5. Конструирование форм в приложении ms Access.
Конструирование формы
Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. При
конструировании однотабличной формы определяется таблица БД, на основе
которой создается форма, выбираются поля таблицы, которые должны быть
представлены в форме, осуществляется их размещение в макете формы, соз-
даются вычисляемые поля и другие графические элементы: кнопки, выключа-
тели, элементы оформления, поясняющий текст, рисунки. Для настройки раз-
личных элементов форм используется типовой набор их свойств.
Области и элементы формы в режиме конструктора
Форма в режиме Конструктора форм имеет три области: Область данных За-
головок формы, и Примечание формы, которые могут быть образованы по
команде меню Вид|Заголовок/примечание формы. Области формы напол-
няются различными графическими объектами
6, Ввод данных в приложении MS Access.
Ввод данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. ... MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных.
7. Импорт данных в приложении MS Access.
БД Microsoft Access позволяет импортировать информацию из баз данных Microsoft Access Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox. Таким образом, механизм импорта охватывает практически все ведущие приложения, с помощью которых в настоящее время собирается, хранится и обрабатывается самая разнообразная информация.
ФАЙЛ и выбрать там режим ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ. Это откроет еще одно меню, состоящее из двух пунктов: ИМПОРТ и СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ
Это как найти импорт данных.
8, Создание отчетов в приложении MS Access
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Создание отчёта:
1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»). 2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
9, Связывание данных в приложении MS Access.
Связывание данных. При этом устанавливается подключение к данным другого приложения без их импорта, что позволяет просматривать и редактировать данные как в исходном приложении, так и в. (В предыдущих версиях Microsoft Access для данного процесса использовался термин «присоединение». Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные из внешних источников, не импортируя их. Формат внешнего источника данных не изменяется, что позволяет продолжать использование файла в программе, в которой он был создан, но помимо этого можно добавлять, удалять или редактировать его данные с помощью Microsoft Access.
В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.
10.Сортировка и простая фильтрация данных в приложении MS Access,
Операция сортировки данных используется для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Access позволяет сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов:Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Или щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Таким образом, можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.
Сортировка осуществляется с учетом следующих правил:
1. При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
2. Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения.
3. При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.
Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да, то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (т.е. по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи - Удалить фильтр.
Чтобы выполнить сортировку по значению нескольких полей, переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались: 1) рядом; 2) с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию илиСортировка по убыванию на панели инструментов.
Фильтрация данных.В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: - фильтр по выделенному фрагменту,
- обычный фильтр,
- поле Фильтр для,
- расширенный фильтр.
Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым являетсяфильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтриспользуется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для используется, если нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра. Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.
Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:
1) в поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
2) Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы.
Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Кнопки Применение фильтра и Удалить фильтр являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является сочетание букв ФЛТР в строке состояния окна приложения.
11 Расширенный фильтр и поиск данных в приложении MS Access.
, Расширенный фильтр находиться На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите в контекстном меню команду Расширенный фильтр.
Сортировка и поиск данных. а) Упорядочение данных с помощью расширенного фильтра………………………………………………………..17 .... другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных MS Access...... меню выбрать пункт Записи, в нем команду Фильтр > Расширенный