14. Документооборот. Определение, характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Главным правилом документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную организацию документооборота в учреждении.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки.

По отношению к управленческой системе выделяют:

• Входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

• Исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации)

• Внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит из нескольких этапов:

• Приема и первичной обработка

• Предварительного рассмотрения и распределения

• Регистрации документов

• Направления на исполнение и исполнения документов

• Оформления и удостоверения документов

• Отправки.

15. Правила приема и обработки поступающей корреспонденции, их влия­ние на организацию движения документов. Направление документов на исполнение.

Операции по приему документов обычно проводят централизованно. Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующему:

• Прежде всего проверяется правильность доставки документов

• Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей

• Все конверты документов, поступивших по почте, вскрываются (исключение составляют конверты с надписью «Лично»)

• После вскрытия конвертов проверяется комплексность и сохранность вложений

• На поступивших документах проставляется штамп об их получении

Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые.

Задачей службы делопроизводства является обеспечение учета и контроля за движением документов, поступающих и по таким каналам связи, как телеграф, факс, электронная почта, а также доставляемых курьером.

Выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это – распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности.

Остальные документы после рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе.

После рассмотрения руководителем документы предаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Ряд документов содержи указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенных поступившим документов и т.д.).