1. Початок та підготовка моделі проекту

1.1. Як розпочати проект? Ситуація 1.1. Визначення проектних альтернатив

Організації стикаються з постійними ситуаціями, в яких потрібно зробити складний вибір з альтернативних дій.

Оскільки кожна альтернатива вимагає використання обмеженої кількості організаційних ресурсів, рішення про вибір ефективного проекту вимагає визначення основних конкуруючих альтернатив.

Прикладами таких альтернатив є:

• які вдосконалення продукту повинні бути реалізовані для задоволення користувача?

• які нові продукти і послуги необхідні для досягнення переваг над конкурентами?

• які організаційні системи необхідно перебудувати або вдосконалити для того, щоб добитися задоволення зростаючих потреб або зростання ефективності?

Оцінка цих альтернатив складна через різі, а іноді і суперечливі вимоги до осіб, що приймають рішення від різних потенційних зацікавлених осіб проекту:

• один споживач може зажадати додатки нового продукту, тоді як інший зажадає внести зміни в інтерфейс користувача;

• служба маркетингу може захотіти сконцентруватися на конкурентних характеристиках продукту або вдосконаленні процесу, тоді як служба інжинірингу чітко відчуває, що більш високим пріоритетом є архітектура нового продукту або його реінжиніринг;

• підрозділ фінансів впевнен, що зменшення вартості продукту або процесу повинно мати найвищий пріоритет, тоді як сервісний підрозділ бажає поліпшити надійність продукту або процесу.

Ці конкурентні вимоги представляють альтернативні проекти, з яких організація повинна вибрати, перед тим як проект буде затверджений і робота почнеться.

Визначення проектних альтернатив вимагає від відповідального представника служби менеджменту розв”язання трьох наступних задач:

• запит вхідних даних по потенційних проектах від зацікавлених осіб;

• створення списку потенційних проектів;

• перегляд списку зацікавлених осіб для забезпечення повноти картини.

Завдання: Проаналізувати технологію визначення та вибору альтернатив у проекті. Відобразити наведену технологію у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Ситуація 1.2. Вибір проекту

Процес вибору проекту повинен бути налагоджений для:

• узгодження проекту зі стратегією і планами організації;

• залучення у процес прийняття рішення зацікавлених осіб проекту;

• вибору рішення за визначений інтервал часу.

Для ефективного вибору з різних проектних альтернатив спочатку треба визначити критерій вибору проекту.

Кожний альтернативний проект може бути потім об'єктивно розглянутий представниками груп зацікавлених осіб, відповідно до його можливості задовольняти критеріям вибору проекту.

Ці критерії звичайно включають наступні міркування: міра відповідності стратегії організації, вплив на споживача, вплив на бізнес організації, положення на ринку, повернення фінансових коштів і здійсненність проекту.

Як модель може бути побудована матриця, в якої альтернативи можуть бути оцінені відносно певного критерію.

Кожна альтернатива може бути прив'язана до простої шкали з градацією від низького значення до високого значення (1 = низьке, 2 = середнє, 3 = високе). По цій шкалі підводяться підсумки для визначення порівняльної важливості або пріоритету для організації.

Організації також стараються більш швидко реагувати на використання сприятливих можливостей, що постійно ускладнюють впровадження своїх нових продуктів, послуг або удосконалення у ефективності.

Переваги від потрапляння на ринок перед початком конкурентної боротьби включають збільшення частки ринку і прибутку.

Своєчасність попадання на ринок прямо впливає на своєчасний початок процесу запуску проекту.

Вибір проекту вимагає від відповідального представника служби менеджменту здійснення шести наступних задач:

• визначення критеріїв вибору проекту;

• забезпечення застосовності критерію на потенційних зацікавлених осіб проекту;

• створення матриці вибору проекту;

• зустріч із зацікавленими особами для оцінки альтернатив проекту;

• визначення альтернативного проекту з найвищим значенням;

• перевірка прийнятності рішення по вибору проекту для всіх зацікавлених осіб.

