Содержание
Введение 8
1.1 Цель разработки 9
1.2 Анализ средств автоматизации 9
1.3 Аналитический обзор 10
2. Похожие платформы 12
3. Что такое Alvex? 16
3.1 Управление бизнес-процессами 17
3.2 Управление проектами 19
3.3 Управление документами 21
4. Возможности Alvex. 23
4.1 Средства управления проектами 23
5 Специальный раздел 26
5.1 Постановка и описание выполненых задач 26
5.2 Требования к составу и параметрам технических средств: 29
5. Создание бизнес процессов для УГМТ. 30
5.1 Создание сайта 30
5.2 Управление реестрами документов 32
5.3 Регистрация документов и дальнейшая работа с ними 34
6. Запуск бизнес-процесса. Постановка произвольной задачи 35
6.1 Проверка результата выполнения задачи 38
7. Бизнес-процессы: Согласование документа 45
7.1 Запуск бизнес-процесса 45
8. Экономический раздел 53
9. Безопасность жизнедеятельности 59
9.1 Охрана труда 59
9.2 Ионизирующее излучение 59
9.3 Электростатическое поле 60
9.4 Воздействие электромагнитного поля 60
9.5 Высокий уровень шума 61
9.6 Видимое излучение экрана 61
9.7 Микроклимат помещения 62
9.8 Освещение рабочего места, блики и мерцания 63
9.8 Эргономические нормы при работе с компьютером 64
9.9 Правильная установка рабочего стола 64
9.10 Требование безопасности при работе на компьютере 65
9.11 Пожарная безопасность 68
Заключение 69
Список литературы 70
Введение
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании.
Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.
1. Общий раздел.
1.1 Цель разработки
Целью данного дипломного проекта является внедрение системы электронного документооборота, работающего на базе системы СЭД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинского горно-металлургический техникум.
1.2 Анализ средств автоматизации
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Мы будем рассматривать систему электронного документооборота Alfresco.