1.5. Управління якістю у проекті

Ситуація 1.44. Визначення відповідних вимог до системи якості

Менеджер проекту аналізує вимоги до системи якості в своїй організації і в організації клієнта, для виявлення тих із них, які стосуються проекту перенесення. Вимоги до якості, які повинні бути додержані, такі як ISO 9000 та ISO 10006, повинні бути зафіксовані і потім розподілені між елементами процесу планування, що забезпечують якість.

Визначення стандартів і вимог системи якості вимагає від менеджера проекту розв”язання наступних задач:

• визначення того, чи має організація необхідні стандарти за формальною системою управління якістю;

• визначення вимог, що стосуються проекту.

Кожна організація має формальні і неформальні стандарти якості виконання.

Деякі організації мають розроблені формальні системи управління якості для забезпечення узгоджених процесів забезпечення якості заключного продукту, що надається споживачу.

У останні роки стандарти якості, створені Міжнародною організацією по стандартизації (ISO 9000) широко застосовуються компаніями для забезпечення того, що їх постачальники володіють суворою системою управління якістю.

Відповідність стандартам ISO 9000, ISO 10006 вимагає від команди проекту роботи, узгодженої з політикою і процедурами, розробленими компанією.

Такі вимоги витікають із документування і управлінських рішень по будь-яких значних відхиленнях від розроблених процедур, пов'язаних із забезпеченням якості і до публікації результатів нарад команди проекту (для документування і відстеження командних рішень).

Ці вимоги повинні бути прийняті до уваги разом з іншими контрольними процедурами забезпечення якості при розробці плану управління якістю проекту.

Визначення відповідних вимог і стандартів системи якості вимагає від менеджера проекту і його команди здійснення двох наступних робіт:

• визначення того, чи має організація необхідні стандарти за формальною системою управління якістю, такої як ISO 9000;

• визначення вимог, що стосуються проекту.

Завдання: Визначити відповідні вимоги і стандарти для проекту. Відобразити етапи та схему визначення відповідних вимог і стандартів для проекту. Навести приклади.

Ситуація 1.45. Визначення ключових процедур забезпечення якості

Для усунення недоробок команда проекту вирішує зосередитися на здійснення перевірок якості.

У процесі планування якості члени команди проекту визначають усі задачі, які повинні бути перевірені, то, що повинне бути в них перевірено, а також мету кожної перевірки якості. Наприклад, для перевірки того, щоб плани укладання підлоги і прокладки телефонних кабелів знаходилися в узгодженні, особа, що здійснює перевірку якості, повинно отримати план прокладення кабелів і зіставити його з планом укладання підлоги.

Метою цієї перевірки є також забезпечення того, щоб усі кабелі були укладені, а також того, щоб план по прокладенню підлоги виконан.

Визначення ключових процедур забезпечення якості вимагає від менеджера проекту і його команди розв”язання наступних задач:

• визначення процедур, що відносяться до забезпечення якості відповідно до прийнятих стандартів якості, таких як ISO 9000;

• визначення процедур, пов'язаних із забезпеченням якості в рамках власної системи управління якістю в організації.

Визначення ключових процедур забезпечення якості може зажадати від менеджера проекту і його команди здійснення наступних додаткових задач:

• визначення всіх процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, необхідних споживачем;

• визначення всіх промислових процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, які команда може використати для удосконалення якості процесів і результуючих продуктів або послуг.

Забезпечення якості пов'язане із запобіганням дефектам або виникаючим помилкам, а контроль якості пов'язаний з процедурами пошуку і фіксації помилок.

Типові процедури забезпечення якості включають затвердження опису продукту, перегляд проекту, роботу з прототипами, розробку експериментів, спостереження за процесами підрядчика, а також перегляд кодів.

Найважливішою задачею є надання споживачу продукту або послуги, вільної від дефектів за допомогою процедур запобігання помилкам і забезпечення якості. Завжди більше часу йде на пошук і фіксацію помилок, чим на їх профілактику.

Процедури забезпечення якості описуються в ISO 9000 (як говорилося раніше), в системі управління якістю організації, що виконує проект, і в певних вимогах, що нав'язуються проекту з боку споживача.

Ключовим елементом загального плану проекту, складовою частиною якого є план управління якістю, є визначення і узгодження процедур забезпечення якості, які можуть запобігти можливим помилкам.

У разі відсутності процедур забезпечення якості в задачу менеджера проекту і його команди входить визначення мінімальної безлічі таких процедур, які можуть бути використані для забезпечення якості процедур і постачання проекту.

Визначення ключових процедур забезпечення якості вимагає від менеджера проекту виконання чотирьох наступних робіт:

• визначення процедур, що відносяться до забезпечення якості відповідно до прийнятих стандартів якості, таких як ISO 9000;

• визначення процедур, пов'язаних із забезпеченням якості в рамках власної системи управління якістю в організації.

• визначення всіх процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, необхідних споживачем;

• визначення всіх промислових процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, які команда може використати для удосконалення якості процесів і результуючих продуктів або послуг.