Завдання: Проаналізувати процес вибору проекту. Відобразити наведену технологію вибору у формі схеми алгоритму. Виконати аналіз сильних та слабких сторін запропонованої технології вибору. Навести приклади.

Ситуація 1.3. Визначення інвестора проекту

Організації намагаються зробити багато справ в один і той же час із обмеженим числом ресурсів.

Роллю інвестора проекту є забезпечення прийняття рішення в задані тимчасові рамки, відстоювання необхідних ресурсів, а також подолання організаційних конфліктів і бар'єрів на шляху виконання проекту.

Це вимагає, щоб інвестор був членом команди менеджменту верхнього рівня зі здатністю приймати ключові рішення і впливати на ключові групи зацікавлених осіб.

Інвестор проекту також відповідає за призначення і підготовку менеджера проекту.

Визначення інвестора проекту вимагає від відповідального представника служби менеджменту розв”язання п'яти наступних робіт:

• визначення члена служби менеджменту в організації, що виконує проект, найбільш зацікавленого в результатах проекту;

• перевірка того, що кандидат має успішний досвід в інвестуванні аналогічних проектів;

• перевірка того, що кандидат гарантує придатність і здійсненність проекту;

• забезпечення конкуренції між членами команди менеджменту;

• повідомлення про інвестування ключовим зацікавленим особам проекту.

Завдання: Проаналізувати процес визначення інвестору проекту. Відобразити наведену технологію вибору інвестора у формі схеми алгоритму. Виконати аналіз сильних та слабких сторін запропонованої технології вибору інвестора проекту. Навести приклади.

Ситуація 1.4. Призначення менеджера проекту

Особа з необхідними знаннями, досвідом і уміннями повинна бути призначена інвестором проекту як проектний менеджер.

Дослідження показали, що основним чинником, який впливає найбільшим чином на успіх будь-якого проекту, є вибір і призначення відповідного менеджера проекту.

Ключовими міркуваннями при рішенні по вибору з кандидатів є:

• здібності до інтеграції;

• здібність до лідерства;

• досвід у проектному менеджменті;

• знання організації;

• здатність налагодити співпрацю з ключовими зацікавленими особами.

Менеджер проекту повинен бути визначений і призначений у проекті якомога раніше, і він завжди повинен бути призначений перед тим, як почалося фактичне виконання плану проекту.

Роль проектного менеджера безпосередньо пов'язана з типом організаційної структури, вибраної для проекту, яка більш детально обговорюється в процесі організаційного планування.

У разі проектної організації члени команди безпосередньо звітують перед проектним менеджером.

У найбільш типовому разі матричної організації, члени команди мають відносини двійчастої звітності перед своїми функціональними і проектними менеджерами.

У будь-якому випадку менеджер проекту відповідає за забезпечення успіху проекту.

Менеджер проекту відповідає за:

• лідерство в проектній команді для досягнення мети проекту;

• забезпечення ефективних зв'язків зі службою менеджменту й іншими непроектними організаціями;

• гарантування того, що проектні проблеми визначаються і дозволяються в певні тимчасові рамки.

Призначення менеджера проекту вимагає від замовника (власника) проекту здійснення наступних семи задач:

• визначення кваліфікації, необхідної для управління проектом;

• визначення потенційних кандидатів, які задовольняють кваліфікаційним вимогам;

• перевірка потенційної здатності кандидата здійснювати менеджерські функції (всередині організації, що виконує проект);

• оцінка потенційних кандидатів на основі їх навиків;

• перевірка зацікавленості і затвердження найбільш відповідного кандидата;

• підтвердження вибору у менеджера кандидата (з організації, що виконує проект);

• повідомлення зацікавленим особам проекту про призначення менеджера проекту.

Завдання: Проаналізувати процес вибору менеджера проекту. Відобразити схему вибору у формі схеми алгоритму. Виконати аналіз сильних та слабких сторін запропонованої технології призначення менеджера проекту. Навести приклади.

