Вопрос 3. Технология подведения промежуточных и общих итогов

Перед обращением к инструменту Промежуточные итоги, необходимо провести операцию сортировки, чтобы сгруппировать строки, по которым требуется подвести итоги. Только после этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числовые значения. Особенностью данного инструмента является то, что при автоматическом подведении итогов отображение таблицы преобразуется, изменяется разметка, таким образом, что становится видна его структура, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога.

Алгоритм выполнения операции: проведите операцию сортировки, выделив однородные группы (для OrgCalc предварительную сортировку можно не выполнять, данный редактор позволяет выполнить эту операцию внутри инструмента Промежуточные итоги), → установить курсор в любой клетке таблицы → меню Данные → Итоги → открывается окно Промежуточные итоги, которое имеет два текстовых поля (для определения группы и выбора итоговой функции), поле выбора столбцов для подведения итогов, три настроечных индикатора и три кнопки управления → в поле При каждом изменении в…, где автоматически отражаются названия всех столбцов таблицы, необходимо выбрать столбец, содержащий критерий группировки → в поле Операции из списка итоговых функции (сумма, количество, среднее значение, дисперсия, произведение, min, max и др.) выбирается необходимая для расчетов → в поле Добавить итоги по… из цифровых столбцов требуется пометить те, по которым осуществляется расчет → ОК

Рисунок. Окно Промежуточные итоги редактора Excel.

Замечания: а) Промежуточные итоги могут быть отображены одновременно в нескольких столбцах.

б) Одновременное использование нескольких функций возможно только в том случае, когда одни итоги как бы накладываются на другие, при этом в позиции Заменить текущие итоги флажок должен быть снят.

в) В существующие группы суммируемых значений можно вставлять промежуточные итоги для более мелких групп, при этом также в позиции Заменить текущие итоги флажок должен быть снят.

г) Для удаления рассчитанных итогов необходимо использовать кнопку Убрать все.

д) Если создана диаграмма, по данным таблицы содержащей промежуточные итоги, то при отображении или скрытии подробностей в структурированном виде, диаграмма тоже будет обновляться для отображения или скрытия соответствующих данных.

Редактор OrgCalc в отличие от Excel позволяет одновременно вычислить итоги по трем группам данных, что реализуется установкой необходимых условий на соответствующих вкладках, к тому же дополнительно можно определить некоторые параметры. В качестве параметров можно установить способ сортировки, в том числе, и определяемой пользователем. Редактор Excel такой возможности не имеет и требует предварительно дополнительного обращения к инструменту Сортировка. Однако OrgCalc располагает итоги только после группы данных, а в Excel пользователь может выбрать месторасположение либо Под, либо Над данными и имеет кнопку Убрать все (в OrgCalc аналог кнопка Удалить). В остальном технологии работы с этим инструментом в рассматриваемых редакторах совпадают, в том числе и по совокупности функций, используемых для подведения итогов.

Рисунок. Окно Промежуточные итоги редактора Org Calc для указания условий и параметров выполнения операции итоги.

Замечание: отличительной особенностью Org Calc является то, что в данном редакторе существует дополнительная возможность подведения промежуточных и общих итогов одновременно с созданием сводной таблицы. Выполнение этой процедуры рассмотрим ниже.