4 Технология формирования документации

Разработка форм первичных документов предполагает:

1. уточнение состава реквизитов, включаемых в документ;

2. выделение реквизитов, подлежащих автоматизированной обработке и распределение их на три зоны:

• постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части;

• переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

• количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

В некоторые документы помещают контрольные суммы, не имеющие реального экономического содержания и использующиеся для контроля ввода информации в машину.

Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных:

1. перенос информации из документа;

2. непосредственно набор на клавиатуре.

Ввод информации осуществляется по унифицированным схемам (макетам):

1. проектирование на экране точной копии первичного документа;

2. ввод данных с помощью унифицированного макета (для документов, имеющих одинаковый состав реквизитов).

Составление форм ввода осложняется при организации многоуровневых АРМ.

На нижнем уровне АРМ происходит регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартизированного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. В пункте приема информация подвергается формальной, логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.

Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ склада, АРМ бухгалтера материального учета, АРМ сводного учета, АРМ маркетинга, АРМ работника финансового отдела.

5 Технология применения электронного документооборота

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Особое внимание уделяется движению документа до обработки, так как при составлении документа преобладает ручной способ формирования, низкая степень механизации и автоматизации, дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей, копийность документов (каждый показатель встречается в среднем в 3-4 документах).

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

• масштабы предприятия,

• степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки,

• структуре управления,

• наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота могут использовать для автоматизации документооборота текстовые редакторы.

Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Предприятия с очень большим объемом документооборота могут заказать создание системы документооборота специализирующейся фирме и привлекать к ее созданию своих специалистов.

Прикладные программы для автоматизации управления документооборотом, предлагаемые на российском рынке: «1С: Электронный документооборот», программа «Галактика» модуль «Управление документооборотом» и т.д.

В настоящее время с развитием вычислительной техники, средств передачи данных, организации вычислительных сетей изменился подход к автоматизации потоков информации и документопотока.

• ПЭВМ используется в формировании первичных документов – самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.

• Изменяются способы общения клиента с предприятием – клиент решает свои проблемы не выходя из офиса с использованием компьютера и телефонной связи; ноутбук позволяет осуществлять платежи в любом месте, где есть телефонная связь.

• Система электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании (пластиковые карточки, пластиковые деньги).

• Система международных банковских телекоммуникаций, объединяющая банки многих стран.

• Система электронной почты и электронной подписи.