Ввод данных и модификация таблицы

Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей - только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. На рисунке 8.4 представлена типичная таблица базы данных. С ней можно работать обычными приемами управления с помощью мыши.

1. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Курсор устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей Tab. Переход к очередной записи выполняется после заполнения последней ячейки.

2. Обратите внимание на строку состояния в нижней части окна. Она называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно эффективно перемещаться по таблице.

3. Каждая запись имеет слева кнопку - маркер записи. Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.

4. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.

5. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, - это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

6. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве Подпись.

7. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, то столбец можно расширить:

- Установить указатель мыши на границу между столбцами указатель меняет форму.

- Перетащить границу, или выполнить двойной щелчок для автоматической установки ширины столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

8. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. В нем есть команды, позволяющие сортировать записи по данному полю, вставить новый столбец, скрыть столбец и прочее.

9. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навеcти указатель на границу между столбцами в том месте, где бы скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок.

10. Чтобы изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), ее надо открыть в режиме Конструктора. Для этого используют пункт меню Вид  Конструктор или кнопку Конструктор в панели инструментов.

11. Что бы изменить порядок полей таблицы нужно выделить строку описания поля с помощью области маркировки записи и переместить запись при нажатой левой кнопке мыши.

12. Чтобы удалить (добавить) поле:

1. Выделить поле

2. Выбрать пункт меню ПравкаУдалить (Добавить) или соответствующие кнопки на панели инструментов.

13. При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

Первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но если ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более полей). Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню, надо только уметь сразу несколько полей при нажатой клавише Shift щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей.