3 Мәліметтер қорын құру

MS Access-те мәліметтер қоры информацияны енгізу, сақтау, қарау, таңдау және басқару үшін арналған құралдар жиынынан тұрады. Бұл құралдарға кестелер, пішіндер, есептер, сұраулар жатады.

MS Access-те мәліметтер қорын жасаудың екі тәсілі бар. Бос мәліметтер қорын жасап алып, оған кестелерді, пішіндерді, есеп берулерді және басқа объектілерді қосуға болады. Мұндай тәсіл едәуір қолайлы, бірақ мәліметтер қорының әрбір элементінен жеке айқындылықты талап етеді. Бұдан басқа барлық қажетті кестелермен, пішіндермен және есептермен белгілі бір түрдегі мәліметтер қорын шебердің көмегімен жасауға болады. MS Access бізге арналған түрлі мәліметтер қорынан тұратындықтан екінші тәсіл көп жағдайда ыңғайлы. Екі жағдайда да біз кез келген уақытта өзіміз жасаған мәліметтеріміздің қорын өзгертуге және кеңейтуге мүмкіндігіміз бар.

Бос мәліметтер қорын құру

MS Access-ті іске қосқанда сұхбаттасу терезесі ашылады, мұнда жаңа немесе бұрын жасалған мәліметтер қорын ашу ұсынылады. Жаңа мәліметтер қорын таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Егер біз бұл сұхбаттасу терезесін жапқан соң барып қойма құрғымыз келсе (мысалы, бұрын жасалған мәліметтер қорымен жұмыс істегенде), келесі әрекеттерді орындаймыз:

1. Файл/Жасау командасын таңдаймыз немесе саймандар қатарындағы

Жасау батырмасын шертеміз. Экранда “Жасау” сұхбаттасу терезесі ашылады

(сурет 6), ол екі қосымшадан тұрады:

6 - cурет «Жасау» сұхбаттасу терезесі

• “Жалпы” – жаңа бос мәліметтер қорын жасауға мүмкіндік береді.

• “Мәліметтер қоры” – көптеген қажетті объектілерден тұратын мәліметтер

қорының үлгісін таңдауға және шебердің көмегімен мәліметтер қорын жасауға мүмкіндік береді.

2. Жаңа, бос мәліметтер қорын жасау үшін “Жалпы” қосымшасына көшеміз,

“Мәліметтер қоры” элементін таңдап сұхбаттасу терезесінің төменгі жағындағы ОК батырмасын шертеміз. Экранда “Жаңа мәліметтер қорының файлы” сұхбаттасу терезесі ашылады.

3. Ашылған Қапшық тізімінен жасалған мәліметтер қорын сақтағымыз келген

қапшықты таңдап, Файл аты өрісінде мәліметтер қорының атын енгіземіз.

4. Жасалған мәліметтер қорының атын енгізген соң, осы сұхбаттасу

терезесінің Жасау батырмасын шертеміз. Экранда мәліметтер қорының терезесі ашылады (сурет 7). Бұл терезеде мәліметтер қорына кіретін барлық объектілерді жасау керек. Олардың тізімі сол жақ қатардың “Объекттер” бөлімінің элементтеріне сәйкес келеді. Терезеде кестелерді, сақталатын информацияларды, есептерді, пішіндерді, сұрауларды, Web-беттерді жасай аламыз. Объектілердің белгілі категорияларына қатынау сәйкес элементті таңдаумен жүзеге асырылады. Содан кейін қор терезесінде таңдалынған объектінің жасалған объектілер тізімі, ал терезенің жоғарғы жағында – осы категорияның объектісін жасауға арналған құралдар бейнеленеді.

7 - cурет Жаңа мәліметтер қоры терезесі

Шебердің көмегімен мәліметтер қорының құрылуы

Шебердің көмегімен мәліметтер қорын жасау үшін мына тәсілдерді орындаймыз:

1. Файл/Жасау командасын орындаймыз.

2. Ашылған “Жасалу” сұхбаттасу терезесінде “Мәліметтер қоры”

таңбашасын таңдаймыз. Экранда шебер ұсынған мәліметтер қорының тізімі пайда болады (сурет 8).

8 - cурет «Мәліметтер қоры» тапсырмасы

3. Тізімнен бізге сәйкес келетін мәліметтер қорының үлгісін таңдап,

мәліметтер қорын жасау шеберін ОК батырмасын шерте отырып, орындаймыз.

