Оптимизация бизнес процессов

Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем, а также финансовые, временные и другие ресурсные составляющие для каждого процесса. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает "узкие места" в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности или, наоборот, "безответственности". Для построения такой модели необходимо провести (и постоянно обновлять в соответствии с происходящими изменениями) анализ бизнес-процессов и структуры компании. Модель может быть представлена как документами - в виде набора схем, описаний процессов и связей между ними, а также инструкций сотрудникам (вплоть до должностных), так и в виде программного обеспечения - корпоративной информационной системы Компании.  По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке - реинжиниринге.  Оптимизация - это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях (реинжиниринге).  Реинжиниринг - коренная перестройка ключевых бизнес-процессов организации. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на кардинально новые. Цель реинжиниринга - резкое снижение стоимости бизнес-процессов, затрат времени их проведения, количества сотрудников, участвующих в них. При реинжиниринге обычно меняется и организационная структура компании, задачи ее подразделений.  Выбор метода изменения бизнес-процессов - оптимизация или реинжиниринг - определяется тем, насколько показатели компании отстают от намеченных. Если затраты превышают запланированные на 10-15% или времени на обслуживание клиентов тратится на 10-15% больше, чем хотелось бы - достаточно оптимизации (например, автоматизировать работу склада или разработать новые правила по повышению качества обслуживанию клиентов). Реинжиниринг нужен в случаях, когда продолжение работы по существующим бизнес-процессам ведет к существенным финансовым потерям (например, существенное падение прибыли из-за того, что появились конкуренты, которые обслуживают клиента в 10 раз быстрее).  Вам НЕ СЛЕДУЕТ проводить анализ бизнес-процессов и построение бизнес-модели в следующих случаях: - если этот анализ УЖЕ проведен и его актуальность поддерживается;  - если Вы считаете, что финансовые показатели Вашей компании в ближайшие 5 лет НЕ могут снизиться по тем или иным причинам или если они Вас вообще не интересуют;  - если у Вас НЕТ (и вы уверены, что в ближайшие 5 лет и не появится) серьезных конкурентов;  - если у Вас НЕ возникает незапланированных финансовых потерь или это Вас не интересует;  - если Вы НЕ собираетесь проводить автоматизацию Вашей компании.  Во всех остальных случаях наличие бизнес-модели окажет Вам неоценимую услугу.  Вам следует проводить оптимизацию бизнес-процессов, если: - ваша оценка фактических показателей затрат, качества вашей продукции, уровня обслуживания клиентов и оперативности Вашей работы менее чем на 15 % отличается от желаемого;  - анализ показал, что проблемы вашей организации не требуют кардинальной перестройки структуры и ключевых бизнес-процессов;  - ваши бизнес-процессы описаны, у каждого сотрудника есть реально действующая инструкция по его действиям во всех бизнес-ситуациях, и требуется автоматизация деятельности (создание или развитие информационной системы).  Вам следует проводить реинжиниринг бизнес-процессов, если: - ваша организация теряет (или скоро начнет терять) клиентов;  - внутренние проблемы и сбои нарастают и начинают представлять собой угрозу успешной деятельности организации.  Кроме того, наличие модели бизнес-процессов Компании - хорошая "основа" для проведения работ по автоматизации ее деятельности.