Вопросы к экзамену по управлению проектами

1. Определение программы и проекта. Проект как конкретизация и реализация программы.

Управление проектами - это наука определения цели деятельности и организации работ группы людей так, чтобы эти цели достигались по завершении деятельности. Цель деятельности — наиболее важная цель, существуют также стоимостные и временные цели.

Существует ряд определений термина "проект", каждое из которых имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. Вот некоторые из них:

Проект (англ. — project) — это что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие.

Проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обусловливающими способ ее решения.

Итак, в современном понимании проекты — это то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона — это все ПРОЕКТЫ.

Сравните это толкование с принятым до недавнего времени у нас: проект — это документально оформленный план сооружения или конструкции. Нужно знать, что для обозначения этого более узкого понятия на Западе используют термин "design".

Можно также привести упрощенную трактовку понятия "проект":

Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 2.1.1).

В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают некоторые физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом:

Под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или модернизируемых для их реализации физических объектов, технологических процессов; технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

В ряде отраслей, таких как авиационно-космическая или оборонная промышленность, создаваемые объекты являются настолько сложными, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе "программ", что означает более сложную или объемную задачу, требующую больше времени для своего решения, При таком подходе термин "проект", как правило, связывается с относительно краткосрочными целями.

Все сказанное выше показывает, что проект — это понятие комплексное, охватывающее различные стороны общественной жизни и деятельности.

1.1 Программы, проекты и задачи

При использовании терминов «программа», «проект» и «задача» может возни­кать некоторая путаница – иногда они употребляются для обозначения разных понятий или же, наоборот, могут использоваться взаимозаменяемо. В сложив­шейся практике во многих отраслях экономики для этих терминов установле­ны следующие общепринятые значения.

Программа – долгосрочная деятельность, которая подразумевает выполнение более чем одного проекта; иногда используется как синоним слова «проект».

Проект – комплекс действий (обычно длительностью менее трех лет), состо­ящий из взаимосвязанных задач, выполняемых различными организациями, с четко определенными целями, календарным планом и бюджетом.

Задача – краткосрочное действие (рассчитанное на период от нескольких не­дель до нескольких месяцев), выполняемое одной организацией; в комбинации с другими задачами может складываться в проект.

Подход к управлению проектами применим и к программам, и к проектам, и к задачам. Однако главным образом рассмотре­ние будет вестись на уровне проектов и программ. Хотя ниже будет использоваться преимущественно термин «проект», подразумевается, что все концепции, изложенные ниже, при­менимы и к программам.

Понимание этих трех ключевых терминов – первый шаг на пути к достиже­нию надежного управления программами и проектами. Например, в английском языке под словом «program» часто подразумевается план, а испанское «proyecto», французское «projet» и итальянское «progette» часто используются для обозначе­ния технического чертежа или плана, а не проекта в значении, используемом авторами данной книги. В некоторых организациях слово «программа» может относиться к деятельности, осуществляемой на постоянной основе (например, к программе долгосрочного обучения). Такое употребление слова «программа» отличается от используемого в данном курсе термина.

В результате анализа и изучения множества проектов были выявлены опреде­ленные фундаментальные характеристики, общие для всех проектов. Наибо­лее важные из них с точки зрения управления приведены ниже.

Проекты - комплексные действия, имеющие начало и конец; каждый про­ект уникален.

Проект представляет собой процесс достижения определенных результатов.

Проект можно рассматривать как целостный единый процесс, необходимый для создания нового продукта, нового завода, новой системы или достижения иных определенных заранее результатов.

Подобно большинству организационных мероприятий, основная цель проекта – удовлетворение потребностей заказчика. Помимо этого фунда­ментального сходства, характеристики проекта помогают отличить его от других действий организации. Основные характеристики проекта таковы:

1. Установленная цель.

2. Определенная продолжительность выполнения, с точкой начала и завершения.

3. Обычно, в проекте участвуют несколько отделов и разнообразные специалисты.

4. Как правило, выполняется что-то новое, чего никогда не делалось ранее.

5. Особые требования по времени, затратам и качеству выполнения работы.

Три вышеупомянутых сдерживающих фактора накладывают большую ответственность, чем при выполнении многих других работ. Эти же три фактора подчеркивают одну из первостепенных функций управления проектом, а именно: балансирование временем, затратами и работой при од­новременно максимальном удовлетворении запросов клиента.

С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии ряда огра­ничений и механизмов (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное