Введення даних до таблиці та їх форматування

Дані вводять у клітинки таблиці, починаючи з позиції курсору. В міру заповнення клітинки її розміри по вертикалі автоматично збільшуються. Переміщення між комірками таблиці здійснюється за допомогою миші або різних комбінацій клавіш керування курсором, які наведені нижче.

Комбінації клавіш

Виконувана операція

Tab Перехід до наступної клітинки

Shift+ Tab Перехід до попередньої клітинки

Ctrl+ Tab Вставлення символу табуляції

Alt+Home Перехід до першої клітинки рядка

Alt+End Перехід до останньої клітинки рядка

Alt+PgUp Перехід до верхньої клітинки стовпця

Alt+PgDn Перехід до нижньої клітинки стовпця

Форматування табличних даних виконується аналогічно форматуванню звичайного тексту. Спочатку їх виділяють, а потім форматують, використовуючи команди Основне - Шрифт/Абзац/Стилі тощо.

Редагування таблиці

Таблиці редагують, щоб надати їм привабливішого і досконалішого вигляду. Редагування включає: зміну ширини стовпців та висоти рядків; вставлення окремих клітинок, рядків, стовпців і вилучення їх; форматування даних таблиці; зовнішнє оформлення таблиці тощо. Усі процедури редагування виконують при виділених певних елементах таблиці натисненням правої клавіші миші.

34

До текстового документу можна додати векторні, растрові зображення, діаграми, схеми, інші текстові документи тощо. Щоб вставити до тексту потрібний об’єкт можна скористатись відповідною командою меню Вставка або натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів «Малювання», яка за звичай знаходиться в нижній частині вікна Word (додати панель інструментів: меню Вигляд ? Панелі інструментів).

Панель інструментів "малювання" Кожен з об’єктів має певні властивості: розмір зображення, спосіб обтікання текстом, колір заливки, товщина, тип та колір ліній межі, розташування на сторінці тощо.

Діалогове вікно "Розмір малюнка" Діалогове вікно "Положення малюнка в тексті" Змінити колір заливки, товщину, тип та колір ліній об'єкта

Більшість цих властивостей можна змінювати за допомогою:

1.Меню Формат\Об’єкт;

2.Контекстне меню\Формат малюнка;

3.Панелі інструментів «Малювання»;

4.Панелі інструментів «Настроювання зображення»

Робота з растровими зображеннями

Зображення в текст можна вставляти:

•з колекції картинок Microsoft – кнопка Кнопка "Додати картинку" (Додати картинку);

•з будь-якого місця на диску – кнопка Кнопка "Додати малюнок" (Додати малюнок) ? вказати шлях до зображення;

•безпосередньо зі сканера – Вставка ? Малюнок? Зі сканера або камери.

Щоб настроїти вигляд зображення можна скористатись інструментами на панелі «Настройка зображення», за допомогою яких можна налаштувати яскравість та контрастність, обрізати, повернути, змінити режим відображення (чорно-біле, відтінки сірого тощо), обтікання текстом, формат, розміри малюнка та зробити певні області зображення прозорими.

Робота з діаграмами та схемами

До текстового документу можна додавати різні діаграми та схеми скориставшись відповідною кнопкою Кнопка "Додати діаграму" на панелі інструментів «Малювання» чи меню Вставка.

Після додавання діаграму можна відформатувати, виділивши необхідний фрагмент схеми і скориставшись стандартними для зображень методами (контекстне меню, меню Формат, панель інструментів).

Переходячи за допомогою миші від одного елементу схеми до іншого її потрібно заповнити текстом, відформатувати який можна за допомогою форматування абзаців та символів.

Створення векторних зображень

Засобами текстового процесора Microsoft Word можна створювати найпростіші векторні зображення чи власні діаграми і схеми.

Векторні зображення – це зображення, які складаються з окремих об’єктів – графічних примітивів: відрізків, кривих, ламаних, прямокутників, многокутників, овалів тощо.

Об’єкти можуть накладатись один на одного, утворюючи багатошарове зображення.

Автофігури. При створення векторних зображень використовують автофігури, яким задають потрібні властивості (колір, тип і товщину ліній, об’єм, тінь – відповідні кнопки на панелі інструментів «Малювання») та розміщують в необхідному порядку.

Якщо потрібної фігури немає серед автофігур, її можна намалювати самостійно, скориставшись інструментами Крива, Полілінія, Мальована лінія (Автофігури ? Лінії

Алгоритм створення власного графічного примітиву:

1.Вибрати необхідний інструмент Автофігури ? Лінії ? Крива;

2.Намалювати ескіз-заготовку, яка приблизно відображає контури об’єкта;

3.За необхідності лінію можна перетворити в суцільну: Контекстне меню об’єкта ? Замкнути лінію;

4.Малювання (Контекстне меню примітива) ? Почати зміну вузлів;

5.За допомогою команд контекстного меню кожного вузла, змінюючи їх властивості та видаляючи не потрібні, задати необхідну форму примітиву.

Алгоритм малювання власного графічного примітиву Готовий примітив

Для малювання примітивів зручно використовувати сітку (Малювання ? Сітка ? вказати необхідні параметри), за допомогою клітинок якої можна вказувати розміщення вузлів малюнка.

Так як векторний малюнок по своїй суті – це віртуальна аплікація, окремі елементи якої накладаючись один на один і розміщуючись необхідним чином (кожен елемент розміщується на окремому шарі), утворюють всю картину, то після того, як всі примітиви будуть створені, їх потрібно розмістити по порядку один відносно одного. Для цього можна скористатись командою Малювання (Контекстне меню) ? Порядок ? вибрати необхідний пункт.

Коли малюнок вже буде повністю оформлений (або частина малюнка буде готова), його елементи необхідно згрупувати, щоб, наприклад, при переміщенні зображення – рухався весь малюнок, а не окремі його примітиви. Для цього потрібно:

1.Виділити кожен примітив зображення, утримуючи кнопку Shift;

2.Виконати команду Малювання (Контекстне меню) ? Групувати

Об’єкт WordArt

Для додавання різноманітних надписів в документі можна скористатись об’єктом WordArt WordArt .

Вибравши бажаний об’єкт з колекції Word, потрібно ввести і відформатувати текст (вказати шрифт, розмір, накреслення).

Як і в інших графічних об’єктів у об’єкта WordArt можна змінювати властивості: розміщення в тексті, колір заливки, товщину, тип, колір ліній тощо. Для цього можна скористатись командою меню Формат (контекстне меню) ? Об’єкт WordArt або інструментами панелі «Малювання».

Варто звернути увагу на властивість зміни кольору для заливки – Способи заливки, а для ліній – Візерунчасті лінії: за допомогою цих команд об’єкти можна зафарбовувати найрізноманітнішими кольорами і візерунками.

До оформлення документу можна також віднести оздоблення його рамкою та зміну його фонового зображення.

Щоб помістити текст документу в рамку, потрібно вибрати бажаний тип рамки, її колір, товщину та вказати фрагмент тексту, до якого її застосовують, в меню Формат ? Межі та заливка ? Сторінка.

За допомогою меню Формат ? Фон можна змінювати фоновий колір чи фонове зображення документів, а також додавати фонові підписи.

35

Призначення та запуск

При розв’язанні задач, зв’язаних з обробкою даних, зручно подавити дані у вигляді таблиць, які складаються з рядків і стовпчиків. Вони дають змогу виконувати бухгалтерські, математичні розрахунки, розв’язувати задачі з планування, прогнозування та оптимізації виробництва.

Розвиток програмного забезпечення комп’ютерів вплинув і на галузь табличних обчислень. Для роботи з табличними даними є сучасні програми, які назвали електронними таблицями.

ЕТ (англ. Spreadsheets) – клас прикладних програм, які призначені для опрацювання інформації, поданої в табличний формі.

Основним призначенням ЕТ є введення даних й обробка за формулами.

ЕТ Excel – це потужна програма загального призначення, що входить в інтегрований пакет MS Оffice. Іншими відомими програмами електронних таблиць є Lotus 1-2-3, Super Calc, Quattro Pro.

Основні функції Excel:

• Введення і редагування даних; форматування табличних даних.

• Виконання обчислень за формулами

• Графічне зображення даних, (побудова графіків, діаграм)

• Робота з списками(пошук даних)

• Колективна робота з таблицями (обмін файлами в локальній мережі, спільне використання і захист даних)

Запуск Excel:

• Завантаження програми Excel через головне меню (Пуск – Програми - MS office - MS Excel)

• Клацання по позначці Excel на панелі MS office (якщо така є)

• Подвійне клацання по піктограмі Excel на робочому сталі.

Структура вікна програми Excel

Після завантаження програми Excel з’являється вікно, яке містить:

• Рядок заголовка (він містить кнопки керування вікном – праворуч, а ліворуч – позначку системного меню)

• Рядок меню ( пункти файл, правка, вид, вставка, формат, сервіс, окно, справка)

• Панель інструментів – стандартне

• Панель інструментів – форматування

• Рядок формул – це панель, що використовується для введення і редагування змісту комірки. Ліворуч від рядка формул знаходиться поле імені, у якому відображується ім’я виділеної комірки або елемент діаграми.

• Робоча частина аркуша. Робоча частина складається з комірок і заголовків рядків і стовпців.

• Рядок стану. В крайній лівій позиції цього рядка відображується індикатор режимів роботи Excel: готово, ввод, правка.Готово – Excel очікує введення даних. Ввод – введення даних. Правка – редагування даних

• Смуги прокручення

Редагування, форматування і збереження даних

Прийоми редагування:

• Якщо введення даних до комірки вже завершено (але клавіша Enter була натиснута), то для очищення комірки виділіть її й натисніть Delete або Back Space;

• Для заміни даних на нові виділіть комірку і наберіть у ній нові дані;

• Для редагування у середині комірці активізуйте комірки, а потім зробіть подвійне клацання по комірці або натисніть F2 у комірці з’явиться курсор;

• Для редагування у рядку формул активізуйте комірку, клацніть у рядку формул і замініть дані.

Завершується редагування натисканням на клавішу Enter або клацанням поза коміркою, що редагується.

Форматування даних

Під форматом комірок у Excel розуміється великий набір параметрів: шрифт, зображення тексту, колір літер, вирівнювання, заливання, обрамлення, тощо).

• Завдання параметрів шрифту. Змінити шрифт, розмір можна активізувати комірку або діапазон і скористатися кнопками на панелі форматування. Ширші можливості для задання шрифту має вкладка для завдання шрифту (к-ди- Формат – ячейки- шрифт)

• Вирівнювання даних.

За умовчанням текст у комірках вирівнюється по лівому, а числа, дати і час – по правому краю комірки. Щоб змінити спосіб вирівнювання, виділіть комірки і скористайтесь кнопками на панелі форматування або командою Формат – Ячейки – вкладка Выравнивания.

• Обрамлення таблиці

Виділити таблицю і виконати команду Формат – ячейки – Границы. Вибрати тип ліній, вид лінії

Зберігання робочої книги

Зберігання робочої книги здійснюється командою Файл – Сохранить как. У вікні Сохранения документа задати місце розташування файла, його ім’я і розширення.

Діаграми і графіки Excel

Для наочного відображення даних служать діаграма і графіки. Вони розміщуються на робочому аркуші і дають можливість порівнювати дані, виявляти закономірності.

Створення діаграми

• На робочому аркуші виділіть комірки з даними, що мають бути відбиті на діаграмі.

• Клацніть по кнопці Мастер діаграм на панелі інструментів або скористайтеся командою меню Вставка – Диаграмма.

• У першому діалозі (крок) слід обрати тип і вид діаграми і натиснути Далее.

• У другому діалозі на вкладці. Діапазон даних буде зазначено діапазон комірок із даними для побудови діаграми. У разі потреби цей діапазон відкоригуйте і клацніть по кнопці Далее.

• У третьому діалозі слід задати назву діаграми, підписи осей, розміщення легенди, тощо. Натиснути кнопку Далее.

• У останньому, четвертому, задати розміщення діаграми і натиснути Готово. Положення діаграми на аркуші можна відкоригувати простим перетягуванням. (Колір, тип ліній, маркери вибирають за допомогою контекстного меню – к-да Формат рядов данных).

36

Робоча книга

Файл у Microsoft Excel називається робочою книгою. Робоча книга складається з робочих аркушів, імена яких ( Лист1, Лист2, … ) виведені на ярликах у нижній частині вікна робочої книги (мал.2). Натискаючи по ярликах, можна переходити від аркушу до аркушу усередині робочої книги. Для прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч горизонтальної координатної лінійки:

–перехід до ярлику першого аркушу;

–перехід до ярлику попереднього аркушу

–перехід до ярлику наступного аркушу;

–перехід до ярлику останнього аркушу

Робочий аркуш являє собою таблицю, що складається з 256 стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки – цифрами. Кожне вічко таблиці має адресу, що складається з імені рядку й імені стовпця. Наприклад, якщо вічко знаходиться в стовпці F і рядку 7 , то воно має адресу F7 .

Виділення елементів таблиці

Одне з вічок таблиці завжди є активним, активне вічко виділяється рамкою. Щоб зробити вічко активним, потрібно клавішами керування курсором підвести рамку до цього вічка або натиснути на ньому мишею.

Для виділення декількох суміжних вічок необхідно установити покажчик миші на одному з вічок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох несуміжних груп вічок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші вічка

Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю ділянку.

Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути Ctrl і, не відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.

Заповнення вічок

Для уведення даних у вічко необхідно зробити його активним і увести дані з клавіатури. Дані з'являться у вічку та у рядку редагування (мал. 8 ). Для завершення уведення слід натиснути Enter або одну з клавіш керування курсором. Процес уведення даних закінчиться й активним буде сусіднє вічко

Щоб відредагувати дані у вічку, необхідно:

1.зробити вічко активним і натиснути клавішу F2 , або двічі натиснути у вічку мишею;

2.у вічку з'явиться текстовий курсор, який можна пересунути клавішами керування курсором у потрібне місце і відредагувати дані;

3.вийти з режиму редагування клавішею Enter

Увага! Перед виконання будь-якої команди Microsoft Excel слід завершити роботу з вічком, тобто вийти з режиму уведення або редагування

Скасування операцій

Для скасування останньої операції над даними необхідно в меню Правка вибрати команду Отменить … або натиснути кнопку . Якщо натиснути на стрільці поруч із цією кнопкою, то розкриється перелік операцій, виконаних у поточному сеансі. Натиснувши на імені однієї операції, можна скасувати її та усі операції виконані після неї.

Щоб повернути останню скасовану операцію, слід у меню Правка вибрати команду Повторить … або натиснути кнопку . Для перегляду переліку скасованих операцій слід натиснути на стрільці поруч із цією кнопкою.

Створення робочої книги

Для створення нової робочої книги у меню Файл вибрати команду Создать . У діалоговому вікні, що розкрилося, (мал. 9 ) вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK . Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга . Для створення робочої книги на основі шаблону Книга можна натиснути кнопку .

Відкриття робочої книги

Подпись:Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку , після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа (мал.11) . У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення xls і значки на мал.10 . Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов .

Збереження робочої книги

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або натиснути кнопку . При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа (мал.12) . У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла – формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить .

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

Закриття робочої книги

Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файл команду Закрыть або натиснути кнопку вікна книги.

Завершення роботи з Microsoft Excel

Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно програми

37

Клітинка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:

• числовий, включаючи дату і час;

• текст;

• формула.

1. Числовий тип.

Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове. Для цілого числа допустимо використовувати цифри 0 . 9, а також знаки + і -. Дійсне число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову частини. Число з експонентою складається з мантиси і порядку, розділених латинською літерою е або Е.

Наприклад: 4.89Е+04=4.89*104=48900. Мантиса — 4.89, порядок — 4. Число з експонентою трактується як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку.

Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ / і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то слід ввести на її місце 0. Дата вводиться у форматі ДД/ММ/РРРР, а час — у форматі ГГ:ХХ:СС.

При індикації чисел у полі клітинки форма їх представлення залежить від ширини стовпця. У стандартному форматі в клітинці розміщується вісім символів. Цілі числа Excel виводить у формі цілого, навіть якщо вони введені у формі з експонентою. Якщо зображення числа містить більше ніж вісім символів, то воно округлюється. Якщо і це не допомогає, то число виводиться у формі з експонентою.

Слід пам'ятати, що в оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, що задана при його введенні.

2. Текстовий тип.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо Excel може інтерпретувати введені дані як число або формулу, то даним має передувати апостроф (наприклад, якщо вводиться текст 1234, який може сприйнятися як число, тоді рядок введення повинен мати вигляд 1234). Якщо введений у клітинку текст довший, ніж ширина клітинки, то він розповсюдиться вправо на сусідні клітинки, якщо вони порожні. Якщо сусідні справа клітинки не порожні, то текст на екрані урізається, однак у пам'яті комп'ютера цей текст зберігається повністю. При встановленні прапорця Переносить по словам вкладки Вьіравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це вікно викликається командою Формат/ячейки) текст буде переноситись, займаючи в клітинці декілька рядків.

3. Формула.

Формула починається із символу ''=''і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса клітинки (посилання на клітинку), функція. В полі клітинки після введення формули може відображатись або формула, або значення, обчислене за формулою. Вид відображення залежить від того, чи включена опція Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметри. Це вікно викликається комадною Сервис/Параметрн.

Якщо у результаті введення числа або обчислень за формулою клітинка заповнюється символами ''#'', то це означає, що ширина колонки недостатня для виведення значення.

38

Функції і формули в середовищі Excel

Поняття формули в MS Excel

Необхідні обчислення та аналіз даних задаються за допомогою формул.

Формула може містити у собі операнди, оператори та функції. Як операнди можуть виступати константи різноманітних типів, посилання на клітинки або області таблиці, імена діапазонів.

Оператори

Excel розрізняє 4 типи операторів.

Арифметичні оператори

Використовуються для виконання арифметичних операцій та повертають як результат числове значення.

+, – – додавання, віднімання,

*, / – множення, ділення,

% – визначення значення відсотку,

^ – піднесення до степеня.

Оператори порівняння

Використовуються для порівняння значень і повертають як результат логічне значення ІСТИНА або ХИБНІСТЬ.

= – дорівнює,

<, > – менше, більше,

<= – менше або дорівнює,

>= – більше або дорівнює,

<> – не дорівнює.

Текстовий оператор

Використовується для з’єднання (злиття, конкатенації) текстових значень.

& – з’єднання текстових даних.

Адресні оператори

Використовуються для побудови діапазону значень, об’єднання та перетину діапазонів.

Введення формули

Для уведення формули:

· Помістіть покажчик клітинки на клітинку, у якій и хочете ввести формулу.

· Вставте як перший символ знак рівності.

· Введіть частину формули аж до першого посилання, як звичайний текст.

· Задайте посилання на клітинку (або діапазон клітинок). Це можна зробити або уведенням з клавіатури, або за допомогою миші, клацнувши на потрібній клітинці. Для завдання діапазону можна виділити його за допомогою миші.

· Після уведення іншої частини формули, завершіть уведення натисканням клавіші <Enter>.

