Структурная организация архива.

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Федеральный закон устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фотодокументов - 3 года.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на государственное хранение в организации создается АРХИВ. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

- архив управленческой документации; - научно-технический архив; - аудиовизуальный архив; - архив документации на электронных носителях. Основными задачами архива организации являются: - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; - учет и обеспечение сохранности документов; - создание научно-справочного аппарата к документам архива; - использование хранящихся в архиве документов; - подготовка и передача документов на государственное хранение. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: - ведет списки структурных подразделений организации – источников комплектования архива; - принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации; - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; - создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; - организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам граждан, ведет учет и анализ использования; - проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на государственное хранение; - осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации; - организует работу по составлению номенклатуры дел организации; - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; - участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству.;

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; - утрату и несанкционированное уничтожение документов; - необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности; - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Заключение

В процессе прохождения производственной практики я узнал многое об организации работ в геодезических предприятий, набрался опыта и знаний, ознакомился с современным геодезическим оборудованием.

Работа архива БТИ четко организована, ведется постоянный контроль за его материалами.

В процессе прохождения производственной практики я:

1. Ознакомился с учредительным документом – уставом;

2. Ознакомился со структурой организации;

3. Ознакомился с организацией и выполняемыми функциями и обязанностями работников;

4. Ознакомился с правилами приема заявок;

5. Научился составлять внутренние описи договоров;

6. Осуществлял иную повседневную работу.

Библиографический список:

Основные источники:

1.Федеральные законы:

1.1. Конституция РФ / Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (с изменениями и дополнениями).

1.2. Земельный кодекс РФ от 25.10.2001 - №136 – ФЗ (с изменениями и дополнениями).

1.3. Жилищный кодекс РФ, от 24.12.2004 года № 188-ФЗ

1.4. Гражданский кодекс РФ (часть первая), от 21.10.1994 года № 51-ФЗ

1.5. Постановление правительства РФ «О государственном техническом учете и технической инвентаризации в РФ объектов недвижимости объектов градостроительной деятельности», от 4.12.2000 г., №921.

1.6. Постановление правительства РФ от 13 октября 1997 года №1301 «О государственном учете жилищного фонда в РФ»

1.7. Инструкция о проведении учета жилищного фонда в РФ, от 4.08.1998 г. № 37.

2.Учебники и учебные пособия :

2.1. Сафронов К.Ю. Техническая инвентаризация объектов недвижимости: учеб. пособие/Уфа 2010г. – 20с.

2.2. Болотин С.А. Инвентаризация и паспортизация недвижимости: учеб.пособие/ С.Петербург Спб ГАСУ 2010г. – 100с.

2.3. Оценка недвижимости: учебник/под.ред. А.Г. Грязной. – М.: Финансы и статистика, 2010г. – 560с.

2.4. Кадастр, экспертиза и оценка объектов недвижимости: Справ.Пособие/И.Х. Наназашвили.-М.: Высш.шк., 2009г. – 431с.:ил.

2.5. Оценка объектов недвижимости: учебник/А.А. Варламов .-М.:ФОРУМ, 2010г.-288с.:ил.

2.6. Оценка недвижимости: теория и практика: учеб. пособие/ Н.А. Щербакова.- М.: Издательство «Омега-Л», 2012г.-269с.:ил.

Интернет – ресурсы

1. www.consultant.ru – «Консультант Плюс»

2. www.rosreestr.ru - Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (РОСРЕЕСТР)

3. http://rosim.ru/ - Федеральное агентство по управлению государственным имуществом.

30