Вопрос 2. Управленческий контроль в системе менеджмента организации и повышение его эффективности

1.1 Сущность и значение контроля как функции управления

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль – процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса.

Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль можно также классифицировать:

• по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);

• с точки зрения степени охвата различают сплошной (полный) и выборочный контроль;

• по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

• объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

• регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный);

• по времени осуществления (предварительный, текущий, заключительный).

Этапы управленческого контроля

В процедуре контроля выделяются три этапа.

1. Разработка стандартов и критериев.

2. Сопоставление реальных результатов со стандартными.

3. Проведение необходимых корректирующих мероприятий.

1. Установление стандартов

Эффективный контроль осуществляется в соответствии с ря­дом принципов.

1. Контроль должен быть непрерывным (периодичным).

Контроль, который осуществляется неравномерно, хаотично, только услож­няет картину, создает трудности, его результаты могут отражать случайные характеристики объекта контроля.

2. Контроль должен осуществляться в соответствии с четко сформулированными целями. Только зная, что именно необхо­димо контролировать, можно осуществить эффективный контроль.

Отсутствие четких целей и критериев приводит к тому, что процесс контроля оказывается вообще нецелесообразным. Инфор­мация, получаемая в процессе такого контроля, обычно бесполез­на или имеет очень небольшую ценность. Лучше вообще отка­заться от такого контроля, поскольку он представляет собой бес­смысленную трату средств и времени.

3. Контроль должен быть гибким. Это означает, что система контроля должна обладать способностью трансформироваться в соответствии с требованиями ситуации. Это касается и внутрен­них и внешних требо­ваний,

4. Контроль должен быть индивидуализированным. Конт­роль, который не учитывает специфики объекта, на который он нацелен, не способен дать полноценных результатов. Использо­вать такой контроль — это практически то же самое, что пытать­ся рассмотреть звезды в микроскоп.

5. Контроль должен быть экономичным. Это означает, что затраты на контроль не должны превышать выгод, которые он приносит. В обратном случае контроль становится просто бес­смысленным.

6. Контроль должен быть согласован с планированием. Ре­зультаты контроля должны учитываться при планировании, по­скольку ошибки или, наоборот, неожиданные, незапланирован­ные достижения нередко свидетельствуют о том, что планирова­ние было осуществлено плохо, а также о том, что какие-то факто­ры не были учтены в процессе планирования.

С другой стороны, одна из основных функций контроля – это проверка, позволяющая выяснить, достигнуты ли показатели, которые были запланированы. Выполнение любого плана нужда­ется в проверке.

Таким образом, контроль должен способствовать планирова­нию и одновременно служить средством проверки выполнения планов.

7. Контроль должен быть результативным. Результативность контроля – это не только полезность и значимость собранной при его помощи информации. Это и своевременность в принятии и реализации решений, диктуемых результатами контроля. Выяв­ленные ошибки необходимо исправлять. Если этого не делать сразу, то и ценность знания об ошибках падает.

8. Контроль должен быть ориентирован на конкретные ре­зультаты. Это означает, что данные, собранные в результате кон­троля, должны легко интерпретироваться с точки зрения выгод­ности для организации. Иногда недостаточно просто указать на уровень (например, текучести кадров, доходов и т.д.), необходи­мо говорить о «низком» или «высоком» уровне. Здесь помощь окажут основательно разработанные критерии, при помощи ко­торых результаты можно было бы оценивать как хорошие или плохие, а также сравнение с показателями в других подразделе­ниях или для других отрезков времени.

9. Результаты контроля должны быть понятными для всех, кто в них заинтересован. Сделайте их более понятными, и тог­да люди, которых эти результаты касаются, быстрее и лучше поймут, в чем они действуют хорошо, а в чем им придется улу­чать свою деятельность.

10. Контроль должен быть всеохватным. система контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было получить необходимую информацию о любой стороне деятельности организации, подразделения или отдельно­го работника

11. Контроль должен быть простым. Эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность контроля ведет к беспорядку, приводящему к потере управления ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих в системе контроля и реализующих ее.

В настоящее время все большее и большее распространение получает концепция контроллинга. Это элемент управления социальной системой, выполняющий главную функцию поддержки руководства при решении им общей задачи координации системы управления (с упором на задачи планирования, контроля и информирования).В соответствии с этой кон­цепцией функция контроля должна быть выделена в виде особого подразделения. Любое предприятие нуждается в системе посто­янной оценки того, как действует предприятие в целом, а также его подразделения и отдельные сотрудники (как руководители, так и подчиненные). Особенно важно, насколько деятельность пред­приятия в целом и любого его сегмента соответствует стратеги­ческим целям, стоящим перед предприятием. Это особенно важ­но, поскольку любые отклонения от стратегических целей могут привести к серьезным последствиям. Контроллинг — это систе­ма, позволяющая осуществлять такой контроль и своевременно принимать решения для того, чтобы стоящие перед предприяти­ем стратегические цели были достигнуты независимо от измене­ний, происходящих в хозяйственной ситуации.