6. Циркулярное письмо

Это особый вид писем, широко принятый в отечественной и международной практике делового общения. Их назначение – доставить одну и ту же информацию в несколько адресов. Источником рассылки является, как правило, руководящая организация, которая информирует подчинённые ей предприятия по определённому вопросу и даёт соответствующие распоряжения.

По перечню адресатов во внутреннем адресе письма можно представить список тех или иных мероприятий, освещаемых в письме.

7. Гарантийное письмо

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определённых обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени-отчеству. Слово гарантия в письме может вообще не упоминаться.

Как правило, гарантироваться может оплата за выполненную работу, жилплощадь, трудоустройство, поставка товаров и выполнение услуг.

Помимо своей юридической функции гарантийное письмо имеет и этическое значение. Моральная сторона таких писем выражается в их стиле, свидетельствующем о доброжелательном отношении к фирмам, организациям и отдельным лицам, которым они адресованы. Ключевое слово – глагол гарантировать.

Образец:

Уважаемый Александр Иванович!

Завод «Прогресс» просит Вас оказать техническую помощь в разработке чертежей…. Оплату завод гарантирует со своего расчётного счёта №______________ в _________.

8. Коммерческое письмо

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу.

По назначению выделяется 3 вида писем: запрос – ответ на запрос, предложение (оферта) – ответ на предложение, рекламация (претензия) – ответ на претензию.

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортёра к экспортёру с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и т. п. и (или) направить предложение на поставку товара. В запросе, как правило, указывается наименование товара (услуги) и условия, на которых партнёру желательно получить товар, например, его количество и качество, модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Образец:

Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле 2012 г. просим выслать нам коммерческое предложение на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые светильники с указанием максимального количества поставки по всем предлагаемым типам.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства и требующей возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие сведения:

- основания для предъявления претензий;

- доказательства (ссылки на нормативные документы, акты приёмки, акты испытаний, коммерческий акт);

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензии, например: требование замены товара или его уценки, требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с расторжением контракта.

С содержанием рекламации согласуется ключевой оборот возместить убытки; употребление страдательных причастий – кратких (был оплачен, было обнаружено, возмещены) и полных (понесённые убытки).

Образец:

О возмещении убытков.

29.03.12 г. Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. накладной

№ 248 в количестве 50 000 кг по счёту №98-514, который был нами оплачен в полном объёме.

При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были вам возвращены, о чём свидетельствует коммерческий акт № 54760/89.

В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой убытки в размере…. Сумму следует перечислить….

Приложение: Коммерческий акт № 54760/89.