4. “Жаңа мәліметтер қоры файлы” сұхбаттасу терезесінің Қапшық

тізімінен тиісті мәліметтер қорын орналастыратын қапшықты таңдаймыз, ал Файл аты өрісінде оның атын енгіземіз. Содан кейін Жасау батырмасын шертеміз.

5. Келесі сұхбаттасу терезесінде шебер өзі жасаған мәліметтер қоры жайлы

информацияны хабарлайды. Осы сұхбаттасу терезесінің төменгі жағында келесі батырмалар орналасқан:

• Болдырмау – шебердің жұмысын тоқтатады;

• Кейін қарай – шебер жұмысының алдыңғы қадамына қайта келеді;

• Әрі қарай – шебер жұмысының келесі қадамына барады;

• Дайын – орнықтырылған параметрлермен мәліметтер қорына шеберді

жібереді.

6. Жұмысты жалғастыру үшін Әрі қарай батырмасын шертеміз.

7. Ашылған сұхбаттасу терезесі (сурет 9) екі тізімнен тұрады. Олардың бірі –

мәліметтер қорының кестелер тізімі, ал екіншісі – таңдалынған кестенің өрістері тізімі. Бұл тізімде кестеге қосылатын өрістер белгіленген. Көбінесе кестенің барлығы дерлік, сирек қолданылатындарынан басқа өрістері белгіленген. Өрістер үшін жалаушаларды орнықтырып немесе алып тастап, кестенің өрісін таңдай аламыз. Кесте өрісін таңдап алған соң Әрі қарай батырмасын шертеміз.

9 - cурет Мәліметтер қоры кестесінің өрістері тізімін таңдау

8. Келесі сұхбаттасу терезесінде (сурет 10) берілген үлгілерден экранды

безендіру түрін таңдап, Әрі қарай батырмасын шертеміз.

10 - cурет Экранды безендіру түрін таңдау

9. Шебер жұмысының келесі қадамдарында мәліметтер қоры үшін жасалатын

есеп берулердің түрін анықтауға болады (сурет 11). Өзіміз қалаған түрді таңдаған соң Әрі қарай батырмасын шертеміз.

11 - cурет Есеп беру түрін айқындауға арналған сұхбаттасу терезесі

10. Бұдан соң ашылған мәліметтер қорын құруға арналған шебердің сұхбаттасу

терезесі (сурет 12) барлық есеп берулерде пайда болатын оның тақырыбы мен суретін қоюға мүмкіндік береді.

12 - cурет Барлық есеп берулерде кездесетін оның тақырыбы мен

суретін беруге мүмкін болатын сұхбаттасу терезесі

11. Егер біз суретті қолданғымыз келсе, Иә жалаушасын орнықтырамыз. Бұл

жағдайда Сурет батырмасына мүмкіндік болады, оны шертсек алдын ала жасалған суреті бар файлды көрсету үшін “Суретті таңдау” сұхбаттасу терезесі ашылады. Орнықтыруды жалғастыру үшін Әрі қарай батырмасын шертеміз.

12. Соңғы сұхбаттасу терезесінде Дайын батырмасын шертіп, орнықтырылған

параметрлерімен мәліметтер қорын құруға шеберді іске қосамыз. Кейін қарай батырмасымен алдыңғы қадамдарға қайта оралып, мәліметтер қорының параметрлерін өзгерте аламыз.

Қосымша параметрлерді баптауды қалдырып кетіп, Дайын батырмасын шебердің кез келген сұхбаттасу терезесінде басуға болады. Бұл кезде шебер өз жұмысында келісім бойынша қабылданған баптауларды қолданады.

Дайын батырмасын басқан соң шебер, өзіміз берген өрістермен енгізуімізді, қарапайым пішін мен информацияны қарауды, сонымен қатар қарапайым есептерде тұратын мәліметтер қорын жасауға көшеді. Мәліметтер қорын жасау барысынан кейін дайын мәліметтер қорын пайдаланамыз: кестеге мәліметтерді енгізу, оларды қарау және баспадан шығару.

Егер ұсынылған мәліметтер қорының нұсқасы бізді қанағаттандырмаса, онда бос мәліметтер қорын жасап, оған кестелерді, сұрауларды, пішіндерді және есеп берулерді қосуымызға болады.