2. Складання номенклатури справ

Номенклатура справ - це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожного митного органу документом, який складається для створення в митній службі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна).

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірну номенклатуру справ розробляє Держмитслужба України для використання митними органами як методичного посібника під час складання індивідуальних (конкретних) номенклатур справ.

Кожний митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ. Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується керівником архівного підрозділу митного органу або посадовою особою митного органу, відповідальною за ведення архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов'язково містить гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) митного органу й посадовою особою, відповідальною за архів: перший примірник - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі; другий примірник - передається до діловодної служби (канцелярії) митного органу; третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться діловодною службою в єдину (зведену) номенклатуру справ цього митного органу.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її формування.

3. Формування документів у справи

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

• групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнеток, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, розмножених копій документів;

• документи, що надійшли електронною поштою й містять резолюцію керівництва, підшивати до справ разом з паперовим примірником;

• групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особова справа формується протягом усього часу роботи особи в митному органі;

• групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового термінів зберігання.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки). Її оформлення включає такий обов'язковий комплекс робіт, як опис усіх реквізитів справи на обкладинці, підшивання документів після їх групування, нумерацію аркушів справи та їх внутрішній опис, проставлення засвідчувального підпису в кінці справи.

Розпорядчі документи разом з додатками групуються в справи за їх характером і хронологією.

Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності митного органу. За невеликої кількості таких документів вони формуються в одну справу. У кожній справі документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.

Листи групуються за змістом та кореспондентським принципом і систематизуються в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у митному органі та його структурних підрозділах здійснюється діловодною службою.

ВИСНОВОК

В результаті ознайомчої практики на Дніпропетровській митниці, я прослухала курс лекцій від керівників різних підрозділів Дніпропетровської митниці, а також відвідала адміністративний апарат ВМО№4, митний пост «Дніпропетровськ-Аеропорт», ВМО№3 та ВМО№2.

Під час проходження практики я ознайомилась із:

- загальною структурою ДМСУ;

- положенням та структурою митного органу – бази практики;

- завданням, функціями, структурою окремих підрозділів митного органу;

- посадовими обов’язками співробітників основних підрозділів митного органу;

- звітами про діяльність митного органу за певний період (рік, місяць);

- порядок організації режимів праці, відпочинку та оплати праці інспектора митної служби;

- порядком ведення та збереження документації в митному органі та інш.

А також закріпила теоретично набуті знання при вивчені дисциплін митного спрямування, необхідних для формування фахівця.

Проте я вважаю, що двох тижнів замало для ефективного ознайомлення із структурою та аспектами діяльності усіх відділів та постів митниці. Також досить важко висвітлити поставлені питання і вкластися в поставлені рамки щодо обсягу звіту. Отже мені здається, що потрібно зменшити та конкретизувати коло завдань на практику, за умови незмінної її тривалості.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. Митний кодекс України від 11.07.02 №92-IV

2. Положення про Дніпропетровську митницю, затверджене наказом ДМСУ від 03.06.2005 №482

3. Постанова КМУ від 18.07.07 №940 «Про затвердження положення про Державну митну службу України»

4. Положення про відділ митного оформлення №1 Дніпропетровської митниці від 21.08.08 №458

5. Положення про відділ митного оформлення №2 Дніпропетровської митниці від 06.02.09 №53

6. Положення про відділ митного оформлення №3 Дніпропетровської митниці від 18.08.08 №450

7. Положення про відділ митного оформлення №4 Дніпропетровської митниці від 08.09.09 №402

8. Положення про відділ оформлення транспортних засобів Дніпропетровської митниці від 11.06.10 №455

9. Положення про митний пост «Дніпродзержинськ» Дніпропетровської митниці від 29.07.10 №614

10. Положення про митний пост «Дніпропетровськ-Аеропорт» Дніпропетровської митниці від 26.08.05 №110

11. Положення про відділ адміністрування митних платежів Дніпропетровської митниці від 18.06.10 №470

12. Положення про відділ аналітично-організаційної роботи служби боротьби з контрабандою та порушеннями митних правил Дніпропетровської митниці від 03.11.10 №888

13. Положення про відділ інформаційної роботи та митної статистики Дніпропетровської митниці від 08.09.09 №400

14. Положення про відділ контролю митної вартості та класифікації товарів Дніпропетровської митниці від 11.08.10 №658

15. Положення про відділ контрольно-перевірочної роботи Дніпропетровської митниці від 15.09.09 №420

16. Положення про відділ кадрової роботи Дніпропетровської митниці від 22.06.11 №453

17. Положення про відділ організаційного та документального забезпечення Дніпропетровської митниці від 21.08.09 №370

18. Положення про відділ організації митного контролю Дніпропетровської митниці від 13.08.09 №355

19. Положення про відділ правового забезпечення Дніпропетровської митниці від 30.06.10 №505

20. Положення про господарсько-експлуатаційний відділ Дніпропетровської митниці від 27.10.06 № 507

21. Положення про оперативний відділ служби боротьби з контрабандою та порушеннями митних правил Дніпропетровської митниці від 21.07.10 №587

22. Положення про відділ технічних засобів митного контролю Дніпропетровської митниці від 23.02.06 №87

23. Положення про відділ контролю за переміщенням товарів Дніпропетровської митниці від 01.02.07 №49

24. Положення про службу фінансів, бухгалтерського обліку та звітності Дніпропетровської митниці від 26.08.09 №377

25. Положення про сектор з питань захисту прав інтелектуальної власності Дніпропетровської митниці від 09.10.07 №485

26. Перелік документів, що утворюються в митних органах України, спеціалізованих митних установах та організаціях, із зазначенням строків зберігання – схвалено від 23.11.05 №21

27. Наказ ДМСУ від 28.12.02 №747 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України»

28