Формули масиву

Excel дозволяє будувати формули, результатом обчислення яких є не одне скалярне значення, а цілий масив (сукупність) значень. Наприклад, у множину вбудованих функцій входять функції для роботи з матрицями: обчислення добутку матриць, оберненої матриці. Можна записати і свої власні формули, що застосовуються до діапазонів клітинок, результатом обчислення яких буде діапазон клітинок. Наприклад, =F4:F9–G4:G9.

Для уведення подібних формул:

· Виділіть діапазон клітинок, що повинні містити результати обчислення формули масиву. Розмірність виділеного діапазону повинна відповідати кількості значень, що повертаються формулою.

· Введіть потрібну формулу, вказуючи посилання на діапазони клітинок, що повинні використовуватися в обчисленнях.

· Завершіть уведення формули натисканням сполучення клавіш <Ctrl+Shift+Enter>.

Excel помістить формулу масиву у фігурні дужки, що є ознакою формули масиву. У клітинках виділеного діапазону будуть представлені результати обчислення формули.

Excel завжди інтерпретує масив як єдине ціле та не дозволяє змінити окремі клітинки масиву. Проте можна задати для окремих клітинок різноманітні параметри форматування. Клітинки не можуть бути переміщені з масиву, а нові клітинки – добавлені у масив.

Поняття функції в MS Excel

Меню Вставка/Функция

З’являється діалогове вікно майстра функцій. Вверху знаходиться категорія функції. Внизу можна вибрати потрібну функцію. Нижче визначення даної функції. В залежності від вибраної функції з’явиться наступне діалогове вікно, в якому потрібно ввести аргументи функції i клацнути мишкою на ОК. Функція буде введена в активну комірку таблиці.

Найбільш вживані функції:

Математичні функції:

ABS(X) - обчислюється абсолютне значення (модуль) X.

COS(X) - обчислюється COSX;

SIN(X) - обчислюється SINX;

КОРЕНЬ(число) – повертає значення квадратного кореня

СУММ(число1;число2; ...) – знаходить суму чисел в інтервалі комірок

СТЕПЕНЬ(число;степень) – повертає результат піднесення числа до степеня.

МУМНОЖ(Массив1;Массив2) – обчислює добуток двох матриць. Результатом буде діапазон вільних комірок, в якому кількість рядків така, як у першої матриці-множника, а кількість стовпців – як у другої матриці-множника.

МОПРЕД(масив) - обчислює визначник матриці. Визначник – це величина, що характеризує квадратну матрицю і може бути обчислена тільки для квадратної матриці.

МОБР(масив) – обчислює обернену матрицю. Обернена матриця використовується лише для квадратної матриці, визначник якої не дорівнює нулю.

ТРАНСП(масив) – обчислює транспоновану матрицю. У транспонованій матриці кількість рядків дорівнює кількості стовпців початкової матриці, а кількість стовпців = кількості рядків.

Статистичні функції

МАКС(число1;число2; ...) - повертає найбільше значення із списку аргументів, логічні і текстові значення ігноруються.

МИН(число1;число2; ...) - повертає найменше значення із списку аргументів, логічні і текстові значення ігноруються.

СРЗНАЧ(число1; число2; ...) - повертає середнє арифметичне своїх аргументів, які можуть бути числами, іменами, масивами або посиланнями на комірки з числами.

Ранг(число; посилання; порядок) - повертає ранг числа в списку чисел. Ранг числа – це положення його величини у впорядкованому списку. Якщо список відсортувати, то ранг числа буде його позицією в списку.

ЧАСТОТА(масив даних; двійковий масив) - повертає розподіл частот у вигляді вертикального масиву. Для кількості значень і кількості інтервалів частотний розподіл підраховує, скільки початкових значень потрапляє в коже інтервал.

Логічні функції

ЕСЛИ(лог_вираз;значення істини;значення хиби) - якщо умова виконується повертає значення істини, не виконується – хиби.

И(логічне значення1;лог.значення2;...) - повертає значення істини, якщо усі аргументи мають значення істина; повертає значення хиби, якщо хоча б один з аргументів має значення хиба.

ИЛИ(логічне значення1;логічне значення2; ...) – повертає значення істина, якщо хоча б один з аргументів має значення істина; повертає хибу, якщо всі аргументи мають значення хиба.

39

Копіювання і переміщення вмісту вічок

Виконання операцій копіювання і переміщення в Excel має ряд специфічних особливостей в порівнянні з тим, як вони виконуються в інших додатках Microsoft Office. Наприклад, при копіюванні вмісту вічка в інші додатки Microsoft Office, наприклад Word з буфера обміну Microsoft Office вставляється значення, а не формула. У даному розділі розглянуті операції копіювання і переміщення вмісту вічок, що не містять формули. Операції копіювання і переміщення формул розібрані в главі 16.

Копіювання або переміщення вічок за допомогою команд меню або кнопок панелі інструментів Стандартна

Для копіювання або переміщення вмісту вічка або його частини в інше вічко виконаєте наступні дії:

1. Виділите копійоване вічко.

2. Виберіть команду Копіювати (Сміттю) у меню Правка (Edit) якщо необхідно скопіювати вміст вічка. Аби перемістити дані, виберіть в цьому ж меню команду Вирізувати (Cut) . Довкола вічка з'явиться рамка, що біжить, показує, що її вміст поміщений в буфер обміну. Аналогічний результат буде отриманий, якщо після виділення даних натискувати кнопку Копіювати (Сміттю) або Вирізувати (Cut) на панелі інструментів Стандартна .

3. Клацніть вічко, в яке потрібно скопіювати або перемістити дані.

4. Виберіть команду Вставити (Paste) у меню Правка (Edit) або натискуйте кнопку Вставити (Paste) на панелі інструментів Стандартна .

При копіюванні і переміщенні даних можна користуватися командами контекстного меню, яке з'явиться після клацання правою кнопкою миші виділеного вічка або діапазону вічок.

Якщо перед тим, як вставити вміст вічка, виділити не одне вічко, а діапазон, то вміст вічка буде скопійований у всі вічка діапазону. Пам'ятаєте, що при копіюванні або переміщенні нові дані замінять інформацію, що зберігалася у вічках.

Копіювання або переміщення діапазонів

Щоб скопіювати або перемістити вміст діапазону, виконаєте наступні дії:

1. Виділите копійований діапазон.

2. Виберіть команду Копіювати (Сміттю) у меню Правка (Edit) аби скопіювати вміст діапазону, Якщо необхідно перемістити дані, виберіть в цьому ж меню команду Вирізувати (Cut) . Довкола діапазону з'явиться рамка, що біжить. Аналогічний результат буде отриманий, якщо після виділення даних натискувати кнопку Копіювати (Сміттю) або Вирізувати (Cut) на панелі інструментів Стандартна (Standard).

3. Виділите такій же конфігурації діапазон на будь-якому робочому аркуші або виділите вічко, яке розміщуватиметься у верхньому лівому кутку скопійованого (переміщеного) діапазону.

4. Виберіть команду Вставити (Paste) у меню Правка (Edit) або натискуйте кнопку Вставити (Paste) на панелі інструментів Стандартна.

Слід зазначити, що якщо конфігурація діапазону, в який буде вироблена вставка, не буде повністю відповідає початковому, то копіювання не буде вироблено. З'явиться повідомлення: Дані не можуть бути вставлені із-за невідповідності форми і розмірів області вирізки і області вставки...

Використання маркера заповнення

Перетягнете маркер заповнення на сусідні вічка, в які ви хочете дообенкетувати дані. Вічка будуть виділені кольором. Вміст вічка буде повторений у всіх виділених вічках після того, як ви відпустите кнопку миші.

Якщо дані можуть бути продовжені у вигляді ряду, наприклад, числа, дати або елементи призначеного для користувача списку автозаповнення, то їх копіювання за допомогою маркера заповнення приведе до приросту значень в межах виділеного діапазону. В цьому випадку виділите початкове значення і перетягнете маркер заповнення, утримуючи такою, що натискує клавішу Ctrl.

Перетягання маркера заповнення вліво або вгору від виділення і зупинка в межах виділеного діапазону (до перетину лівого або верхнього кордону аркуша) приведе до стирання виділених даних, але збереженню формату.

Переміщення і копіювання вмісту вічок за допомогою миші

Для переміщення вмісту вічок на нове місце, виділите вічка і вкажіть на рамку виділеного блоку так, щоб покажчик набрав вигляду стрілки, направленої під кутом вгору. Утримуючи такою, що натискує ліву кнопку миші, перетягнете вічко або блок вічок до лівого верхнього вічка області вставки. Після переміщення вічок на нове місце всі дані, що містяться в області вставки, будуть заміщені.

Якщо необхідно скопіювати вічка, то перед тим, як натискувати ліву кнопку миші, натискуйте клавішу Ctrl і не відпускайте її до тих пір, поки не закінчите перетягання. Після натиснення клавіші Ctrl поряд з покажчиком з'явиться знак «+». Аби перемістити або скопіювати вічка в іншу книгу або у віддалене місце, виділите вічка і виберіть команду Вирізувати (Cut) для переміщення або команду Копіювати (Сміттю) для копіювання. Перейдіть на інший аркуш книги, вкажіть лівий верхній кут області вставки, а потім виберіть команду Вставити (Paste).

Копіювання даних усередині рядка або стовпця

Для копіювання даних усередині рядка або стовпця виділите вічка, що містять дані, які необхідно скопіювати, і протягнете маркер заповнення по заповнюваних вічках. Всі значення, що існували раніше, або формули, а також формати, в заповнюваних вічках будуть заміщені.

Аби швидко заповнити активне вічко вмістом вічка, розташованого вище, натискуйте клавіші Ctrl+D. Аби заповнити вмістом вічка зліва, натискуйте клавіші Ctrl+R.

