4.4. Настройка плана счетов
Объекты метаданных вида «План счетов» становятся доступными в системе «1С:Предприятие 7.7», если установлена компонента «Бухгалтерский учет» или скопирован план счетов из типовой конфигурации.
Объектами данных этого вида являются бухгалтерские счета – учетные регистры, по которым будет выполняться группировка средств при работе с системой «1С:Предприятие 7.7».
Конфигуратор системы «1С:Предприятие 7.7» позволяет создавать практически неограниченное количество планов счетов. Все созданные в Конфигураторе планы счетов можно использовать одновременно.
Планы счетов в системе «1С:Предприятие 7.7» поддерживают многоуровневую иерархию «счет – субсчета». Количество уровней субсчетов в системе «1С:Предприятие 7.7» ограничивается только общей длиной кода счета, которая не должна превышать 255. Количество субсчетов, которые могут быть открыты к счету, также не ограничивается.
Система «1С:Предприятие 7.7» позволяет вести на любом счете или субсчете количественный, валютный и аналитический учет.
Для ведения аналитического учета в системе «1С:Предприятие 7.7» предназначены объекты метаданных вида «Виды субконто». Субконто называется объект аналитического учета, а видом субконто – множество таких объектов. В то же время не исключается ведение аналитического учета при помощи субсчетов.
К любому счету (субсчету) можно «прикрепить» до 5 разных видов субконто и, таким образом, вести аналитический учет на счете в любых необходимых разрезах. Количественный учет можно вести как на счетах (субсчетах), на которых ведется аналитический учет, так и без привязки к аналитике.
Валютный учет можно вести в нескольких валютах, их общее число практически не ограничивается.
В соответствии с составом плана счетов система «1С:Предприятие 7.7» автоматически организует систему хранения бухгалтерских итогов. Сама система хранения итогов недоступна для конфигурирования. Все изменения в итогах выполняются бухгалтерскими проводками. Итоговая информация извлекается средствами встроенного языка системы «1С:Пред-приятие 7.7», для этого в языке существуют методы получения остатков и оборотов по счетам как в денежном (рублевом и валютном), так и в количественном выражении; как в целом по счету или субсчету, так и с разбивкой по объектам аналитического учета.
Управление списком планов счетов
Вся работа с объектами метаданных вида «План счетов» ведется в окне «Конфигурация – Метаданные». Приемы создания, редактирования и удаления объектов метаданных вида «План Счетов» в основном совпадают с общими приемами управления объектами метаданных.
Чтобы получить доступ к другим объектам компоненты «Бухгалтерский учет», в конфигурации должен быть создан хотя бы один план счетов. После того как план счетов создан или скопирован, в конфигурации появляется документ «Операция», для объектов метаданных вида «Документ» появляется возможность устанавливать признак «Бухгалтерский учет».
В Конфигураторе для всех планов счетов могут быть заданы общие свойства: длина кода счета и наименования счета; максимальное количество субконто, которое может быть у одного счета (субсчета); а также выполнена настройка свойств аналитического, количественного и валютного учета.
Служебные объекты метаданных «Реквизит» могут использоваться для хранения любой дополнительной информации о счете или субсчете. Набор дополнительных реквизитов един для всех бухгалтерских счетов.
Бухгалтерские счета, как объекты данных, создаются в Конфигураторе. Каждый бухгалтерский счет относится к какому-либо из планов счетов.
При работе в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» конечный пользователь может добавлять собственные счета и субсчета в планы счетов и редактировать свойства счетов, однако он не сможет редактировать или удалять счета и субсчета, созданные в Конфигураторе.
Свойства планов счетов
Все свойства, которыми обладает объект метаданных вида «План счетов», можно разделить на две группы.
Первую группу образуют свойства, которые относятся к планам счетов как объектам метаданных. Эти свойства задают общие характеристики поведения планов счетов. Для редактирования этой группы свойств используется окно редактирования «Планы Счетов», которое вызывается двойным щелчком мыши на объекте «Планы Счетов» в дереве метаданных. В рассматриваемой конфигурации только один основной план счетов (рис. 5) и максимальное количество субконто, равное 2.
