20. Технология контроля за исполнением документов.

Контроль за исполнением документов,решений и заданий является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса ДОУ.Цель контроля-содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.Различают два направления контрольной деятельности:

-контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов (осуществляет руководидель предприятия или структурного подразделения,занимающийся указанными проблемами.Руководитель подразделения и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и за своевременность решения вопросов.);

-контроль за сроками исполнения документов (это важнейшая функция службы ДОУ,которая закрепляется в инструкции по делопроизводсту).

Задачами контроля исполнения являются:

-постановка докумнета на контроль

-предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

-снятие их с контроля

-направление исполненного документа в дело

-учет ,обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов

-информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений ,зафиксированных в документах.

Централизация или децентрализация ведения контрольных операций зависит от размера учреждения ,организации или предприятия ,организации службы ДОУ ,объема документооборота.Деятельность по контролю за исполнением документов должна быть организованна таким образом,чтобы руководители и др. могли в любой момент времени получить необходимую информацию о ходе решения вопросов и исполнения документов в учреждении или предприятии.Процесс контроля за сроками исполнения документов подразделяется на текущий (предупредительный и итоговый контроли.В процессе текущего контроля решаются следующие задачи:

-постановка документов на контроль

-формирование картотеки контролируемых документов

-направление карточки контролируемого документа исполнителю

-информирование исполнителя о сроке исполнения документа

Начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации поступивших в организацию документов.Док-ты с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотренияих руководителем,который в своей резолюции определяет кокретный срок.Формируются картотеки из карточек,на которых регистрируются внутренние документы,подлежащие контролю за сроками исполнения.Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю.Таким образом,текущий контроль –это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов.Итоговый контроль-это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине.Аналитическая работа проводится службой ДОУ периодически:раз в неделю,месяц,квартал.Информация о результатах анализа исполнения документации должна поступать тем руководителям,которые encfyfdkbdf.n необходимость контроля и сроки исполнения документов.Результаты итогового контроля находят отражение в сводках состояния исполнения документов.Они позволяют в обобщенной форме представить данные об исполнении контролируемых документов за определенный период времени.Контроль за сроками исполнения документов не только позволяет повысить уровень исполнительной дисциплины в организации .но и является условием более быстрого и эффективного решения управленческих и производственных задач.