Завдання: Визначити відповідні вимоги і стандарти для управління якістю в проекті. Відобразити етапи та схему управління якістю в проекті. Навести приклади.

Ситуація 1.46. Визначення ключових процедур контролю якості

Менеджер проекту реалізовує план тестування і приймання компонентів проекту для забезпечення того, що кожний компонент працює так, як це було передбачене перед інсталяцією. Задачею IMS є тестування усього встановленого обладнання і супутніх послуг перед його перенесенням.

Для перевірки всіх вимог до програмного і апаратного забезпечення і тестів необхідний план.

Визначення ключових процедур контролю якості може зажадати від менеджера проекту і його команди розв”язання наступних задач:

• визначення процедур, пов'язаних із контролем якості відповідно до прийнятих стандартів якості, таких, як ISO 9000;

• визначення процедур, пов'язаних із забезпеченням якості в рамках власної системи управління якістю в організації.

• визначення всіх процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, необхідних споживачем;

• визначення всіх промислових процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, які команда може використати для вдосконалення якості процесів і результуючих продуктів або послуг.

Процедури контролю якості призначені для пошуку і фіксації помилок, тоді як забезпечення якості пов'язане із запобіганням дефектам або виникаючим помилкам.

Ключовими елементами системи контролю є: 1) як можна більш раннє виявлення помилок, і 2) запобігання помилкам або дефектам в продукті або послузі перед її передачею споживачу.

Типові процедури контролю якості включають: заключну інспекцію продукту і тестування, ізоляція і локалізація дефектів і виправлення помилок.

Чим раніше буде виявлений дефект, тим легше і дешевше буде його виправити.

Процедури забезпечення якості описуються в ISO 9000 (як обговорювалося раніше), в системі управління якістю організації, що виконує проект, і в певних вимогах, що нав'язуються проекту з боку споживача.

Ключовим елементом загального плану проекту, складовою частиною якого є план управління якістю, є визначення і узгодження процедур забезпечення якості, які можуть запобігти можливим помилкам.

У разі відсутності процедур забезпечення якості в задачу менеджера проекту і його команди входить визначення мінімальної безлічі таких процедур, які можуть бути використані для забезпечення якості процедур і постачання проекту.

Визначення ключових процедур контролю якості вимагає від менеджера проекту розв”язання чотирьох наступних робіт:

• визначення процедур, пов'язаних із контролем якості відповідно до прийнятих стандартів якості, таких, як ISO 9000;

• визначення процедур, пов'язаних із забезпеченням якості в рамках власної системи управління якістю в організації.

• визначення всіх процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, необхідних споживачем;

• визначення всіх промислових процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, які команда може використати для удосконалення якості процесів і результуючих продуктів або послуг.

Завдання: Визначити ключові процедури управління якістю в проекті. Відобразити етапи та схему управління якістю в проекті. Навести приклади.

Ситуація 1.47. Завдання проектних визначень

Менеджер проекту і його команда складає список термінів, які вимагають подальшого пояснення для виконання проекту.

Кожний елемент списку повинен бути конкретно визначений щоб, уникнути невірної інтерпретації при виконанні проекту. Після завершення цього процесу менеджер проекту вставляє всі визначення в формальне керівництво, яке розповсюджується між усіма особами, залученими в проект.

Завдання проектних визначень вимагає від менеджера проекту і його команди розв”язання наступних задач:

• визначення ключової термінології, що використовується в проектній документації, яка може бути невірно витлумачена;

• досягнення угоди з командою по всіх ключових термінах, які будуть використані як проектні визначення;

Створення проектних визначень може потребувати від менеджера проекту розв”язання наступної додаткової задачі:

• досягнення ясності при формальних і неформальних каналах зв'язку між членами команди і іншими зацікавленими особами проекту при використанні неоднозначних термінів.

Наші припущення про те, що всі правильно розуміють і однаково інтерпретують терміни і концепції, можуть привести до великої плутанини в тих проектах, в яких термінологія невизначена.

Люди завжди використовують різну інтерпретацію термінів, і це виявляється в їх різному розумінні проекту.

Тому дуже важко добитися, щоб персонал проекту виконував дії або звітував по єдиному стандарту виконання.

Правильно певні терміни можуть значною мірою запобігти нерозумінню і плутанині навіть в найпростіших проектах.

Завдання проектних визначень вимагає від менеджера проекту і його команди розв”язання чотирьох наступних задач:

• визначення ключової термінології, що використовується в проектній документації, яка може бути невірно витлумачена;

• досягнення угоди з командою по всіх ключових термінах, які будуть використані як проектні визначення;

• досягнення ясності при формальних і неформальних каналах зв'язку між членами команди і іншими зацікавленими особами проекту при використанні неоднозначних термінів.

Завдання: Задати проекті визначення. Відобразити етапи та схему проектних визначень. Навести приклади.

Ситуація 1.48. Створення контрольних списків управління якістю

Розроблені контрольні списки відповідають уже спланованим перевіркам забезпечення якості. У кожний список включається перелік елементів проекту, які необхідно перевірити і мета кожної перевірки якості.

