Тема 5. Техника и формы бухгалтерского учета. Документация и инвентаризация

План лекции

5.1.Учетные регистры, их виды, назначение

5.2.Формы бухгалтерского учета

5.3.Документация

5.4.Инвентаризация

1. Учетные регистры, их виды, назначение

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Учетные регистры – документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними.

Классификация учетных регистров

1.По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы:

А) бухгалтерские книги – вид учетных регистров синтетического (Главная книга, книга «Журнал-Главная») и аналитического учета (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.), представляют собой сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера и имеющие двустороннее строение: одна сторона для дебетовых, другая – для кредитовых записей;

Б) карточки – отдельные листы (бланки), специально разграфленные, хранятся в картотеках, предназначены чаще для аналитического учета. В зависимости от формы и назначения карточки бывают

контокоррентные (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами и других расчетов),

многографные (применяются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т.д.),

инвентарные (для учета объектов основных средств),

количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме; в них указываются: дата и номер бухгалтерской проводки, содержание записи, приход, расход и остаток по количеству и сумме),

складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах);

В) свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер,ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал).

2.По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные:

А) хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Например: регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций, книги покупок и продаж;

Б) систематические регистры – регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке); они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций (например, инвентаризационная опись ценностей) и могут быть как синтетического , так и аналитического учета;

В) комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов в хронологическом порядке.

3.По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические:

А) в синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выражении с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и журналы-ордера;

Б) аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежные и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, книги, ведомости.

4.По строению регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

А)Односторонние регистры – это регистры с объединением отдельных граф дебетовых и кредитовых записей (карточки для учета расчетов, материальных ценностей и других операций). Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных измерителях или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете.

Б)Двусторонние регистры – регистры, в которых счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит); используются только при ручном способе учета в синтетическом и аналитическом учете. Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. В них записывается текст операций.

В)Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Учет движения материалов отражается в целом по предприятию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по предприятию, подразделениям и в разрезе статей затрат.

Г)Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов.

Д)Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. Пример: журналы- ордера № 10, 10/1, 11, 13 и Главная книга.

Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах

Учетные регистры, составляемые вручную, следует вести аккуратно, без помарок и подчисток. При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Ошибки, опущенные в отдельном регистре, называются локальными. Ошибки, повторенные в двух и более регистрах, называют транзитными.

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены бухгалтерские записи.

После того как ошибки найдены, производят их исправление.

Если были допущены ошибки в регистрах, их исправляют следующими способами

 корректировкой;

 дополнительными проводками;

 стронировочными проводками.

Корректурный способ применяются для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регистрах, исправляются способом дополнительных проводок. Этот способ применяется и при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная бухгалтерская запись (проводка).

Пример. Отпущены в производство материалы на сумму 5500 руб.

В системе счетов эта операция была отражена следующей записью:

Д-т сч. 20 «Основное производство» 5000 руб.

К-т сч. 10 «Материалы» 5000 руб.

В результате дополнительных записей на сумму 500 руб. па счетах

«Материалы» и «Основное производство» будет отражена правильная

сумма.

Способ «Красное сторно» применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две записи (проводки). Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.

Дополнительные и сторнировочные проводки применяют не только для исправления ошибок, но и для корректировки бухгалтерских записей, имеющих условную оценку, – при учете готовой, отгруженной и проданной продукции по плановой себестоимости с доведением ее до фактической

Пример. Начислена заработная плата начальнику цеха в сумме

10 000 руб., Бухгалтер ошибочно сделал следующую бухгалтерскую

запись:

1. Д-т сч. 20 «Основное производство» 10 000 руб.

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 10 000 руб.

2. Для устранения ошибки делается сторнировочная запись

Д-т сч. 20 «Основное производство»

10 000 руб.

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

10 000 руб.

3. Правильная запись

Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы» 10 000 руб.

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 10 000 руб.

Кроме основных рассмотренных способов исправления ошибок иногда в бухгалтерском учете используют четвертый способ: Способ обратных проводок. Он используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.

Пример. Отпущен материал для изготовления продукции на сумму

2500 руб.

1. Неправильная проводка:

Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» 2500 руб.

К-т сч. 10 «Материалы» 2500 руб.

2. Обратная проводка:

Д-т сч. 10 «Материалы» 2500 руб.

К-т сч. 23 «Вспомогательные производства» 2500 руб.

3. Правильная проводка:

Д-т сч. 20 «Основное производство» 2500 руб.

К-т сч. 10 «Материалы» 2500 руб.

Данный способ исправления ошибок можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции.