3.3 Управление документами

Alvex включает несколько компонентов для организации документооборота в компании:

- Регистрация документов. Наравне с черновиками документов и простыми файлами, Alvex позволяет регистрировать официальные документы с занесением в реестры.

- Хранение документов, ведение реестров. Alvex использует реестры для хранения зарегистрированных документов. Вы можете заполнить карточку документа и подключить к ней нужные файлы. Формат карточки для конкретного типа документов настраивается системным администратором.

- Обработка документов. В Alvex входит несколько стандартных процессов обработки документов: согласование, рассылка, постановка задачи и контролем исполнения. Любые специфичные бизнес-процессы, требуемые для организации жизненного цикла документа, могут быть разработаны администраторами или разработчиками.

- Интеграция. Для заполнения полей карточки документа могут использоваться справочники из внешних систем, таких как 1C и SAP. Также администраторы могут настроить автоматическую регистрацию документов, приходящих по электронной почте, из программного обеспечения сканера и других внешних систем.

Рисунок 3 – Рассмотрение входящих документов.

4. Возможности Alvex.

4.1 Средства управления проектами

На сайте проекта собрана вся информация, нужная руководителю для принятия решений при выполнении проекта: процессы и задачи, контрольные списки по выполнению этапов проекта, документы и файлы, события, ресурсы и многое другое.

4.1.1 Бизнес-процессы с фиксированными и гибкими стадиями

Стройте процессы, соответствующие реальным бизнес-процессам на лету из предопределенных шаблонов. Если ваш коллега нуждается в дополнительной информации от трех отделов для согласования договора, он может запустить связанные процессы для этого вместо того, чтобы звонить или писать письмо им.

4.1.2 Организационная структура компании

Создайте в системе организационную структуру, указав подразделения, сотрудников, руководителей и подчиненных, роли людей в рамках отделов. Структура компании используется при выборе пользователя для назначения задачи, указании менеджера документа и для автоматического назначения задач по роли.

4.1.3 Регистрация документов и ведение реестров

Alvex использует реестры для хранения зарегистрированных документов. Вы можете заполнить карточку документа и подключить к ней все нужные файлы. Для документов в реестрах автоматически формируются номера, поля поиска и фильтрации. К полям карточек документов можно подключать справочники из 1С и других внешних систем.

4.1.4 Документооборот коллегиальных органов

Документооборот коллегиальных органов позволяет управлять заседаниями комитетов и правлений от этапа формирования повестки до этапа согласования протокола и рассылки выписок. Этот компонент включает большое количество тесно интегрированных бизнес-процессов.

4.1.5 Рабочие области позволяют собрать всю информацию о проекте в одном месте

На сайте проекта собрана вся информация, нужная руководителю для принятия правильных решений при выполнении проекта: процессы и задачи, контрольные списки по выполнению этапов проекта, документы и файлы, события, ресурсы и многое другое.

4.1.6 Бизнес-процессы в рамках проекта

При запуске бизнес-процесса указывайте, к какому проекту они относятся. Для каждого проекта доступен список процессов, их исполнителей и крайних сроков для выполнения.

4.1.7 Контроль текущей ситуации в проекте

Контролируйте все происходящее в проекте: контрольные сроки выполнения задач, ответственных исполнителей за просроченные задания, даты и время запланированных встреч.

4.1.8 Хранение документов и файлов проекта

Библиотека документов проекта позволит хранить файлы, относящиеся к проекту, в том же месте вместо использования Dropbox или сетевого диска. Участники проекта могут комментировать документы и загружать новые версии файлов при необходимости.

4.1.9 Контрольные списки

Контрольные списки - формируемые руководителем проекта списки основных этапов проекта. Когда менеджер занимается одновременно несколькими проектами, контрольные списки - самый простой способ следить за тем, на каком этапе сейчас находится проект.

4.1.10 Взаимодействия участников проекта друг с другом и с внешними людьми

Храните в системе информацию о прошедших встречах, звонках и переписке, относящейся к проекту. Возможна интеграция с почтовым сервером для автоматического сохранения в системе переписки с заказчиком или субподрядчиками.

4.1.11 Команда проекта и внешние контакты

Все участники проекта должны иметь доступ к сайту. Создайте произвольные роли для сотрудников, ограничив доступ к сайту для каждой роли, насколько это требуется. Ведите список внешних контактов по проекту, чтобы все участники проекта могли легко найти адрес или номер телефона нужного человека.