Контрольні списки розповсюджуються між відповідальними особами за перевірку якості для їх використання при виконанні проекту.

Створення контрольних списків управління якістю вимагає від менеджера проекту і його команди розв”язання наступних задач:

• визначення ключових робіт, процесів і постачання, по якому потрібно надійне виконання;

• визначення необхідних етапів виконання по роботах, процесах або атрибутах постачання;

• створення легких у використанні контрольних списків і їх поширення між відповідними членами команди і зацікавленими особами для перегляду і коментарів.

Створення контрольних списків по управлінню якістю може вимагати від менеджера проекту розв”язання наступної додаткової задачі:

• при необхідності коректування контрольних списків і їх поширення як формальні стандарти між всіма особами, залученими в проект.

Будь-яка важлива ключова робота, процес або постачання, яке вимагає узгодженості між різними членами команди і проектами, може бути спрощена за допомогою розробки контрольного списку або шаблона.

Контрольні списки визначають ключові елементи, які потрібні для задовільного завершення проекту і можуть бути відмінним способом створення проектних визначень по роботах і компонентах проекту.

Використання стандартних контрольних списків може мати безліч позитивних сторін, включаючи: створення узгодженої документації, що відстежується, необхідної ISO 9000 і перевірками процесу споживачем; забезпечення узгодженої вказівки всім членам команди про їх очікувану роботу; забезпечення процесу навчання нових найнятих працівників; і допомога в запобіганні недогляду або помилкам, виникаючому в процесі роботи.

Створення контрольних списків управління якістю вимагає від менеджера проекту і його команди розв”язання чотирьох наступних задач:

• визначення ключових робіт, процесів і постачання, по якому потрібно надійне виконання;

• визначення необхідних етапів виконання по роботах, процесах або атрибутах компонентів;

• створення легких у використанні контрольних списків і їх поширення між відповідними членами команди і зацікавленими особами для перегляду і коментарів.

• при необхідності коректування контрольних списків і їх поширення як формальні стандарти між всіма особами, залученими в проект.

Завдання: Створити контрольні списки для управління якістю в проекті. Відобразити етапи та схему управління якістю в проекті за допомогою контрольних списків. Навести приклади.

Ситуація 1.49. Розробка плану управління якістю

План управління якістю для проекту включає в себе всі процедури по забезпеченню і контролю якості, включаючи призначення відповідальних осіб, оскільки це було вирішене і планувалося. До цього документа також додаються контрольні списки по забезпеченню якості і форми для аудиту, якості, що використовуються для контролю.

Розробка плану управління якістю може вимагати від менеджера і команди проекту розв”язання наступних задач:

• консультації з групою за якістю в організації;

• перегляд планів управління якістю по попередніх проектах і виробіток відповідної мови для конкретного проекту;

• визначення того, як забезпечення якості і контрольні процедури, визначені раніше повинні бути краще усього застосовані до ключових робіт, процесів і постачання проекту;

• визначення критеріїв ефективного виконання ключових робіт, процесів і постачання проекту;

• визначення відповідальних по всіх аспектах плану управління якістю;

• визначення або включення будь-яких контрольних списків або шаблонів, які повинні використовуватися членами команди проекту;

• визначення того, як буде перевірятися проект для забезпечення його відповідності плану управління якістю.

План управління якістю - це просте застосування відповідної політики і процедур, що відноситься до якості до конкретних потреб проекту.

План визначає, як ця політика і процедури в області якості (як це визначене в стандартах управління якістю, внутрішньому керівництві за якістю, і вимогах за якістю, що задається споживачем) будуть реалізовані для управління якістю по всьому проекту.

План повинен торкатися аспектів забезпечення, контролю і поліпшення якості, як це обговорювалося раніше, оскільки він пізніше використовується в процесах Забезпечення якості і Контролю якості при виконанні і контролю проекту.

План повинен торкатися всіх важливих аспектів того, як управляти якістю процесом і постачання по проекту без тяганини і бюрократії.

Розробка плану управління якістю вимагає від менеджера проекту і його команди виконання семи наступних робіт:

• консультації з групою за якістю в організації;

• перегляд планів управління якістю по попередніх проектах і виробіток відповідної мови для конкретного проекту;

• визначення того, як забезпечення якості і контрольні процедури, визначені раніше повинні бути краще усього застосовані до ключових робіт, процесів і постачання проекту;

• визначення критеріїв ефективного виконання ключових робіт, процесів і постачання проекту;

• визначення відповідальних по всіх аспектах плану управління якістю;

• визначення або включення будь-яких контрольних списків або шаблонів, які повинні використовуватися членами команди проекту;

• визначення того, як буде перевірятися проект для забезпечення його відповідності плану управління якістю.

Завдання: Розробити план управління якістю в проекті. Відобразити етапи та схему управління якістю в проекті. Навести приклади.

Теми індивідуальних завдань до підрозділу

1. Визначення якості у проекті.

2. Системи якості та їх основні принципи в управління проектом.

3. Планування якості.

4. Принцип безперервних поліпшень.

5. Визначення якості у проекті.

6. Відповідальність у системі управління якістю проекту.