Изменения, вносимые в этом окне редактирования, действуют на все планы счетов.
Рис. 5. Свойства объекта «План счетов»
Свойства, относящиеся ко второй группе, задают индивидуальные характеристики конкретного плана счетов. К таким свойствам, помимо идентификатора и комментария, относится шаблон кода счета – условное обозначение структуры полного кода счета (включает код счета первого уровня, коды субсчетов всех уровней и разделители). Редактирование этих свойств выполняется либо в палитре свойств плана счетов, либо в окне редактирования, которое можно вызвать двойным щелчком мыши на идентификаторе плана счетов в дереве метаданных.
Максимальная длина кода счета – задает максимальную длину кода счета, который может быть указан в плане счетов. Код счета в общем случае представляет собой символьную строку вида:
<Код счета>. <Код субсчета>. <Код субсчета> ...
Общая длина кода счета в системе «1С:Бухгалтерия 7.7» ограничена 255 символами. В это значение входят: длина кода счета первого порядка, длины кодов счетов всех нижележащих порядков и разделители номеров счетов (точка).
Длина наименования счета – задает максимальную длину наименования счета.
Планы счетов – управляющие элементы этой группы предназначены для создания, редактирования и удаления планов счетов. Использование этих управляющих элементов в основном совпадает с общими приемами редактирования списков объектов метаданных. Единственное отличие: при нажатии кнопки «Изменить» будет вызвано окно редактирования «План счетов» для редактирования свойств плана счетов и редактирования бухгалтерских счетов.
Реквизиты счетов – управляющие элементы этой группы предназначены для создания, редактирования и удаления дополнительных реквизитов счетов. Использование этих управляющих элементов в основном совпадает с общими приемами редактирования списков объектов метаданных.
Количественный учет – только по аналитике – на практике количественный учет не имеет смысла без аналитического учета: например, нельзя вести количественный учет материалов «вообще» – обычно учитывают количество конкретного материала.
Однако, если предполагается вести аналитический учет с использованием субсчетов, а не субконто, может потребоваться указать ведение количественного учета на таком аналитическом субсчете. Чтобы предоставить пользователю такую возможность, служит опция «Количественный учет – только по аналитике».
Если эта опция выключена, то при редактировании планов счетов пользователь может устанавливать признак ведения количественного учета для тех счетов, на которых не ведется аналитический учет по субконто.
Основной план счетов – задает план счетов «по умолчанию» для конструкций встроенного языка, в которых можно указывать конкретный план счетов. Основной план счетов выбирается из списка планов счетов, существующих в конфигурации.
Компонента «Бухгалтерский учет» системы «1С:Предприятие 7.7» позволяет вести учет по нескольким планам счетов. Некоторые методы встроенного языка, добавляемые к системе этой компонентой, требуют передавать в качестве одного из параметров план счетов, для которого следует выполнить метод.
Например, метод СчетПоКоду () выполняет поиск бухгалтерского счета по коду счета. Вторым параметром этого метода можно указать план счетов, в котором необходимо искать счет. Если параметр не указан, поиск выполняется в плане счетов, установленном в элементе «Основной план счетов» окна редактирования «Планы Счетов».
Максимальное количество субконто – задает максимальное количество видов субконто, которое может быть «прикреплено» к одному счету или субсчету. Может принимать числовое значение от 0 до 5.
Замечание. Не следует устанавливать максимальное количество субконто большим, чем это реально требуется. На хранение и обработку данной информации расходуются дополнительные ресурсы системы.
При уменьшении значения этого показателя Конфигуратор не разрешит выставить количество субконто меньшее, чем реально прикреплено к какому-либо счету или субсчету в любом из существующих планов счетов.
Например, если значение показателя «Максимальное ко-личество субконто» равно 3, а в одном из существующих планов счетов к какому-либо счету или субсчету действительно «прикреплено» 3 вида субконто, то значение показателя нельзя будет поставить меньше 3.
