Отдельные виды писем

1. Письмо-просьба (запрос)

Излагая просьбу, необходимо выделить обоснование или заинтересованность в её исполнении. Наиболее распространённый вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может строиться:

- от первого лица (Прошу, Просим…);

- от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляют существительное с собирательным значением (дирекция, администрация, фирма…просит);

- с употреблением стандартных формул мотивации (в целях…);

- отглагольных существительных (ознакомления, с указанием…).

Образец:

Коммерческая фирма «Орион»

620123, Екатеринбург,	Директору обувной фабрики
ул. Озерная, 38	г-ну Петрову М.Н
Телефон: 22-02-19	105640, Москва,
Р/счёт №…	Флотская, 45
12.02.12	№15-2-23/16

О посылке каталогов

В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен.

Директор И.П. Васильев

2. Сопроводительное письмо

Сопроводительные письма отправляются адресату вместе с какими-либо документами или материальными ценностями. Подтверждая факт отправки в определённый срок, сопроводительные письма являются надёжным средством контроля за соблюдением дисциплины и сохранностью отправляемых документов.

С содержанием сопроводительного письма согласуются глаголы: направлять, посылать, высылать.

Образец:

Высылаем запрошенные Вами дополнительные технические данные, касающиеся линий сельскохозяйственных машин и оборудования.

Получение просим подтвердить.

Приложение: Спецификация на 30л. в 1экз.

3. Договорное письмо

Это разновидность сопроводительного письма, в котором подтверждается факт отправки договора.

Образец:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №________ от ______. Справка о финансировании будет выслана _______.

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: Договор о ________ на 6 листах в 3-х экземплярах.

4. Письмо-подтверждение

Этот вид писем используется для подтверждения получения документов и материалов (писем, телефаксов, спецификаций, прейскурантов, каталогов и др.). Письмо-подтверждение может строиться с использованием

- ключевых слов, образованных от глагола подтверждать;

- языковой формулы: В ответ на Ваше письмо от…;

- возможности выражения эмоций словами благодарим, к сожалению.

Образец:

О получении документации

Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.

5. Информационное письмо

Цель этих писем – в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о сложившейся ситуации. На таком письме часто бывает достаточно подписи референта или секретаря.

Образец:

Институтом в декабре 2011 года планируется проведение научно-практического семинара «Унификация системы документации: история, современное состояние, перспективы развития». Цель семинара – обсуждение теоретических вопросов и обобщение опыта практической работы в области унификации систем документации. Семинар рассчитан на…