Загальні правила
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.
Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Держмитслужби України, які зберігаються в секретаря колегії.
Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.
Усі документи, що надходять до митного органу, приймаються централізовано діловодною службою і підлягають обов'язковому попередньому розгляду.
Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа, а саме проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу, а також запис в реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.
Відповідальність за зміст, правильні підготовку й оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів митного органу та безпосередніх виконавців.
Службовий документ, що створюється в митному органі, повинен мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення: малий герб України, найменування митного органу - автора документа, назву виду документа (не зазначається в листах), дату, номер чи індекс, гриф обмеження доступу (у разі потреби), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, прізвище й номер телефону виконавця, відмітку про виконання.
Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження; для вихідної кореспонденції - дата реєстрації.
Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання й зберігання документів. Порядок оформлення індексу документа визначається прийнятою в митному органі системою індексації документів.