У деяких випадках у залежності від складності процесу закупівель ці документи можуть бути дуже детальними, вимагати значний час на підготовку і розробку, і пройти деяку кількість етапів перед тим, як закупівля або контракт не будуть фактично завершені.

RFQ звичайно використовується, коли необхідна закупівля відносно проста або може бути задоволена за рахунок місцевих продуктів і ціна є основним критерієм.

Якщо вимоги є більш складним, звичайно використовується запит на пропозицію (RFP), який вимагає детальної інформації від постачальників і при його використанні застосовується більш повна оцінка пропозиції.

У будь-якому випадку документи по закупівлях повинні включати досить інформації на вимогу для того, щоб дати можливість постачальнику надати інформацію, потрібну Вам для оцінки пропозиції.

Документи по закупівлях завжди повинні включати опис роботи, опис бажаної форми відповіді, і будь-які необхідні контрактні умови, такий як копія моделі контракту, вживаної в компанії.

Завдання: Розробити перелік документів для участі в торгах. Відобразити етапи та схему підготовки переліку документів для участі в торгах. Розібрати приклади.

Ситуація 1.78. Розробка критеріїв оцінки тендерних пропозицій

Критерії оцінки розробляються командою проекту перед отриманням пропозицій від потенційних постачальників, і вони засновуються на вимогах, встановлених в документах по закупівлях. Ці критерії становлять важливу частину процесу закупівель і використовуються для ранжування різних пропозицій для того, щоб допомогти команді у виборі продукту або підрядчика.

Для простої закупівлі принциповим (а іноді і єдиним) критерієм є нижча ціна пропозиції з урахуванням задоволення вимог пропозиції.

Більш складні закупівлі вимагають більше за повний і детальний набір критеріїв, які вказують ті чинники, які найбільш важливі для команди проекту.

У цьому випадку критерії можуть бути розділені на декілька груп, і також призначається зважений чинник, який відображає важливість критерію для загального процесу вибору рішення. Категорії і зважений чинник можуть варіюватися відповідно до природи вимог, і команда проекту може виявити значну гнучкість при виборі критерію оцінки.

Після введення критерії оцінки повинні застосовуватися рівномірно і одноманітно до всіх пропозицій, що поступили.

Команда оцінки звичайно складається з особи, що ініціює вимогу по закупівлі, при необхідності технічних експертів і фахівця з контракту для перегляду пропозицій.

Багато які компанії пропонують використати таблицю оцінки для запису всіх критеріїв і їх вагових чинників, так щоб оцінювачі завжди мали перед очима керівництво до дії.

Завдання: Розробити критерії оцінки тендерних пропозицій. Відобразити етапи та схему підготовки критеріїв оцінки тендерних пропозицій. Розібрати приклади.

Теми індивідуальних завдань до підрозділу

1. Розробка плану закупівель проекту.

2. Технологія розробки тендерної документації.

3. Моделювання тендеру.

4. Формування критеріїв оцінки тендерних пропозицій.

58