Язык и стиль информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки. Протоколы.

Справки – документы, содержащие подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяют какой-либо юридический факт.

Образец:

Московский государственный

историко-архивный институт

СПРАВКА

12.09.12 № 234

Дана Кузьковой Анне Ивановне в том, что она является студенткой третьего курса дневного отделения факультета государственного делопроизводства Иркутского института управления и права.

Справка выдана для предоставления в поликлинику.

Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи.

Декан факультета государственного

делопроизводства Подпись Н.К. Петров

Докладная записка – жанр внутренней документации организации, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части – констатирующую, где излагаются факты или описывается ситуация, и часть, которая содержит предложение или просьбу.

Клишированные конструкции: в соответствии с…; в связи с…; возникла необходимость; для качественного выполнения; согласовать вопрос.

Образец:

Контрольно-ревизионный отдел

25.12.11 Генеральному директору

объединения Иванову В.К.

Докладная записка

О назначении документальной ревизии в магазине № 131

При проведении 23.12.11 инвентаризации торговых фондов магазина №131 обнаружена недостача различных товаров на сумму 119 863 (сто девятнадцать тысяч восемьсот шестьдесят три) рубля.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 131 за период с 01.09.11 по 23.12.11 г.

Зам. начальника отдела Подпись П.С. Симонов

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Он начинается с предлога О и формируется с помощью отглагольного существительного:

О назначении…; О проверке… и т. п.

Протокол – документ, отражающий основные положения, высказанные участниками заседания. Он не является стенограммой, фиксирующей каждое выступление целиком. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.

Обязательные части протокола:

1. Наименование.

2. Дата.

3. Перечень присутствующих.

4. Повестка дня.

5. Слушали.

6. Постановили.

7. Подпись.

Образец:

ПРОТОКОЛ № 3

заседания кафедры современного русского языка от 25.02.12 г.

Присутствовали: асс. П.К. Сидорова, асс. Н.К. Хайруллина, доц. И.П. Ливанова…

Повестка дня

1. Доклад Р.А. Каримовой «О концептуальных основаниях модели преподавания риторики в вузе».

2. Обсуждение открытой лекции А.М. Хамидуллиной на II курсе.

3. Рекомендация к. филол. н. Е.В. Евдокимовой на должность доцента.

4. Разное.

По третьему вопросу

СЛУШАЛИ: Отчёт Е.В. Евдокимовой о научной и учебно-методической работе в связи с представлением на должность доцента (отчёт прилагается).

Вопросы:

1. Какую общественную работу на факультете Вы ведёте?

(преподаватель К.З. Закирьянов).

2. …

3. …

Ответы:

1.…

2. …

3. …

ПОСТАНОВИЛИ: Рекомендовать к.филол.н. Е.В. Евдокимову на должность доцента кафедры современного русского языка.

Зав. кафедрой Подпись О.Т. Сомова

Секретарь Подпись М.Н. Исаева