9. Характеристика листів

Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх – пояснити, переконати, проінформувати, спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

10. Оформлення довідки

Довідка — це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, а також діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи або підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди видано довідку).

Службові довідки складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1) назву організації, що видає довідку;

2) дату видачі й номер;

3) прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка;

4) текст;

5) призначення (куди подається);

6) підписи службових осіб та печатку, без якої довідка не має юридичної сили.

Технології компютерної обробки інформації

1. Системна папка «Мій комп’ютер»

Мій комп'ютер – системна папка «Мій комп'ютер», яка містить список дисків комп'ютера і дає можливість проглядання їх вмісту (мал. 1):

Рис. 1. Зміст папки|папки| «Мій комп'ютер»

2. Буфер обміну Windows

Виділений фрагмент тексту або об'єкт можна перемістити, скопіювати. Для таких операцій часто використовується буфер обміну Windows.

Буфер обміну Windows| – це область пам'яті, яка використовується для тимчасового зберігання даних при копіюванні і переміщенні об'єкту.

Через буфер, наприклад, процесор Word| може обмінюватися інформацією з|із| іншими програмами, що працюють в середовищі|середовищі| Windows|.

Буфер обміну має три команди: копіювати, вирізувати, вставити.

Ці команди можна виконати чотирма|| способами:

Копіювати:

1. Меню Правка\ Копіювати.

2. Кнопка Копіювати на панелі інструментів Стандартна.

3. Комбінація клавіш [CTRL]+[C].

4. Контекстне меню, що викликається правою кнопкою миші, Копіювати.

При виконанні команди Копіювати виділений об'єкт копіюється в буфер обміну, але не видаляється|.

Вирізати або Видалити в буфер:

1. Меню Правка\Вирізати.

2. Кнопка Вирізати на панелі інструментів Стандартна.

3. Комбінація клавіш [CTRL]+[Х].

4. Контекстне меню, що викликається правою кнопкою миші, Вирізати.

Об'єкт видаляється і поміщається в буфер обміну. Дані |із|буфера обміну можна багато разів читати. Вони зберігається в буфері до тих пір, поки в нього не буде занесений новий об'єкт.

Вставити:

1. Меню Правка\Вставити.

2. Кнопка Вставити на панелі інструментів Стандартна.

3. Комбінація клавіш [CTRL]+[V].

4. Контекстне меню, що викликається правою кнопкою миші, Вставити.

Об'єкт з|із| буфера обміну вставляється в позицію курсора.

Послідовність команд Вирізати і Вставити дозволяє перемістити об'єкт.