Запобігання втраті даних при копіюванні діапазону, що містить порожні вічка

Аби уникнути втрати даних при копіюванні діапазону, що містить порожні вічка, виділите вічка, які потрібно скопіювати і натискуйте кнопку Копіювати (Сміттю). Вкажіть лівий верхній кут області вставки. У меню Правка (Edit) виберіть команду Спеціальна вставка (Paste Special) і встановите прапорець пропускати порожні вічка (Skip blanks).

Копіювання і переміщення вічок із зрушенням діапазону, що заміщається

У зв'язку з тим, що при копіюванні (вставці) діапазону всі дані, що містяться в області вставки, будуть заміщені, в деяких випадках з'являється необхідність перемістити вміст вічок з цієї області. Excel дозволяє виробити вставку вічка або діапазону із зрушенням вмісту області вставки вниз або управо.

Аби забезпечити зрушення вічка або діапазону, розташованих в області вставки, виділите вічка і вкажіть на рамку виділеного блоку так, щоб покажчик набрав вигляду стрілки, направленої під кутом вгору, натискуйте кнопку миші і клавіші Shift+Ctrl, а потім перетягнете на необхідне місце.

У момент перетягання разом з покажчиком буде видна лише нижній або бічний кордон вихідного діапазону і адреса поточного розташування діапазону (вічка). Звернете увагу, що після завершення операції спочатку треба відпускати кнопку миші, а потім клавіші Shift+Ctrl.

Використання контекстного меню для переміщення або копіювання вмісту вічок

Якщо при переміщенні виділеного вічка або діапазону за допомогою миші утримувати такою, що натискує її праву кнопку (при цьому покажчик матиме вигляд стрілки, направленої під кутом вгору), то після перетягання на екрані з'явиться контекстне меню з набором команд, забезпечуюче переміщення або копіювання вічок: Перемістити (Move Here) Копіювати (Сміттю Млості), Копіювати лише значення (Сміттю Млості as Values Only), Копіювати лише формати (Сміттю Млості as Formats Only), Зрушити вниз і скопіювати (Shift Down and Copy) і тому подібне

Команда Копіювати лише формати (Copy Here as Formats Only) з контекстного меню, приведеного вище забезпечує перенесення лише формату даних без копіювання значень. Так, після копіювання формату вічка С5, що містить число у фінансовому форматі, у вічко Е8, дані, введені у вічко Е8, матимуть той же формат. Відповідно команда Копіювати значення (Copy Here as Values Only) дозволяє копіювати лише значення без копіювання формату.

Якщо перетягувати маркер заповнення, утримуючи такою, що натискує праву кнопку миші, на екран буде виведено контекстне меню з параметрами заповнення. Для копіювання або переміщення виділеного діапазону на інший аркуш книги за допомогою миші при правій кнопці, що натискує, необхідно утримувати клавішу Alt.

Копіювання і переміщення вічок з клавіатури

При копіюванні і переміщенні вічок з клавіатури скористайтеся поєднанням клавіш, вказаних поряд з командами меню або традиційно використовуваними Windows-программами:

• копіювати — Ctrl+C або Ctrl+Insert;

• вирізувати — Ctrl+Ч (Ctrl+X) або Shift+Delete;

• вставити — Ctrl+M (Ctrl+V) або Shift+Insert.

При перетяганні, а також при виборі команд Вирізувати (Cut) або Копіювати (Сміттю) і Вставити (Paste), Excel повністю копіює вічко, включаючи формули і повертані ними значення, примітки і формати. Якщо область копіювання містить приховані вічка, вони також будуть скопійовані.

Пошук і заміна даних

При роботі з великими таблицями пошук тих, що цікавлять вас даних без використання спеціальних засобів може зайняти багато часу. Засоби пошуку і заміни в Excel дозволяють знайти, а якщо необхідно і замінити в таблицях інформацію, що цікавить вас. Якщо в документі виділити фрагмент тексту, то пошук і заміна даних вироблятиметься лише в цьому фрагменті.

Пошук даних

Розглянемо призначення елементів діалогового вікна Знайти і замінити.

• У полі Знайти (Find what) вводиться символ, текст або поєднання символів, які ви хочете знайти.

• Список, що розкривається Переглядати (Search) дозволяє задати напрям пошуку: по рядках (By Rows) (є видимими по черзі всі рядки) або по стовпцях (By Columns). Для зміни напряму пошуку натискуйте клавішу Shift і, утримуючи її, натискуйте кнопку Знайти далі (Find Next). В більшості випадків пошук рекомендується вести по стовпцях.

• Прапорець Враховувати регістр (Match case) дозволяє шукати лише ті значення, в яких в полі і у вічку збігаються рядкові і прописні букви.

• Список, що розкривається Зона пошуку (Look in) визначає зону пошуку: формули (Formulas) — пошук вибраної інформації в текстах формул, значення (Values) — пошук серед значень вічок примітки (Comments) — в текстах приміток.

• Установка прапорця Вічко цілком (Find entirely cells only) дозволяє вести пошук вічок, вміст яких повністю збігається із значенням, приведеним в полі Знайти. Якщо немає повного збігу, то вічко не буде вказано.

• Кнопка Формат (Format) дозволяє шукати елементи форматування. Введіть шуканий текст, вставте з буфера обміну або виберіть із списку. Аби додати до тексту форматування, натискуйте кнопку Формат. Невдалий пошук може бути обумовлений умовами пошуку форматування, що збереглися після попереднього пошуку. Для видалення цих умов в списку, що розкривається, поряд з кнопкою Форматом виберіть Зняти форматування (Clear Find Format).

• Натискуйте кнопку Знайти далі (Find Next) для проведення пошуку вниз. Якщо при натисненні цієї кнопки утримувати клавішу Shift, то пошук проводитиметься вгору по документу. Знайдена група символів буде виділена.

Якщо діалоговим вікном Знайти і замінити (Find and Replace) буде закрита потрібна вам частина документа, то пересуньте діалогове вікно, утримуючи такою, що натискує кнопку миші, після установки покажчика на заголовку вікна.

Діалогове вікно Знайти і замінити (Find and Replace) можна прибрати з екрану, натискує клавішу Esc або клавіші Alt+F4.

Для пошуку файлів і веб-сторінок, розташованих на автономному комп'ютері, в локальній мережі, на веб-сервері-сервері або на сервері Exchange 2000 можна використовувати області завдань Звичайний пошук файлів (Basic search) (мал. 4.10) і Розширений пошук файлів (Advanced Search) (мал. 4.11)які розглянуті в главі 4 в розділі «Пошук файлів».

Заміна символів

Для автоматизації заміни одного або декількох символів, слова або фрагмента тексту встановите покажчик на те місце, звідки почнете заміну, виберіть в меню Правка (Edit) команду Замінити (Replace) . Для відображення на екрані діалогового вікна Знайти і замінити (Find and Replace) з відкритою вкладкою Замінити (Replace) з клавіатури (мал. 14.16) натискуйте поєднання клавіш Ctrl+p (Ctrl+H).

Поля Знайти (Find what) , Переглядати (Search) прапорці Учитивать.регистр (Match case) і Вічко цілком (Find entirely cells only) кнопки Формат (Format), Параметри (Options ) і Знайти далі (Find Next) мають те ж призначення, що і на вкладці Знайти, розглянутою вище.

• У полі Замінити на (Replace with) введіть поєднання символів, які замінять символи, вказані в полі Знайти (Find what). Для видалення з документа символів, вказаних в полі Знайти, поле Замінити на залиште незаповненим.

• Для заміни даних натискуйте кнопку Замінити (Replace) . Після того, як заміна буде вироблена, у вікні Excel буде виділений наступний фрагмент.

• Кнопку Замінити все (Replace All) використовуйте для автоматичної заміни всіх входжень шуканих символів в документі, якщо немає необхідності підтверджувати кожну заміну клацанням кнопки Замінити. Після виконання операції з'явиться вікно з повідомленням про кількість вироблених замін.

Автозаміна

Для автоматизації введення у вічка фрагментів тексту і малюнків, що повторюються, виправлення помилок при введенні символів можна використовувати діалогове вікно Автозаміна (AutoCorrect) розглянуте в главі 5 в розділі «Автозаміна».

40

Створення, збереження і відкриття книги Excel

При запуску програми Excel автоматично відкривається новий документ, який називається «Книгою».

Вона складається з декількох листів (як правило, три). Надалі, по ходу роботи з програмою, можна відкривати або створювати нові книги, кількість яких практично не обмежена.

Кількість вікон в книзі - 4.

Кількість кольорів в книзі - 16 мільйонів кольорів (32_битовый спектр з повним доступом до 24_битовому спектру).

Попередній перегляд. При попередньому перегляді Excel видає на екран зображення листів у тому вигляді, в якому вони будуть друкуватись на папері. Для переходу в режим перегляду слід виконати команду Файл/Предваритель­ный просмотр або натиснути кнопку Просмотр у діалогових вікнах Печать чи Параметры страницы. При цьому відкривається вікно діалогу Предваритель­ный просмотр.

У вікні зображується одна чи декілька сторінок листа, що друкується (кількість сторінок залежить від вибраного масштабу).

Зверху розміщено ряд кнопок. Кнопки Далее і Назад дозволяють прокру­чувати зображувані сторінки, кнопка Масштаб — змінювати масштаб зобра­ження. Кнопка Страница . викликає вікно діалогу Параметры страницы, а кнопка Печать . — вікно Печать. Кнопка Поля дозволяє встановити поля сторінки.

Друкування листів. Для друкування слід виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать на панелі інструментів Стандартная. Перехід у режим друкування можливий з вікон діалогу Параметры страницы і Пред­варительный просмотр при натискуванні кнопки Печать При цьому відкривається вікно діалогу Печать.