Если требуется установить меньшее значение «Максимальное количество субконто», следует во всех существующих планах счетов «отключить» использование 3-го субконто у счетов.
Валютный учет – управляющие элементы, объединенные в группу «Валютный учет», служат для настройки справочника валют.
Ведение валютного учета в системе «1С:Предприятие 7.7» автоматически поддерживается компонентой «Бухгалтерский учет». Для любого счета (субсчета) в плане счетов можно указать признак ведения валютного учета. При вводе бухгалтерских проводок с использованием валюты пользователь обязательно должен указать, какая именно валюта используется, и ввести сумму в этой валюте. Система «1С:Предприятие 7.7» автоматически организует хранение бухгалтерских итогов (остатков и оборотов по счетам) и в рублевом, и в валютном выражении.
Для однозначной идентификации валют, используемых в учете, необходимо вести справочник этих валют. Применение справочника позволяет гибко управлять списком используемых валют и однозначно ссылаться на требуемую валюту при вводе проводок или при получении бухгалтерских итогов.
В качестве справочника валют в системе может выступать любой из существующих в конфигурации справочников. Обычно для ведения списка валют в конфигурации создают специальный справочник «Валюты». В простейшем случае он содержит один дополнительный реквизит (как правило, периодический) для хранения курсов валют.
Управляющие элементы группы «Валютный учет» позволяют указать, какой из справочников, существующих в конфигурации, будет использоваться в качестве справочника валют, и настроить другие параметры валютного учета.
В поле «Справочник валют» необходимо выбрать идентификатор одного из существующих в конфигурации справочников. Этот справочник будет использоваться компонентой «Бухгалтерский учет» в качестве справочника валют.
В поле «Курс» выдается список числовых реквизитов справочника, выбранного в поле «Справочник валют». Из этого списка необходимо выбрать идентификатор реквизита, в котором будут храниться курсы используемых валют. Если у справочника валют нет ни одного числового реквизита, такой реквизит необходимо создать.
При вводе проводок значение из этого реквизита будет использоваться для расчета суммы в рублях, если указана валютная сумма проводки.
Перед тем как объяснить назначение поля «Кратность», необходимо дать расшифровку самого понятия кратность.
Помимо привычного указания курса валюты «столько-то рублей за единицу валюты», для некоторых валют курс задается в виде «столько-то рублей за 100 (или 10 000, или 10) единиц валюты». В этом случае сумма в рублях вычисляется следующим образом: сумма в валюте умножается на курс и делится на 100 (или 10 000, или 10 – сколько указано). Этот делитель в системе «1С:Предприятие 7.7» называется кратностью валюты.
Поле «Кратность» позволяет указать, в каком реквизите справочника валют будет храниться кратность валюты. Так же, как и для курса валюты, это должен быть реквизит типа «число».
Если такой реквизит в поле «Кратность» указан, то при работе с системой «1С:Предприятие 7.7» в этом реквизите необходимо поставить коэффициенты для всех используемых валют. Для валют, не имеющих кратности, следует поставить 1. Вычисление рублевой суммы проводки по валютной сумме будет выполняться системой с использованием кратности.
Разделитель учета – компонента «Бухгалтерский учет» позволяет вести в одной информационной базе бухгалтерский учет одновременно для нескольких предприятий.
Для реализации такой возможности в объекте метаданных «Проводка» необходимо предусмотреть дополнительный реквизит (лучше, если этот реквизит будет иметь тип значения «Справочник»). При работе с системой «1С:Предприятие 7.7» в этот реквизит необходимо вводить то или иное значение, которое позволит разделять проводки, принадлежащие разным предприятиям.
Идентификатор этого реквизита необходимо выбрать в поле «Разделитель учета». Система «1С:Предприятие 7.7» автоматически организует систему хранения бухгалтерских итогов, разделяя их по значению указанного реквизита. При помощи встроенного языка информацию из итогов можно извлекать и по конкретному предприятию, и в целом – по всем предприятиям.