Глава 11

ВРЕМЯ НА РАБОТЕ

Незначительные детали

Теперь, когда мы разобрались с двумя большими проблемами, при-

шло время обратить внимание на мелочи. В обычном офисе, как пра-

вило, есть масса мелочей. Но помните: вы только что выиграли два глав-

ных сражения, так что небольшие «перестрелки» не должны стать про-

блемой. Сделайте все, что можно, для того, чтобы ваша рабочая зона

была удобной, легко доступной и более упорядоченной. Не стоит ле-

ниться.

На вашем столе, вероятно, есть дюжина вещей, которые время от

времени теряются или рассыпаются. Ручки, карандаши, скрепки, сши-

ватели, круглые резинки, кнопки, скотч — вы когда-нибудь тратили

время на поиски этих предметов? Всегда ли они на месте? У каждой

постоянно используемой вещи должно быть свое место. Для хранения

именно этих мелочей предназначена масса предметов. Посмотрите, что

есть в продаже в канцелярских магазинах. Можно просто отвести для

этих предметов отдельный ящик, разделив его на секции с помощью

картона, чтобы вещи не смешивались. Только убедитесь, что положили

эти предметы в удобное место, которое хорошо вписывается в вашу

систему.

Возможно, вам придется включить в свою систему другие элемен-

ты. Например, доска объявлений позволит вам убрать важные списки

со своего рабочего стола, но все же

оставить их в пределах видимос-

ти. Только удостоверьтесь в том,

что вы регулярно обновляете

доску объявлений. Не тратьте

время на просматривание бу-

маг, которые вам больше не

нужны.

Приобретите настоль-

ный календарь. Он доста-

точно большой для того,

чтобы записывать назначен-

ные встречи, заметки и лю-

бую другую информацию

для напоминания. Кроме

того, вы сможете сле-

дить за тем, что вас

ожидает в ближайшие

недели. Лучше купить

такой календарь, в ко-

тором внизу есть календарик на весь год. Тогда вам не придется посто-

янно перекидывать страницы назад и вперед.

Держите рядом с телефоном небольшую записную книжку. Сев за

свой стол, прежде всего напишите дату на верхней строке чистой стра-

ницы. Используйте эту страницу, чтобы делать заметки во время теле-

фонных бесед. Такие записи пригодятся позже, если вы не сможете

вспомнить детали информации, которую вам сообщили, или если кто-

то попытается отказаться от сделки, заключенной по телефону. Ска-

жем, вы не можете застать конкретного человека. Запишите его имя

и/или компанию, в которую звоните, и вопрос, который должны за-

дать. Легко забыть все телефонные звонки, которые вы делаете в тече-

ние дня. Когда на ваш звонок ответят, вам нужно будет просто загля-

нуть в записную книжку, чтобы освежить в памяти необходимую ин-

формацию.

Храните похожие предметы вместе. Например, канцелярские пред-

меты, фирменные бланки, конверты для писем с оплаченным ответом

и почтовые марки. Если вы держите предметы, подобные этим, вместе, вы экономите время, избавляя себя от необходимости бегать по офису

каждый раз, когда должны отправить письмо.

Есть несколько способов держать под контролем эти мелочи. Луч-

ший способ для начала — обратить внимание на то, что вы используете

наиболее часто. Как только вы включите эти повседневные предметы

в организационную систему, то сразу почувствуете результат. Органи-

зация рабочего пространства даст вам больше свободы, ослабит стресс

и будет способствовать установлению равновесия между спокойстви-

ем и продуктивностью.

Многозадачный режим в офисе

Несомненно, в течение вашего рабочего дня будут дела, которые не

требуют большого внимания или мыслительных усилий с вашей сто-

роны. Они-то и будут главными кандидатами на многозадачный режим.

Все другие важные дела требуют всего вашего внимания, поэтому для

них многозадачный режим не подходит. Ниже даны некоторые советы,

относящиеся к обычным производственным условиям.