У полі Имя цього вікна можна вибрати тип принтера. Поле Вывести на печать дозволяє вибрати одну з опцій:

Выделенный диапазон — друкує діапазон чарунок, який був виділений попередньо;

Выделенные листы — друкує активний лист, або групу виділених листів. Для виділення групи листів слід натиснути клавішу [Ctrl] і, утримуючи її, клацнути мишею по ярликах тих листів, які потрібно виділити;

Всю книгу — друкує всі листи книги.

Поле Печатать дозволяє вказати діапазон сторінок, які друкуються, а поле Число копий — число копій сторінок. Встановлення опції Печать в файл дозволяє зберегти друк у вигляді файла. Цей файл можна потім надрукувати поза середовищем Excel.

41

Відкриття робочої книги

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку , після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа (мал.11) . У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення xls і значки на мал.10 . Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов .

Збереження робочої книги

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або натиснути кнопку . При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа (мал.12) . У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла – формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить .

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

Закриття робочої книги

Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файл команду Закрыть або натиснути кнопку  вікна книги.

Завершення роботи з Microsoft Excel

Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно програми   ( натиснути кнопку r вікна програми або комбінацію клавіш Alt + F4 ) .

42

Створення діаграм

Діаграми призначені для візуалізації цифрових даних, аналізу структури табличних даних, виявлення динаміки і тенденції процесу, який відображений в таблиці даних.

Microsoft Excel має широкі можливості для створення і побудови діаграм різноманітних типів. У комірках діапазону міститься безліч значень і «заголовки» для цих значень.

Безліч значень, які потрібно відобразити на діаграмі називають ряд даних, а положення конкретних значень у ряді даних задають категорії.

Різниця між рядом даних і категорією полягає в тому, що ряд даних - це безліч значень, які наносяться на діаграму, а категорії є "заголовками" для цих значень. Тому при побудові діаграми потрібне чітко собі уявляти, що в конкретному випадку є поряд даних, а що категоріями. Ті значення, які потрібно відобразити на діаграмі, будуть ряд даних.

Перед побудовою діаграми необхідно:

Визначити мету побудови діаграми.

Виділити дані листа, які потрібно відобразити на діаграмі.

Визначитися, де оформити діаграму - на окремому листі або листі з таблицею даних.

Визначити тип діаграми для відображення даних

Типи діаграм

Excel підтримує стандартні і нестандартні типи діаграм, кожний з яких може мати декілька різновидів.

Діаграма з областями

Надання тенденцій сумарних значень даних у вигляді різноколірних областей за певний період.

Серії даних відображаються у вигляді забарвлених областей. Особливість таких діаграм полягає в тому, що Excel розміщує ці забарвлені області одну поверх іншої. Область першої серії даних створюється шляхом нанесення на діаграму лінії, що відображає дані цієї серії, з подальшим закрашенням або затемненням області. Область другої серії даних будується інакше. Спочатку малюється лінія, що відображає сумарні дані першої і другої серії, а потім закрашується область між першою і другою лініями. Решта серій даних відображається на діаграмі подібним же чином. Для побудови лінії третьої серії даних використовується сума значень трьох перших серій даних, після чого закрашується область між другою і третьою лініями і т.д. Таким чином, ці діаграми краще всього відображають зміну в часі. Наприклад, якщо діаграма відображає об'єм продажів основних конкурентів в певному сегменті ринку, то діаграма з областями відобразить зміну в часі об'єму продажів у всій цій області бізнесу. Крім того, діаграми з областями відображають, хоч і не так добре зміна в часі щодо внеску кожної серії в їх загальну суму. Якщо повернутися наприклад діаграми доходів основних конкурентів в деякій області бізнесу, то діаграма з областями дозволить виявити, наприклад, наступну: «Об'єм продажів конкурента А як і раніше росте, але його внесок в загальний сумарний об'єм по всій галузі зменшується».

Лінійна діаграма

Горизонтальне порівняння різноманітних категорій даних.

На лінійній діаграмі кожне значення даних відображається окремою горизонтальною лінією. Оскільки на лінійній діаграмі для кожного значення даних використовується окремий маркер, вони виявляють і дозволяють порівнювати окремі значення даних. Ці діаграми зручні тоді, коли категорією даних не є час.

Гістограма

Вертикальне порівняння різноманітних категорій даних.

Гістограма має ті ж властивості і особливості, що і лінійні діаграми. Вони і виглядають майже також, за винятком того, що дані на них відображаються вертикальними, а не горизонтальними маркерами. Як і лінійні діаграми, гістограми використовують окремий маркер для відображення кожного елементу даних. Завдяки цьому вони виділяють певні значення даних, надаючи користувачу можливість їх порівнювати. Вони (гістограми) зручні для порівняння окремих значень, що змінюються в часі.

Графік

Відображення динаміки зміни ряду значень по даній категорії за певний період часу.

На графіках елементи даних однієї серії відображаються у вигляді складної лінії.

Кільцева діаграма

Порівняння складових частин одного цілого по одній або декількох категоріях.

Кільцеві діаграми схожі на кругові, але|та| дозволяють відобразити більше однієї серії даних, поміщаючи кожну з серій, що відображаються, в концентричні кільця. Кожен елемент даних представлений сегментом кільця. Сегмент, що представляє дуже мале значення, ставатиме все більше у міру того, як концентричне кільце віддалятиметься від центру. Візуально порівняти значення в різних серіях украй важко.

Кругова діаграма

Відображення відносин між складовими частинами одного цілого.

На круговій діаграмі можна відобразити тільки одну серію даних. На такій діаграмі кожен елемент даних відображається сегментом круга відповідного розміру. Кругові діаграми не такі зручні, як інші типи діаграм. На ній складно відобразити серії даних більш ніж десяти значень, оскільки сегменти круга стануть дуже малі за розміром.

Пелюсткова діаграма

Відображення зміни даних або їх частота щодо центральної крапки.

На пелюсткових діаграмах значення даних відрізняються на радіусах, що витікають із загального центру, причому така діаграма має стільки радіальних осей, скільки елементів даних налічується в одній серії. Точки значень даних кожної серії об'єднуються в одну лінію. На перший погляд, пелюсткові діаграми здаються досить складними для аналізу, але вони дозволяють точно визначити кожне значення даних в серії, оскільки кожна точка даних розташовується безпосередньо на осі. Ще одну гідність пелюсткових діаграм - можливість порівняти сукупні значення, тобто підсумкові значення всіх серій даних.

Точкова діаграма

Відображення типу зв'язку між двома і більш рядами даних

Дозволяє візуально аналізувати або одну і більш серії залежних даних, або, взаємозв'язок між двома і більш незалежними серіями даних.

Об’ємна

Відображення набору даних за допомогою тривимірних поверхонь.

Ці діаграми дають можливість виявити взаємозалежність, що існує як між окремими серіями даних, так і серед даних однієї категорії .

Діаграму можна будувати на активному листі або на новому.

Для створення діаграми на активному листі належить скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопку Майстер діаграм на панелі інструментів Стандартна. При цьому на екрані з'являється вікно Майстер діаграм крок 1 з 4. Майстер діаграм створює діаграму в загальному випадку за чотири етапи. На нервом етапі вибирають тип і вид діаграми, на другому - указують або уточнюють діапазон даних для діаграми і визначають, які розміщені ряди даних: у рядках або стовпцях. На третьому етапі встановлюють параметри діаграми, на четвертому - указують, де потрібно розмістити діаграму: на окремому листі, або поточному активному листі, на якому знаходиться таблиця з даними.

У Excel існує два способи швидкого створення діаграм:

натиснути|натискувати| клавішу [F11]. У книзі створюється окремий лист з ім'ям Діаграма 1.

виконати команду Вставка —> Діаграма і у вікні діалогу Майстер діаграм крок 1 з 4 натиснути кнопку Готово, або прийняти за умовчанням всі установки майстра діаграм.

Діаграма має ряд типових елементів:

заголовки - це назва діаграми і заголовки осі значень і осі категорій;

осі координат - вісь OY (вісь 1), вісь значень, вісь ОХ (вісь 2) - вісь категорій;

діаграма - виділена прямокутна область для побудови діаграми;

область побудови діаграми - прямокутна область, обмежена осями, призначена для розміщення власне діаграми;

легенда - текстове поле з описом рядів даних;

точка даних - елемент ряду даних, який відповідає значенню одного комірки в електронній таблиці:

мітки даних - значення елементів ряду даних або назви категорій;

шкала - числові ділення на осі значень;

сітка - вертикальні і горизонтальні лінії, паралельні осям координат;

напис - текстові поля, з поясненнями окремих елементів діаграми;

стрілка - графічний об'єкт, створений за допомогою кнопки із стрілкою на панелі інструментів Малювання

Редагування діаграм

Діаграма може знаходитися в трьох станах:

перегляду, коли діаграма виділена по периметру прямкутником;

переміщення, зміни розміру або видалення, коли діаграма по периметру выділена прямокутником з маленькими чорними квадратами (маркерами);

редагування, коли діаграма виділена по периметру штриховою рамкою

Переміщення і зміна розмірів діаграми

Побудовану діаграму можна перемістити в інше місце листа і змінити її розміри, виділивши її. Для виділення діаграми потрібно клацнути лівою кнопкою миші у області діаграми. При цьому навколо діаграми з'явиться прямокутна рамка з маркерами у вигляді чорних квадратів у вершинах і на середині кожної із сторін прямокутника.

1Для зміни розмірів діаграми необхідно:

2Виділити діаграму.

Сумістити покажчик миші з одним з маркерів і перемістити маркер у напрямі покажчика стрілки. Для зміни висоти або ширини потрібно переміщати маркери на серединах відповідних сторін, а переміщення маркерів, які знаходяться у вершинах рамки, приведе до одночасної зміни розмірів висоти і ширини прямокутної рамки.

