Глава 2. Причины внедрения ит аутсорсинга

На данный момент ИТ аутсорсинг – это превосходная возможность предохранить своё предприятие от всевозможные неожиданных ситуаций, которые могут возникнуть в бизнес процессе, так же аутсорсинг позволит предприятию сфокусироваться на тех задачах, которые являются профильными для данной фирмы. У ИТ аутсорсинга достаточно много очевидных плюсов, о которых я бы хотел упомянуть ниже:

• Уменьшение затрат на сопровождения ИТ-инфраструктуры

Мы снижаем общие затраты на ИТ, так как происходит оптимизация большей части бизнес процессов и суммарной оптимизации ИТ-покупок.

Важно добавить, что при эксплуатации аутсорсинга, мы понижаем как прямые затраты, так и накладные расходы, имеющий непосредственный контакт с простоями.

• Улучшение уровня сервиса и надёжности ИТ-инфраструктуры

Если рассматривать ответственность предприятия- аутсорсера по отношению к внутреннему ИТ отделу, то ответственность много выше у предприятия-провайдера, так как при формальных и договорённых отношениях предприятий есть определённые рамки и обязательства, которые всегда описаны в договоре и нарушение их несёт юридическую ответственность.

• Уровень текущего сервиса.

Направление на усовершенствования уровня предоставления услуг аутсорсерами, реализуется не только путём быстрого реагирования на поставленные проблемы, но и путём их преждевременных предотвращений. Такое обслуживание будет выполняться только хорошо обученным персоналом, с размерным учётом различных нюансов ИТ ресурсов фирмы.

При выявление любых проблем у предприятия всегда есть непосредственный доступ к отделу компетенции по таки разделам, как: ПО, комплектующие средства, связь.

• Уровень и сроки выполнения ИТ проектов

Большая часть основных требований большинства организаций удовлетворяются с помощью обыденных решений, однако присутствие опыта эксплуатации различных разновидностей проектов позволяет стимулировать прогресс установки ИТ проекта на каком-либо фиксированном на предприятие и поддерживает необходимый уровень качества, при этом сводит на нет практически все потенциальные риски, связанные с эксплуатацией ИТ сервисов.

• Современность ИТ-инфраструктуры

Предприятие- аутсорсер, как правило, имеет только опытный и квалифицированный персонал. Происходят постоянные процессы повышения уровня навыков персонала, оснащение только самыми последними разработками ИТ, такой подход полностью исключает вариант эксплуатации старых технологий.

• Перекладывание полномочий внедрения ИТ с управленческого персонала

Любая фирма, главный профиль которой не ИТ, тратит уйму усилий и времени на обслуживание и поддержку ИС, в то время как главные направления предприятия могут простаивать. В таком случае, самым грамотным решением будет передать основные ИТ функции определённым предприятиям, а свой персонал направить на решение профильных задач.

• ИТ аутсорсинг стимулирует точные показатели персонала о проделанной работе. Это помогает управляющим лицам видеть конкретный результат их требований, помогает определить то, как быстро персонал способен выполнять поручения, поставленные перед ними. В контракте ИТ аутсорсинга всегда прописаны все выполненные работы и сроки их исполнения.

• ИТ аутсорсинг обеспечивает реагирование на проблему в максимально короткие сроки. В случае возникновения какого-либо казуса, возможна дистанционная консультация сотрудника, в большинстве случаев такой консультации хватает на полное решение, однако если её не достаточно, то предусматривается выезд сотрудника непосредственно на предприятие, что, естественно потребует больше времени, в среднем от одного до двух часов, но будет гарантировать до девяносто пяти процентов решения проблем.

• ИТ аутсорсинг обеспечивает недоступность информации посторонним лицам.

Во время заключения договора на аутсорсинг, всегда прописывается пункт о неразглашение информации компанией-аутсорсером и её персоналом. Это один из ключевых факторов, определяющих необходимость использования аутсорсинга, так как, по статистическим сведениям, утечка информации на предприятие происходит благодаря внутреннему персоналу. Если рассматривать должность сисадмина, то здесь риски как никогда высоки. Предприятие должно полностью контролировать доступ системного администратора к ключевым базам данных предприятия, или иметь систему внутреннего мониторинга, или устанавливать сильную системы защиты для информации. Однако именно системный администратор, как правило, и занимается подобными вещами, в таком случае кто будет контролировать его деятельность? Именно в такие моменты становится очевидны преимущества аутсорсинговой компании. Все нюансы утечки уточнены в договоре и аутсорсер несёт юридическую ответственность, что даёт гарантии предприятию – клиенту.

• Документы и договоры

Есть ли у персонала предприятия документация, связанная с ИТ системами? Проводятся ли политики бэк-ап копирования и правильно ли они функционируют? На сколько устарела вся документация? Все эти моменты должны быть урегулированы, а самым простым способом это сделать является использование аутсорсинговых услуг. Заключается договор об уровне услуг (service level agreement), в котором четко прописываются обязательства, которые должна предоставить фирма-аутсорсер, что опять же, закрепляет отношения фирм юридической силой и обязывает аутсорсера. 

Если рассматривать финансовое и экономическое обоснования эксплуатирования ИТ аутсорсинга на предприятие, то можно выделить три шага:

• Выбор основных функций по поддержке информационных потребностей предприятия, к которым необходимо применить аутсорсинг.

• Анализирование ниши ИТ-аутсорсинговых услуг и выбор наиболее оптимального кандидата

• Анализ плюсов предприятию от перехода на аутсорсинг

При общих калькуляциях продуктивности ИТ аутсорсинга, сначала нужно выявить точный объём услуг, которые будут предоставлены:

1) Либо будут переложены все функции по поддержке и контролю инфо- сервисов компании

2) Либо будет переложены лишь часть функций по поддержке и контролю инфо- сервисов компании

Рассматривая необходимость использования IT-аутсорсинга, компания-заказчик должна оценить свои информационные потребности, а также ресурсы (внутренние возможности компании) для их удовлетворения. Речь идет о тех функциях, которые выполняет или должно выполнять IT-подразделение компании. Здесь можно говорить о технических возможностях организации, квалификации персонала, расширении функций в связи с реорганизацией, сокращении функций вследствие сокращения или реструктуризации компании, об отдельных видах работ (таких, как сбор и анализ внутренней и внешней информации), информационном сопровождении отдельных проектов и др. 

Анализ бизнес-системы с выделением основных и вспомогательных бизнес-процессов для определения возможности и необходимости вынесения их на аутсорсинг не может обойтись без анализа добавленной стоимости. Проведенный на начальных этапах согласования аутсорсинг-проекта анализ добавленной стоимости позволит в дальнейшем избежать значительных проблем в отношениях с аутсорсером. Такой вид анализа позволит также исключить из структуры бизнес-процессов те этапы, которые могут привести к удорожанию услуги для компании, но с точки зрения конечного результата не являющиеся необходимыми. Этот же метод в ряде случаев позволяет обосновать выбор из возможных организаций наилучшего поставщика IT-услуг.