45. Сущность и виды коммуникаций, процесс коммуникации.

Коммуникация – передача информации от одного объекта к другому, причем субъектами могут быть отдельные личности, группы или организации.

Цель коммуникации – обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене.

Информационный обмен необходим при реализации любой из функций управления.

Коммуникация – важнейшее условие принятия обоснованных решений и играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.

По отношению к организации рассматривают внешнюю и внутреннюю коммуникации.

Внешние коммуникации представляют собой обмен информацией между организацией и ее внешней средой. У организаций есть разные средства обмена информацией с элементами внешнего окружения. Это могут быть выставки, личные продажи, реклама, социальные опросы

Кроме того, любая организация – объект государственного контроля и регулирования, поэтому ей регулярно приходится предоставлять информацию соответствующим органам.

Внутренняя коммуникация – информационные обмены, осуществляемые между элементами организации.

Внутри организации обмен информацией происходит между уровнями руководства (вертикальный) и между подразделениями (горизонтальная коммуникация)

С помощью вертикальной коммуникации информация передается от руководителей к подчиненным, работникам сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданий, изменении правил, стандартов и т.д.

Кроме того, информация передается в обратном направлении – от подчиненных к руководителям. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел, о результатах принятых решений, возникающих трудностях.

Так как организация состоит и множества подразделений, отделов, служб, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией, называемой горизонтальной коммуникацией.

Горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Существует формальная и неформальная коммуникация.

Коммуникация между руководителями и подчиненными - особый вид внутренней коммуникации. Они составляют большинство коммуникационных обменов.

Коммуникации типа руководитель – подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикально коммуникации

Формальная коммуникация возникает между работниками, связанными служебными отношениями.

Неформальные коммуникации основаны на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях, поэтому кроме официальной информации обращается еще и неформальна информация.

Неформальными коммуникациями часто пользуются руководители предприятия, чтобы выяснить реакцию сотрудников, на те или иные предполагаемые изменения.

Особенности неформальной коммуникации:

1. гораздо большая скорость распространения информации

2. значительно большая аудитория

3. сравнительно меньшая достоверность передаваемых данных

Слухи – всегда следствие недостатка информации, а большой обмен сведений, передаваемых с помощью слухов, свидетельствует о низкой эффективности системы коммуникации.

Процесс коммуникации можно представит при наличии следующих основных элементов:

1. Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой информации

2. сообщение – информация, имеющая определенную форму, и закодированная определенных символов

3. канал связи – средство передачи информации

4.получатель, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов.

1. Формулировка идеи – обмен информацией всегда начинается с формулировки идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает. Какую именно идею он хочет донести до адресата. Данный этап формулировки идеи определяет эффективность процесса коммуникации в целом. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения определить, что именно должен понять получатель.

2. Кодирование информации. Для того чтобы передать свою идею, отправитель с помощью символов, понятных получателю, должен закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве символов могут использоваться слова, жесты, рисунки, интонация.

3. Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает канал связи. К часто используемым каналам относится почта, телефон, компьютерные сети. Важно, чтобы выбранный канал связи соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией потеряет эффективность. При обмене информацией желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать сочетание каналов.

4. Декодирование информации и ее восприятие. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать ее.

Декодирование – перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы распознаны получателем, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею.

В силу ряда причин в процессе передачи информации, возникают различного рода искажения – шумы, способные изменить смысл сообщения.

Чтобы скомпенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией в коммуникационных обменах используется обратная связь.

Обратная связь – реакция получателя на принятое им сообщение.

Обратная связь необходима, чтобы понять на сколько правильно было воспринято и понято сообщение. Обратная связь реализуется в виде 2 завершающих этапов:

5. интерпретация

6. передача ответа

На данных этапах отправитель и получатель меняются местами. Для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько циклов.