1. Общая характеристика

ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ЭКОНОМИКЕ

1.1. Информационные системы в экономике, понятие и значение

Предприятия в условиях рынка рассматривают информацию в качестве ценного ресурса, который следует хранить, использовать и защищать как любой другой вид собственности. В целях получения информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, предприятие создает информационную систему.

В современном понимании под информационной системой понимается автоматизированная информационная система, представляющая собой совокупность технических, программных средств и организационных мероприятий, предназначенных для автоматизации информационных процессов в профессиональной деятельности. Основными составляющими информационной системы являются информационные технологии и персонал.

Главная цель функционирования экономических информационных систем на предприятии – обеспечить руководство предприятия информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Экономическая информационная система состоит из взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. Состав подсистем зависит от структуры и хозяйственной деятельности предприятия. Например, информационные системы производственного предприятия включают следующие подсистемы: бухгалтерская, оперативного управления, финансового анализа, маркетинга, планирования, управления производством.

При этом бухгалтерская подсистема является наиболее важной, т.к. выполняет ведущую роль в управлении потоками информации о состоянии объекта управления и направлении их во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне предприятия.

Бухгалтерская информационная система предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия. В настоящее время в условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Прежде всего она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ.

Для этапа планирования бухгалтер должен предоставить информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация об отклонениях фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то по каким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относительно совершенствования системы управления предприятием. Главными пользователями бухгалтерской информацией являются руководство и менеджеры предприятия. На основе этой информации определяются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соответствие чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, себестоимость производимой продукции.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии управленческих решений.

Значение экономических информационных систем очевидно. Большинство авторов сходятся во мнении, что невозможно выразить полный эффект от внедрения системы автоматизации в деньгах. Предлагается выделить косвенные показатели эффективности, которые отражаются на результатах производственно-хозяйственной деятельности непосредственно, а за счёт повышения уровня управления, оперативности и действенности принимаемых решений, совершенствования всей информационной системы объекта, т.е. косвенным путём. Эти косвенные показатели практически невозможно оценить в денежных единицах. При расчёте экономической эффективности автоматизированной информационной системы возникает проблема преобразования эффекта такого рода в экономические показатели, для чего нужны специальные методы.

К таким показателям относят:

• повышение оперативности и актуальности информации;

• сокращение сроков решения отдельных задач и принятия управленческих решений;

• повышение качества информации, её точности, детальности, объективности, в том числе за счёт сокращения ошибок.

При этом повышаются:

– производительность труда и качество обслуживания клиента;

• углубление анализа, повышение качества аналитических отчётов, получение принципиально новых аналитических возможностей;

• снижение совокупного количества времени, затрачиваемого на подготовку документов, скорость выдачи выходных документов, отсутствие очередей;

• повышение качества обслуживания клиента;

• повышение эффективности маркетинговых компаний (в процессе общения с клиентом информация об источниках рекламы связывается с маркетинговой компанией);

• снижение дебиторской задолженности за счёт автоматического отслеживания выставленных счетов, сроков платежей, погашения задолженности;

• при автоматизации складского учёта – сокращение запасов на складах;

• усиление контроля, предотвращение хищений, злоупотреблений;

• эффект снижения влияния кадровой «текучки» на производственные показатели. Например, информация о клиентах остаётся в информационной базе, а не «уходит» вместе с менеджером;

• повышение коллективизма, улучшение деловой обстановки в результате открытости информации;

• повышение качества труда за счёт сокращения рутинных операций;

• повышение квалификации сотрудников при внедрении новых технологий;

• совершенствование работы аппарата управления;

• улучшение организации производства. Даже эстетичность рабочего кабинета (современный компьютер вместо печатной машинки) может оказать влияние на престиж предприятия, доверие к нему клиента, готовность квалифицированных кадров сотрудничать с этой фирмой.