Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой служебной информации. Итог документирования – создание документа.

Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся:

- наименование автора документа;

- адресат;

- жанр документа (заявление, приказ, доверенность);

- номер документа;

- дата;

- подпись;

- гриф учреждения;

- печать и др.

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Интернациональные свойства официально-делового письма предполагают соблюдения следующих требований к деловой корреспонденции:

1. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.

2. Логичность и структурированность изложения.

3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Официально-деловая письменная речь складывалась исторически и обусловлена особенностями делового общения.

Участники делового общения (автор и адресат документа)			Субъекты правоотношений (руководство, администрация, акционерное общество)
Способ изложения			Формально-логический: предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений.
Официальность и регламентированность: п одчинение установленным правилам и ограничениям			Языковые формулы: устойчивые языковые обороты (считаем целесообразным …, сообщаем что …, оплату гарантируем.)
Деловой этикет речевые этикетные формулы
Этика
Получателя: оперативный и четкий ответ организации отправителю		Составителя: не рекомендуется побуждать адресата к спешке словами «срочно», «незамедлительно»

Унификация языка служебных документов

Унификация служебных документов – сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ – Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СГП).

Точность и стандартизация официально-делового стиля предполагает использование:

Лексика:

1) терминов и профессионализмов в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов (импорт, контракт);

2) нетерминологических слов (вышеуказанный, настоящий (этот), нижеподписавшийся);

3) специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, квартиросъемщик);

4) устойчивых словосочетаний (единовременное пособие, установленный порядок).

Морфология:

1) отглагольных существительных (исполнение, нахождение);

2) сложных отыменных предлогов (в целях, в отношении, в силу);

3) страдательного залога глагола (оплата гарантируется).

Синтаксис:

1) глагольно-именного сочетания (оказать помощь, провести расследование);

2) утверждение через отрицание (Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает…).

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа.

2. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

В настоящее время стандартизированы следующие сокращения:

1) почтовые сведения (г., обл., р-н, ст., отд.);

2) наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом.);

3) названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ);

4) слово год (г., гг.)

5) денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к., 4 тыс., 6 млн.)

6) текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др.)

В деловой сфере общения важное значение придается этикетным нормам.

В настоящее время язык деловой бумаги подчиняется следующим правилам речевого этикета:

1. Формы обращения начинаются со слов уважаемый. Сейчас на первое место перед фамилией ставится слово господин (г-н). Слово гражданин (гр.) применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений. На личный характер указывает обращение по имени и отчеству. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Вместо я прошу пишут прошу, сообщаю. Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

3. Местоимение он не используется. Используется Ф.И.О.

4. Служебные документы должны быть нейтральны по тону, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости.