Як створити представлення таблиць

Представлення таблиці — це запит, який зберігається базою даних. Деякі типи баз даних підтримують представлення таблиць, і для більшості операцій в базах даних представлення можна використовувати так само, як і таблицю.

1. У вікні відкритої бази даних натисніть елемент Таблицы в області База данных.

2. В області Задачи натисніть рядок Создать представление.

3. У вікні Конструктор представлений у віконці Добавить таблицы (рис.4.2.7) виберіть таблиці для поточної задачі.

4. У вікні бази даних відобразяться табличні блоки запиту (рис.4.2.8).

Примітка. Вибрані таблиці будуть показані у верхній частині вікна конструктора запитів. Розмір і порядок розташування вікон можна змінювати.

Представлення конструктора дозволяє створювати і редагувати запити бази даних.

Створення таблиці шляхом копіювання існуючої таблиці

Якщо таблиця, яку потрібно створити схожа на вже існуючу, то її можна отримати шляхом копіювання, а потім внесення змін.

1. Натисніть елемент Таблицы у вікні База данных, щоб побачити існуючі таблиці.

2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібній таблиці. У контекстному меню виберіть Копировать.

3. Розмістіть курсор миші нижче цієї таблиці, натисніть правою кнопкою і виберіть пункт Вставить з контекстного меню. Відкриється вікно Копирование.

4. Змініть ім'я таблиці і натисніть Далее.

5. Натисніть кнопку > для переміщення всіх полів з лівого вікна в праве і натисніть Далее.

6. Так як всі поля вже мають необхідний формат, то не треба вносити жодних змін. Проте, якщо зміни потрібні, то це треба зробити зараз. (Після створення таблиць за допомогою майстра можливості їх зміни обмежені. У будь-якому випадку не можна змінювати первинний ключ. Можна додавати нові поля і видаляти існуючі поля, змінювати тип поля при його створенні, а також і пізніше, якщо це не первинний ключ. Після занесення даних в базу даних, при видаленні поля будуть вилучені всі дані, які знаходяться в ньому. При створенні нової таблиці треба звертати увагу на створення полів з правильними іменами, довжиною і форматом до занесення в них даних.) Натисніть кнопку Готово. Буде створена нова таблиця.

Режими створення таблиць

Для створення таблиць в MS Access передбачено кілька режимів, які обираються зі списку діалогу Нова таблиця:

• Режим таблиці — застосовується для заповнення і редагування полів таблиці.

• Конструктор — режим для задання структури таблиці, тобто імен полів і типів даних.

• Майстер таблиць — створення таблиці за допомогою програми майстра.

• Імпорт таблиць — створення таблиці шляхом введення даних із зовнішнього файла (іншої бази даних, електронних таблиць).

• Зв'язування таблиць — встановлення зв'язку між базою даних Access і даними із зовнішнього файла; в цьому режимі зміни в зовнішніх даних переносяться до бази даних Access.Серед усіх режимів створення таблиць найчастіше використовують режим Конструктора.

Створення таблиці в режимі таблиці:

1. Вибрати пункт Режим таблиці (Режим таблицы).

2. Натиснути кнопку ОК.

3. Двічі клацнути в полі імені стовпця і ввести назву.

4. Ввести інформацію в рядки таблиці.

5. Натиснути на кнопці Зберегти (Сохранить).

6. Ввести ім‘я таблиці і натиснути ОК.

Створення таблиці в режимі конструктора:

1. Вибрати пункт Конструктор (Конструктор).

2. Натиснути кнопку ОК.

3. Ввести ім‘я поля.

4. Вибрати тип поля.

5. Визначити властивості поля.

6. Задати при потребі опис поля.

7. Повторити ті ж кроки для всіх необхідних полів.

8. Натиснути на кнопці Зберегти (Сохранить).

9. Ввести ім‘я таблиці.

Робота з майстром таблиць:

1. Вибрати пункт Майстер таблиць (Мастер таблиц).

2. Натиснути кнопку ОК.

3. У вікнах майстра створення таблиць необхідно:

• вибрати зразки таблиць і поля з них за допомогою кнопок < (переміщає виділене поле у список Поля нової таблиці (Поля новой таблицы)), << (переміщає усі поля з списку Зразки полів (Образцы полей) у список Поля нової таблиці (Поля новой таблицы)), > (знищує виділене поле з списку Поля нової таблиці (Поля новой таблицы)), >> (знищує всі поля із списку Поля нової таблиці (Поля новой таблицы));

• задати ім‘я таблиці і визначити спосіб встановлення ключа (автоматично Access чи самостійно);

• вказати дії після створення: відкрити таблицю для зміни структури, безпосереднього введення даних чи введення даних за допомогою форми.

• Переміщення між цими вікнами здійснюється за допомогою кнопок Назад (Назад), Далі (Далее). Зупинити процес створення БД можна за допомогою кнопки Відмінити (Отменить), а завершити за допомогою кнопки Готово (Готово).

51