Ситуація 1.5. Визначення статуту проекту

Запуск вибраного проекту формально документується і здійснюється через статут проекту.

Статут проекту наділяє менеджера проекту повноваженнями, необхідними для застосування ресурсів організації для початку робіт проекту.

Шаблони статуту проекту можуть бути стандартними для організації, але у випадку, якщо їх немає, документ повинен включати:

• опис загальної задачі проекту;

• певні управлінські задачі проекту;

• пріоритет проекту відносно інших організаційних заходів;

• міра і межі повноважень менеджера проекту;

• опис відомих допущень і обмежень, включаючи очікуваний час завершення і ресурсні обмеження, які можуть безпосередньо впливати на проект.

Визначення статуту проекту вимагає від спонсора проекту і менеджера проекту здійснення наступних п'яти робіт:

• стислий опис мети і управлінських задач проекту;

• визначення пріоритету проекту відносно інших організаційних ініціатив;

• визначення міри і меж повноважень менеджера проекту;

• документування будь-яких відомих допущень і обмежень, які потенційно впливають на проект.

Завдання: Проаналізувати процес визначення статуту проекту. Відобразити схему вибору у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Ситуація 1.6. Організація комунікації для запуску проекту

Останнім етапом у процесі запуску проекту є створення ефективної комунікації для передачі статуту проекту і повідомлення про призначення менеджера проекту всім зацікавленим організаціям.

Це готує грунт до співпраці між організаціями і гладкого виконання проекту, яких потрібно досягнути.

Ця комунікація повинна в меншій мірі використати нотатки або електронну пошту для передачі інформації від власника(спонсора) проекту всім тим, хто впливає на проект.

Більш того, власник і менеджер проекту повинні безпосередньо зустрітися з менеджерами і ключовими зацікавленими особами проекту в організаціях, що впливають на проект, для забезпечення від них персональної підтримки проекту.

Організація комунікації із зацікавленими особами проекту вимагає від спонсора і від менеджера проекту розв”язання трьох наступних задач:

• визначення всіх зацікавлених осіб і організацій, які можуть надати потенційний вплив на проект;

• формальний зв'язок із зацікавленими особами проекту в письмовій або електронній формі;

• проведення наради з ключовими зацікавленими особами для обговорення з ними планів і міркувань по проекту.

Завдання: Проаналізувати процес організації комунікації для запуску проекту. Відобразити схему комунікації у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Ситуація 1.7. Аналіз вхідних даних по проекту

Опис продукту і статут проекту часто розробляються перед призначенням менеджера проекту або формуванням фактичної команди проекту.

Для членів команди проекту важливо ретельно переглянути і зрозуміти ці документи і їх вплив перед продовженням роботи по проекту.

Будь-які неточності або протиріччя між описом продукту і статутом проекту повинні бути прояснені з власником проекту.

Аналіз і розуміння вхідних процесів вимагає від менеджера проекту і його команди здійснення п'яти наступних задач:

• аналіз опису продукту, статуту проекту, обмежень і допущень, а також досягнення загального розуміння між членами команди проекту;

• визначення будь-яких конфліктів, неточностей і протиріч між цими трьома документами;

• спроба вирішити проблеми на рівні команди перед тим, як переводити їх на рівень спонсора проекту;

• інформування власника проекту про проблеми з вхідними документами і їх прояснення;

• коректування вхідних документів для відображення узгоджених змін.

Завдання: Виконати аналіз вхідних даних проекту, наданого викладачем. Виконати аналіз сильних та слабких сторін запропонованої схеми.

Теми індивідуальних завдань до підрозділу

1. Розробка технології запуску проекту реструктуризації підприємства.

2. Генерація альтернативних рішень при старті проекту. Методи та засоби.

3. Формування команди менеджерів проекту на початку його розробки.

4. Технологія взаємодії зацікавлених осіб проекту на його початку.

5. Організація комунікації зацікавлених осіб проекту.

6. Розробка статуту проекту. Технологія, методи та засоби.