Используйте многозадачный режим во время разговора по те-

лефону. Телефонные разговоры во время других занятий —

наиболее предпочтительное дело для любителей многозадач-

ного режима. Для занятого человека почти невыносимо стоять

неподвижно во время разговора по телефону. К некоторым из

наиболее популярных дел, сочетающихся с разговором по те-

лефону, относятся наведение порядка на рабочем столе, реги-

страция документов, просмотр электронной почты, сортиров-

ка почты, корректировка планов и/или списка дел, сбор мате-

риалов для предстоящей встречи. Конечно, прежде чем начать

заниматься другим делом, не забудьте оценить важность теле-

фонного звонка.

Прерывайтесь на деловой завтрак. Другой популярный случай

для использования многозадачного режима — деловой завтрак.

Все мы должны есть, верно? Так почему бы не совместить встре-

чу с едой? Общение за едой — у многих любимый способ время-

препровождения, и это полезно

признать. Если вы подумаете об

этом, то найдете ряд неоспори-

мых преимуществ. В ресторанах

намного более спокойная и не-

принужденная атмосфера, чем в

офисах. Иногда полезно встре-

титься именно в такой обстанов-

ке, но все зависит от предмета

встречи.

Используйте магнитофон. Если

ваши руки заняты — вы регист-

рируете или сортируете огром-

ную стопку документов, — воз-

можно, вам стоит подумать о покупке магнитофона. Вы можете

использовать его, чтобы надиктовать письмо, поупражняться в бе-

седе на тему продаж для предстоящей встречи, просто наговорить

заметки для самого себя, чтобы всякий раз, когда вам в голову

приходит какая-то мысль, не приходилось останавливаться и идти

записывать ее.

Используйте многозадачный режим с помощью электроники.

Компьютеры предоставляют большую свободу любителям много-

задачного режима. Если держать открытыми сразу несколько при-

ложений, то можно переключаться с одного на другое. Однако вам

следует держать открытыми только те, с которыми вы в настоящее

время работаете. Слишком большое количество открытых прило-

жений может привести к неразберихе и вызвать сбой в работе ком-

пьютера.

Передвигайтесь. Когда вы устраиваете перерывы (что следует

делать обязательно), чтобы размять мышцы, вам не помешает не-

большая приятная прогулка. Если аппарат факсимильной связи

находится в зале, подождите до перерыва, чтобы послать докумен-

ты. Однако многозадачный режим может быть полезен только

в том случае, когда вы устраиваете перерыв исключительно по фи-

зическим причинам. Если вы используете время перерыва, чтобы

голова стала ясной и свежей, не работайте в многозадачном режи-

ме! Это будет противоречить цели перерыва.

Есть, вероятно, и другие способы работы в многозадачном режиме.

Посмотрите, сколько вам предстоит проделать малопродуктивной ра-

боты. Если вы можете решать задачу без необходимости полностью

сосредоточиваться на ней, добавьте к ней подобную задачу. Вы стане-

те делать больше за меньшее время, если будете разумно применять

многозадачный режим.

Делегирование на работе

Делегирование — это слово, известное главным администраторам,

президентам и высокопоставленным должностным лицам. Считаете ли

вы совпадением, что люди, занимающие эти должности, знают, как пра-

вильно делегировать полномочия? Нет, это не случайно. Эти люди учи-

лись включать навыки делегирования в свои системы управления вре-

менем. Если вы хотите максимально использовать свое рабочее время, подумайте о том, чтобы сделать то же самое.

Как вы помните, в главе 4 дано краткое описание основ делегирова-

ния. Чтобы освежить эту информацию, прочтите резюме основных ша-

гов.

. Выберите задачу, которая будет делегирована.

. Выберите человека для выполнения этой задачи.

. Дайте конкретные указания.

. Выбросьте из головы эту задачу и доверьтесь человеку, выбран-

ному для выполнения работы.

. Напишите план для оценки продвижения работы.

. Примите выполненную работу.

. Похвалите человека, учитывая работу, которую он проделал.

Порядок соподчиненности в организации

Когда вы делегируете полномочия на работе, следует иметь в виду,

что это касается властной структуры. Те, кому вы делегируете полно-

мочия, считают вас представителем власти. Это значит, что вы должны