3. Для переміщення діаграми потрібно встановити на діаграму покажчик миші, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її. перемістити діаграму на нове місце, потім відпустити кнопку миші.

В процесі редагування можна змінити всю діаграму або окремі її елементи.

1). Для зміни всієї діаграми спочатку слід виділити її, а потім клацнути мишею по кнопці Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. При зміні діаграми доступні ті ж параметри, що і при її створенні: можна вибрати новий тип діаграми, задати новий діапазон комірок з даними, додати нові дані в діаграму, додати| або видалити заголовки, лінії сітки і підпису даних, змінити розміщення легенди і ін.

Для швидкого доступу до команд, які дозволяють встановити параметри діаграми, виконати форматування елементів діаграми, додати в діаграму нові об'єкти призначені панелі інструментів Діаграми, Форматування і Малювання.

Панель інструментів Діаграми має наступні кнопки, перераховані зліва направо:

список елементів діаграми;

форма вибраного елементу;

тип діаграми;

додати/видалити легенду;

додати/видалити таблицю даних;

дані розміщені по рядках;

дані розміщені по стовпцях;

текст зверху вниз;

текст від низу до верху.

2) Зміна типу діаграми

Для зміни типу діаграми потрібно викликати контекстне меню діаграми (для цього клацнути мишею у вільній області діаграми) і в ньому вибрати команду Тип діаграми. У діалоговому вікні, що з'явилося, серед стандартних і нестандартних типів діаграм вибирають потрібний.

Для зміни типу діаграми можна також скористатися кнопкою Тип діаграми. В результаті відкриється список типів діаграм, з якого можна вибрати потрібний. Відмітимо, що в ньому відсутній список нестандартних діаграм і окремі види стандартних типів.

3). Додавання або видалення даних з діаграми.

Якщо електронна таблиця і діаграма знаходяться на одному листі, тоді додати дані в діаграму можна за допомогою миші шляхом перетягування їх з таблиці на діаграму. Цим методом можна скористатися тільки в тих випадках, коли дані на робочому листі і діаграму можна бачити синхронно. У інших випадках потрібно скористатися командою Додати дані.Для цього потрібно виконати наступні дії:

виділити діаграму, якщо вона знаходиться на тому ж листі, що і таблиця, або активізувати лист з діаграмою, якщо вона знаходиться на окремому листі;

виконати команду Діаграма>Додати дані;

у полі Діапазон відкритого вікна діалогу Нові дані ввести діапазон нових даних, включаючи заголовки, або за допомогою миші виділити цей діапазон в таблиці;

перевірити правильність посилань на комірки в полі Діапазон і клацнути по кнопці ОК. В результаті діаграма буде оновлена.

Для видалення ряду даних з діаграми потрібно його виділити на діаграмі і натиснути клавішу Del.

4). Налагодження параметрів діаграми.

Для зміни параметрів діаграми потрібно її виділити, а потім виконати команду Діаграма> Параметри діаграми, або клацнути правою кнопкою миші у вільному місці у області діаграми і вибрати з контекстного меню команду Параметри діаграми. У діалоговому вікні, що з'явилося:

на вкладці Заголовки можна ввести назва діаграми і заголовки осей;

на вкладці Осі можна додавати або видаляти осі;

на вкладці Лінії сітки можна задати відображення ліній сітки на діаграмі;

на вкладці Легенда можна відобразити, видалити або змінити розміщення легенда, встановивши один з перемикачів (внизу, в правому верхньому кутку, вгорі, справа

зліва). Розміщення легенди також можна змінити|поміняти|, якщо перемістити її за допомогою миші; s за допомогою опцій вкладки Підпису даних можна нанести на діаграму модулі

значень з таблиці або процентні значення від загальної суми значень ряду;

у діаграмі можна відобразити таблицю даних, для якої побудована діаграма. Для цього потрібне на вкладці Таблиця даних встановити відповідний прапорець. Оскільки таблиця даних включає інформацію, представлену на діаграмі, то легенду можна прибрати з діаграми.

5). Зміна порядку рядів даних на діаграмі.

Порядок|лад| розміщення рядів на діаграмі відповідає порядку розташування даних в таблиці. Якщо значення першого ряду більш ніж значення другого, то другий ряд даних на об'ємній діаграмі буде закритий для огляду першим рядом , який на діаграмі буд зображений на передньому плані.

Для зміни порядку рядів даних на діаграмі потрібно виконати наступні дії:

клацнути правою кнопкою після відповідного ряду даних;

з контекстного меню вибрати команду Формат рядів даних;

у відкритому вікні на вкладці Порядок рядів за допомогою кнопок Вгору, Вниз змінити порядок розташування виділеного ряду даних;

натиснути кнопку ОК.

Зміни, які відбудуться на діаграмі після перестановки рядів даних можна побачити у вікні попереднього перегляду.

44

Встановлення режиму перенесення слів всередині комірки.

1.Відкрити пункт меню Формат.

2.Вибрати команду Комірки.

3.Вибрати вкладку Выравнивание.

4.В полі Отображение ввімкнути режим «Переносить по словам».

5.Натиснути кнопку «ОК».

Об'єднання кількох комірок в одну

1.Відкрити пункт меню Формат.

2.Вибрати команду Комірки.

3.Вибрати вкладку Выравнивание.

4.В полі Отображение ввімкнути режим «Обединение ячеек».

5.Натиснути кнопку «ОК».

Автоформат. Даний засіб дає можливість застосовувати наперед заготовлені формати до великих діапазонів комірок і до цілих списків.

Виділити необхідний діапазон комірок.

Формат/Авто формат.

У діалоговому вікні Автоформат вибрати необхідний зразок і натиснути кнопку ОК. Якщо не потрібно застосовувати всі формати, то слід натиснути на кнопку Параметрыі зняти непотрібні нам прапорці (формат чисел, шрифт, выравнивание, рамки, узоры ширину и высоту).

Копіювання формату комірок, стовбців і рядків.

Виділити вихідну комірку (діапазон).

Натиснути на кнопку Формат по образцу на панелі інструментів Форматирование.

Виділити комірку чи діапазон в які потрібно скопіювати формат.

Стиль – це набір параметрів форматування, який зберігається під своїм ім’ям і дає можливість значно спростити і прискорити процес форматування.

1)Створення і редагування стиля в Excel.

Формат/Стиль

В діалоговому вікні Стиль, в полі Имя стиля слід ввести ім’я ново стиля і натиснути на кнопку Изменить.

В діалоговому вікні Формат ячеек слід відкоригувати необхідні параметри і натиснути ОК

2)Застосування стилю

Виділити діапазон комірок

Формат/Стиль

В полі Имя стиля вибрати необхідний стиль і натиснути ОК

3) Знищення стиля

Формат/Стиль

В полі Имя стиля вибрати необхідний стиль

45

База даних – це інформаційна модель, що містить дані про об’єкти та їх властивості. БД зберігають інформацію про групи об’єктів з однаковими властивостями. Приклади використання: в бібліотеці – для обліку книг, в поліклініці – для обліку хворих, в школі – для зберігання інформації про учнів тощо.

Система управління базою даних (СУБД) – це програмне забезпечення для роботи з БД, призначене для організації, зберігання, обробки та пошуку інформації. Функції СУБД: а) створення і редагування БД; б) пошук інформації в БД; в) виведення інформації на екран, на друк чи розміщення в мережі.

46

У порівнянні з розглянутими вище моделями реляційна модель жадає від СКБД набагато більш високого рівня складності. У ній робиться спроба позбавити програміста від виконання рутинних операцій по керуванню даними, настільки характерних для ієрархічної й мережної моделей.

У реляційній моделі база даних являє собою централізоване сховище таблиць, що забезпечує безпечний одночасний доступ до інформації з боку багатьох користувачів. У рядках таблиць частина полів містить дані, стосовні безпосередньо до запису, а частина - посилання на записі інших таблиць. Таким чином, зв'язки між записами є невід'ємною властивістю реляційної моделі.

Кожен запис таблиці має однакову структуру. Наприклад, у таблиці, що містить опис автомобілів, у всіх записів буде той самий набір полів: виробник, модель, рік випуску, пробіг і т.д. Такі таблиці легко зображувати в графічному виді.

У реляційній моделі досягається інформаційна й структурна незалежність. Записи не зв'язані між собою настільки, щоб зміна однієї з них торкнулося інших, а зміна структури бази даних не обов'язково приводить до перекомпіляції працюючих з нею додатків.

У реляційних СКБД застосовується мова SQL, що дозволяє формулювати довільні, нерегламентовані запити. Це мова четвертого покоління, тому будь-який користувач може швидко навчитися становити запити. До того ж, існує безліч додатків, що дозволяють будувати логічні схеми запитів у графічному виді. Все це відбувається за рахунок жорсткості вимог до продуктивності комп'ютерів. На щастя, сучасні обчислювальні потужності більш ніж адекватні.

Реляційні бази даних страждають від розходжень у реалізації мови SQL, хоча це й не проблема реляційної моделі. Кожна реляційна СКБД реалізує якусь підмножину стандарту SQL плюс набір унікальних команд, що ускладнює завдання програмістам, які намагаються перейти від однієї СКБД до іншої. Доводиться робити нелегкий вибір між максимальною переносимістю й максимальною продуктивністю. У першому випадку потрібно дотримуватися мінімального загального набору команд, підтримуваних у кожній СКБД. У другому випадку програміст просто зосереджується на роботі в даній конкретній СКБД, використовуючи переваги її унікальних команд і функцій.

Запити Створити запити в Access можна вручну або за допомогою майстра запитів. Майстер запитів

1.У вікні БД відкрити вкладку Запросы.

2.Натиснути кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый запрос.

Сортування

Результати запиту можна сортувати за одним або декількома полями. За умовчанням дані відображаються в порядку, встановленому для ключового поля першої вибраної таблиці. Якщо ключового поля немає, дані відображаються в порядку відбору записів. Щоб задати порядок сортування даних, треба натиснути в рядку Сортировка, відкрити список і вибрати По возрастанию або По убыванию. Текстові дані сортуються за зростанням від А до Я, а числові - від 0 до 9. За спаданням дані сортуються в зворотному порядку: текстові від Я до А, а числові - від 9 до 0.

Порядок сортування за декількома полями визначає пріоритет полів. Крайнє зліва поле з увімкненим сортуванням має найвищий пріоритет, а крайнє справа - найнижчий.

Запити можна зберігати так, як і інші об'єкти Access.

^ Запит на вибірку

1. У рядку «Поле» клацніть у правій частині клітки на стрільці, що указує вниз, і виберіть ім'я полю, по якому буде здійснюватися запит. Якщо запит здійснюється по полях з різних таблиць, то спочатку клацніть у рядку«Таблиця» і вкажіть потрібну таблицю, що дозволить обмежити список полів у рядку «Поле». Якщо запит буде здійснюватися по декількох полях, відобразите їхні імена у вільних клітках рядка «Поле».

2. Простежте, щоб у рядку «Вывод на экран» прапорець відображався б галочкою.

3. У рядку «Условие отбора» введіть критерії вибору. (Для завдання діапазону значень у вікні Конструктора запитів можуть бути використані оператори: > (більше), >= (не менш), < (менше), <= (не більш) і Between (Вираження1),and (Вираження2) як з текстовими і числовими полями, так і з полями дат). Для введення умови вибірки можна використовувати вікно Построитель выражений (кнопка Построить панелі інструментів чи відповідна кнопка контекстного меню).

^ Запит з параметром (параметричний запит)

1. Відкрийте в режимі Конструктора вікно запиту і додайте в нього таблицю. Створіть запит, «перетягнувши» необхідні поля в бланк запиту і задавши умову вибору.

2. Як умову введіть параметр, поміщений в квадратні дужки (наприклад, [Введіть назву] чи >[Вище якого росту?]).

3. Виберіть команду Запрос, Параметры.

4. У вікні Параметры запроса, що з'явилося, введіть без квадратних дужок параметр (для точності введення скористайтеся «швидкими» клавішами копіювання і вставки з буфера обміну) і укажіть відповідний йому тип даних. Натисніть ОК.

5. Натисніть кнопку Запуск панелі інструментів.

6. У вікні, що з'явилося, укажіть значення параметра.

7. Результат запиту буде містити тільки ті записи, що задовольняють заданому значенню параметра.

^ Поля, що обчислюються, в запитах

Запит можна використовувати для виконання розрахунків і підведення підсумків з вихідних таблиць. Для створення полів, що обчислюються, використовуються математичні і строкові оператори. При цьому Access перевіряє синтаксис вираження й автоматично вставляє наступні символи:

1. квадратні дужки ([...]), у них полягають імена елементів керування;

2. знаки номерів (#), у них полягають розпізнані дати;

3. лапки (""), у них полягає текст, що не містить пробілів чи знаків пунктуації.

Поле, вміст якого, є результатом розрахунку по змісту інших полів, називається полем, що обчислюється. Поле, що обчислюється, існує тільки в результуючій таблиці. Загальний формат полю, що обчислюється, виглядає так: Ім'я полю, що обчислюється, Вираження для створення полю, що обчислюється.

Наприклад: Прибуток:[Доход]-[Витрата].

Створення полю, що обчислюється, здійснюється шляхом простого уведення вираження для обчислення в комірку «Поле» порожнього стовпця бланка запиту. Після виконання запиту поле, що обчислюється, засноване на цьому вираженні, виводить на екран результат обчислень, а не саме вираження.

1. У рядок «Поле» порожнього стовпця бланка запиту введіть вираження, що починається зі знака «=» і, що складається з імен полів, записаних у квадратні дужки і якої-небудь арифметичної чи іншої операції.

2. Після виконання запиту в результуючій таблиці з'явиться нове поле з назвою «Виражение 1», використовуваним як ім'я обчислення вираження.

У режимі конструктора запиту зміните ім'я «Виражение!» на більш значиме.

47

Різні способи створення нової таблиці в СУБД MS Access. Описати спосіб створення нової таблиці в режимі Майстер таблиць.

В Access є 4 способи створення таблиць: за допомогою “конструктора” таблиць; за допомогою “мастера створення таблиць”, “в режимі таблиці”(«режим вводу даних») та “в режимі імпорт таблиць”.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.

Вікно БД ? Вкладинка Таблиці ? Создать ? Майстер таблиць

Або

Головне меню ? Вставка ? Таблиця ? Создать ? Майстер таблиць

В цьому вікні користувачу пропонується вибрати поля для таблиці з набору «стандартних» полів, сгрупованих по категоріях.

1. вибрати категорію Деловие або Личние

2. В списку Образи таблиц виділити подходящу таблицю

3. Вибрати потрібні поля, переміщаючи їх у список Поля новой таблици. Можна перейменувати поля, клацнувши на Переименовать поле

4. Натискуємо Далі або Готово

5. В наступних вікнах (якщр натиснули далі), можна вуазати ключові поля, та встановити зв’язки з іншими таблицями БД.

Створення нової таблиці.

Щоб створити нову таблицю, насамперед відкрийте базу даних, для якої вона призначена. Потім клацніть на вкладці Таблицы, а в ній клацніть на кнопці Создать. Тоді Access відобразить діалогове вікно Нова таблиця (Рис. 3).У Access застосовують наступні методи створення таблиць:

• Режим таблиці. Нову таблицю створюють шляхом введення даних безпосередньо в порожню базу данных, подобно введенню даних в електронну таблицю. Після завершення введення даних і збереження таблиці Access автоматично переглядає дані, а потім створює поля відповідних типів і форматів. Якщо користувач раніше не створював таблиць або дані уже готові до застосування, цей метод дуже корисний.

• Конструктор. У цьому режимі таблицю створюють із самого початку, вибираючи імена, типи і формати полів. Метод максимально гнучкий і надає можливість повного контролю над створенням таблиці.

• Майстер таблиць. Майстер автоматично створює таблиці, опираючись на попередньо заданий список типових таблиць. Користувач надає майстру інформацію про потрібну таблицю, і майстер допомагає її створити.

• Імпорт таблиць. Якщо потрібні дані вже зберігаються в іншій програмі чи іншій базі даних Access, але бажано постійно зберігати їх у новій таблиці, імпортування даних - найкраще рішення. При імпортуванні Access копіює дані у вихідному місцеположенні і автоматично створює таблицю даних, опираючись на характеристики даних у попередньому місці збереження.

• Зв’язок з таблицями. Нагадує імпорт таблиць, проте дані залишаються на колишньому місці (скажемо, в іншому додатку), а в базі даних Access створюється таблиця, з якої до них можна отримувати доступ, а також редагувати і переглядати їх.

Отже як було сказано вище, так як метод створення таблиць за допомогою конструктора є найбільш гнучкий розглянемо його детальніше.

Створення і модифікація таблиць у режимі Конструктор.

Незалежно від методу створення таблиці її можна модифікувати в режимі Конструктор Рис. 4. (Пам'ятайте, режим Конструктор призначений для модифікації таблиць. Не плутайте його з опцією Режим таблиці призначеної для введення даних.)

У режимі Конструктор теж можна створити таблицю, почавши з порожньої таблиці. Для цього клацніть на вкладці Таблиці, а потім на кнопці. Створити. Далі виберіть режим Конструктор. Тоді Access створює порожню таблицю, відображену в режимі Конструктор, готову до роботи.

Використання панелі інструментів Конструктор таблиць.

Область панелі Бланк основна при роботі в режимі Конструктор. Панель інструментів Конструктор таблиць використовують для модифікації вмісту цієї області. Основні кнопки панелі інструментів описані в табл. 5.

КнопкаОписВидВідображає таблицю в режимі таблиціСохранитьЗберігає таблицюВырезать, Копировать, ВставитьРобота з буфером обміну.Ключевое полеДозволяє користувачам вибирати стовпці і визначати їх як ключові поля; переключає ключове поле в стан включене/виключеноИндексыВідображає вікно індексів для поточного виділеного об'єктаДобавить строкиДобавляє рядкиУдалить строкиВидаляє виділений рядок чи рядкиСвойстваВідкриває вікно властивостей поточного обраного об'єктуПостроитьДопомагає створювати елемент або властивість, наприклад поле чи маску вводуОкно базы данныхВідображає вікно бази данихНовый объектВідображає список нових об'єктів, що розкривається, які можна створити, наприклад таблиці, форми, звіти, запити і макросиПомощникВиклик помічника Office

В основній частина вікна Режиму конструктора таблиці можна задати імена полів, типи даних і їхній опис. Область складається зі стовпця маркера поточного рядка і ключового поля (крайній ліворуч), стовпців Имя поля, Тип даних і Описание (див. рис. 4).

В стовпці Имя поля можна змінювати (чи призначати) імена полів. Імена повинні містити не більш 64 символів, цифр і пробілів. Крім того, вони повинні бути унікальні для даної таблиці.

Типи даних.

Неприпустимо заносити в поле дані несумісного з ним типу. Не можна, наприклад, розміщати текст у числовому полі. У Access можна використовувати дані наступних типів:

• Текстовий: алфавітно-цифрові символи

• Поле MEMO: алфавітно-цифрові символи (до 65 535 символів)

• Числовий: будь-які числові дані

• Дата/час: дата і час (до 8 байтів)

• Грошовий: округлені числові дані для грошових значень.

• Лічильник: унікальні, послідовно зростаючі (на 1) чи випадкові числа, використовувані Access для автоматичної нумерації кожного запису, що вводиться

• Логічний: логічні значення, що можуть містити одне з двох можливих значень, такі як True/False і On/Off

• Поле об'єкта OLE: Об'єкти OLE, графічні чи зображення інші дані в війковому форматі

• Гіперпосилання: рядок з букв і цифр, що визначає шлях доступу до документа, сторінці Web чи конкретному місцеві в документі

• Майстер підстановок: майстер, що створює поле зі списком, що відображає список припустимих значень, що розкривається, з іншої таблиці

По замовчуванню Access автоматично призначає всім новоствореним полям тип даних текстовий.

В стовпчику опис можна зберігати інформацію про поле.

Властивості поля.

Створюване поле, подібно іншим об'єктам, має властивості. Ці властивості можна встановити, щоб задати метод збереження і відображення даних цього поля. Поля, які створюються в режимі Конструктор, використовуються іншими об'єктами бази даних, що працюють з таблицями, наприклад формами, звітами і запитами.

Властивості полей в області Властивості поля змінюють на вкладках Общие і Подстановка. Нижче коротко описані властивості полів на вкладці Загальні, залежні від типу обраних даних:

• Размер поля. Задає максимальне число символів текстового поля й обмежує діапазон значень числових полів.

• Новые значения. Визначає, як будуть встановлюватись нові значення для полів типу Лічильник (як Послідовні — зростаючі з інкрементом 1 для кожного нового чи запису як Випадкові – ті, що отримують випадкові значення).

• Формат поля. Задає формат відображення даних поля, наприклад, дат, чисел і т.д.

• Число десятичных знаков. Задає число десяткових знаків у полях типу Числовий і Грошовий.

• Маска ввода. Використовується тільки для полів типу Текстовий і Дата/час.

• Надпись. Надає для поля напис, що буде використовуватись у формах і звітах, а також у заголовках таблиць, що містять це поле.

• Значение по умолчанию. Задає стандартне значення, вводиться автоматично в нові поля.

• Условие на значение. Обмежує дані, що вводяться, значеннями, що задовольняють критеріям вірогідності (максимально можливе число, достовірна дата не пізніше сьогоднішнього дня і т.д.).

• Пустые строки. Дозволяє вводити порожній рядок у поля типу Текстове, поле MEMO і Гіперпосилання.

• Индексированное поле. Створює індекс, що базується на даному полі.

На вкладці Підстановка містяться додатково установлювані властивості. Ці установки властивостей залежать від типу даних, використовуваних у полі, і значення першої властивості поля на вкладці Підстановка, який називається Тип елемента керування.

Нижче приведений опис властивостей елемента керування типу Список на вкладці Підстановка:

• Тип элемента управления. Задає тип елемента керування, використовуваного для відображення поля на формі. Елементи керування можуть відноситися до наступного типам: Поле (стандартне), Список і Поле зі списком.

• Тип источника строк. Визначає тип джерела даних, що надходять у Список чи Поле зі списком: з таблиці, запиту, з даних у введеному списку або зі списку імен полів в таблиці чи запиті, зазначених у значенні властивості Источник строк.

• Приєднаний стовпець. Задає число стовпців у списку або в поле зі списком, які з'являються в Источник строк.

• Число стовпців. Задає число стовпців, відображуваних у Поле со списком чи в Списку.

• Заглавия столбцов. Відображає імена перших полів списку/поля зі списком з наявних у полі Источник строк.

• Ширина стовпців. Вказує ширину списку, що розкривається, чи стовпця списку.

Щоб задати властивості полів у режимі Конструктор, виділіть поле, для якого необхідно задати властивості. Тоді в області панелі Свойства поля відображається вкладка Общие. У ній представлені властивості даного поля.

Потім клацніть на тій властивості, який необхідно задати. Введіть значення властивості (чи вкажіть його в списку, що розкривається,). Точно так само задайте інші властивості.

48

Майстер для створення таблиць застосовується для швидкого і зручного створення поширених таблиць. Для створення нової таблиці двічі клацнемо мишею на відповідному пункті розділу Таблиці. У вікні (рис.7.5), що з'явилося, виберемо таблицю Товары. Із списку полів виберемо поля, приведені на малюнку, і натиснемо Далі. У наступному вікні майстра змінимо назву таблиці на Nadchod і виберемо спосіб самостійного визначення первинного ключа. Далі виберемо поле КодТовара як ключ і задамо Числа, що вводяться користувачем як спосіб введення даних в ключове поле. Вікно створення зв'язків в майстрі залишимо без змін і в останньому вікні виберемо пункт Змінити структуру таблиці.

Після натиснення Готово з'явиться конструктор таблиць, де слід змінити назву поля Кодтовара на номенкл, ОписаниеТовара на товар, НаСкладе  на  склад, Заказано на количество, Минимальный Запас на сумма і ввести описи полів.

Створення зв'язків між таблицями. Access володіє гнучким і зручним візуальним засобом створення і редагування зв'язків між таблицями. Для його активації виберемо Головне меню | Сервіс | Схема Даних. Додамо у вікно, що відкрилося, всі наявні таблиці.

Для організації зв'язку між таблицями  Nadchod і Wytrаty, клацнемо мишею на полі номенкл таблиці Nadchod і перетягнемо його на поле з тією ж назвою таблиці Wytrаty. З'явиться   вікно   зміни   зв'язків. У центральній таблиці казані поля головної і зв'язаної таблиць. Встановимо прапорець Забезпечення цілісності даних, що означає жорсткий зв'язок між таблицями, і прапорці каскадного видалення і оновлення даних.

Аналогічно можна зв'язати  решту таблиць бази даних. В результаті повинна появитись схема бази даних, яка представлена на рис.7.6. Закриємо вікно і збережемо всі зміни

Створені зв'язки можна перевірити тестовим введенням даних. При введенні перших даних в головну таблицю зліва з'явиться поле з хрестиком в центрі. Натиснувши на нього, можна вводити дані в підлеглу таблицю.  При видаленні запису в головній таблиці видаляться і всі зв'язані записи підлеглих таблиць.

49

Як створити таблицю в режимі майстра:

1. У вікні відкритої бази даних натисніть елемент Таблицы в області База данных.

2. В області Задачи двічі натисніть рядок Использовать мастер для создания таблицы.

3. У вікні Мастер таблиц (рис.4.2.1) на етапі Выбрать поля необхідно вибрати поля з запропонованих зразків таблиць, щоб використовувати їх як початкову точку для створення власної таблиці:

• Деловой — для роботи зі зразками ділових таблиць;

• Персональный — для роботи зі зразками особистих таблиць.

4. Відкрийте список Примеры таблиц і виберіть потрібний зразок.

5. У списку Переменные поля клацанням миші при натисненій клавіші Ctrl виберіть рядки потрібних полів і натисніть кнопку > (між списками Переменные поля і Выбранные поля). Відмічені поля будуть відображені в списку Выбранные поля. Для переходу до наступного етапу створення таблиці натисніть кнопку Дальше.

6. На етапі Выбрать тип и формат (рис.4.2.2) задайте описи для вибраних полів. Для цього в списку Выбранные поля визначте потрібний рядок і при необхідності внесіть корективи:

• Имя поля — для вибору імені поля;

• Тип поля — для вибору типа поля;

• Автозначение — для вибору значення Да або Нет. Да означає, що значення даного поля будуть генеруватися базою даних;

• Обязательное — для вибору значення Да або Нет. Да означає, що поле не може бути залишене порожнім;

• Длина — для вибору кількості символів в поля даних;

• Число десятичных знаков — для вибору кількості десяткових розрядів поля даних. Це поле доступне лише для числових і десяткових полів даних;

• Значение по умолчанию — для вибору значення за умовчанням в поля Да/Нет;

• Автоинкрементная инструкция — для автоприросту певного поля цілочисельних значень в джерелі даних. Доступно лише при введенні специфікатора команди SQL.

Для переходу до наступного етапу створення таблиці натисніть кнопку Дальше.

7. На цьому етапі Выбрать первичный ключ (рис.4.2.3) задайте поле таблиці, яке використовуватиметься як первинний ключ.

Примітка. Ключ необхідно додавати в кожну таблицю бази даних, щоб кожен запис однозначно ідентифікувався. У деяких системах баз даних Openoffice.org первинний ключ обов'язковий для редагування таблиць.

8. Активуйте пункт Создать первичный ключ і виберіть:

• Автоматически добавить первичный ключ — для автоматичного додавання первинного ключа у вигляді додаткового поля;

• Использовать существующее поле как первичный ключ — для використання існуючого поля з унікальними значеннями як первинний ключ;

• Определить первичный ключ как комбинацию нескольких полей — для створення первинного ключа на основі комбінації декількох існуючих полів.

Примітка. При виборі даного пункту необхідно в списку Доступные поля вибрати потрібні поля і перемістити їх за допомогою кнопки > у список Основной ключ поля.

Для переходу до наступного етапу створення таблиці натисніть кнопку Дальше.

9. На етапі Создать таблицу (рис.4.2.4) задається ім'я таблиці і вибирається можливість її зміни після закінчення роботи майстра. Для цього в графі Название введіть ім'я таблиці.

В групі Что вы хотите делать дальше? активуйте:

• Немедленно вставить данные — для продовження роботи і відкриття таблиці введення даних;

• Модифицировать дизайн таблицы — для збереження і редагування в конструкторі таблиць;

• Создать форму на основе данной таблицы — для створення форми на основі цієї таблиці. Форма створюється в текстовому документі з останніми використаними параметрами майстра форм.

11. Для завершення роботи майстра натисніть кнопку Готово.

12. Відкриється вікно таблиці (рис.4.2.5), готове для введення даних.

50