Есеп беруді құрудың қарапайым тәсілі
MS Access-те ең қарапайым есеп беруді құру үшін, мынадай әрекеттерді орындау жеткілікті:
Мәліметтер қоры терезесін ашамыз.
Мәліметтер қорының терзесінде “Кестелер” категориясы таңдалады.
Есеп беруді құрғымыз келген кестеге нұсқағышты орнықтырамыз.
Қою/Автоесеп беру (сурет 33) командасын орындаймыз немесе саймандар
қатарындағы Жаңа объект батырмасын басамыз және ашылған тізімнен Автоесеп беру командасын таңдаймыз. Экранда санаулы уақытта-ақ, қолдануға дайын есеп беру пайда болады. Бұл есеп беруге кестенің барлық өрістері қосылған. Олардың атаулары кестедегі сияқты тік орналасқан. Әрбір өріс атауының оң жағында кестедегі мәні бейнеленген (сурет 34).
33 - cурет Есеп берудің макетін таңдау 34 - cурет Автоесеп беру көмегімен
құрылған бір бағаналы есеп беру
Есеп берудің басқа тәсілдері
MS Access-те есеп беруді құру үшін келесі құралдар қолданылады:
Жеке есеп берулерді берілген қасиеттермен құратын Есеп беру
конструкторы;
Таңдалған өрістер нәтижесінде есеп беруді жылдам құруға мүмкіндік
беретін Есеп беру шебері;
Бір не бірнеше бағандарда орналасқан есеп беруді өрістермен автоматты
құратын Автоесеп беру: бағанға;
Таспалы есеп беруді автоматты құруға арналған Автоесеп беру: таспалы;
Мәліметтерді диаграмма түрінде бейнеленген есеп беруді құратын
Диаграмма;
Пошталық жапсырмалар, олар пошталық жапсырмаларға арнап есеп
беруге мүмкіндік береді. 35-суретте есеп берудің басқа тәсілдері көрсетілген.
35 - cурет Есеп беру тәсілдері
MS Access-те есеп беруді жоғарыда айтылған тәсілдердің кез келгенімен құру үшін, ең алдымен мына төмендегі әрекеттерді орындауымыз керек:
Мәліметтер қорының терезесін ашамыз.
Мәліметтер қорының терезесінде “Есеп беру” жапсырмасына көшеміз.
Құру батырмасын басамыз.
Ашылған “Жаңа есеп беру” сұхбаттасу терезесіндегі тізімнен өзіміз
қалаған нұсқаны таңдаймыз.
ОК батырмасын басамыз.
Есеп беруді құру үшін шеберді қолдану
Шебер көмегімен есеп беруді құру есеп беруге апаратын кестелерді таңдауға, есеп беру өрістерінің тізімін анықтауға, оларды орналастыруға әкеледі.
Есеп берулер шеберін іске қосу үшін “Жаңа есеп беру” сұхбаттасу терезесінде есеп беруді құру нұсқаларының тізімінен Есеп берулер шебері опциясын таңдап, ОК батырмасын басамыз. Мәліметтер қорында терезенің жұмыс істеуге арналған кеңістігінде таңдалған “Есеп беру” объектісінде бейнеленетін, альтернативті құрал ретінде Шебер көмегімен есеп беруді құру жарлығын пайдалануға болады. Сонымен, есеп беруді тұрғызу шеберін іске қостық. Экранда келесі есеп беру өрісін анықтауға қажетті (36 - сурет) сұхбаттасу терезесі ашылады.
36 - cурет Есеп беру өрістерін таңдауға арналған сұхбаттасу терезесі
Кестелер мен сұраулар тізімінің ашылу батырмасын басамыз және мәліметтер қорының кестелер тізімінен есеп беруді құратын кестені таңдаймыз. Мұнда Қатынау өрістері тізімінде таңдалған кестенің барлық өрістерінің тізімі беріледі. Берілген тізімнен Таңдалған өрістер тізімінде құрылатын есеп беруге орналастыратын өрістерді апарамыз. Өрістерді таңдауды аяқтап, келесі қадамға көшу үшін, Әрі қарай батырмасын басамыз.
Шебер көмегімен есеп беруді құрудың екінші қадамында да өрістердің бірінде мәліметтерді топтаудың қажеті бар-жоғын анықтау керек. MS Access бізге мәліметтерді топтау нұсқасын ұсынады. Біз ұсынылған нұсқаны пайдаланамыз немесе сұхбаттасу терезесіндегі батырмаларды пайдаланып өзіміздің нұсқамызды қолданамыз.
Батырма |
Орындалатын әрекеттер |
|
Топтау жақтауына өрісті қосады |
|
Таптау жақтауынан өрісті жояды |
|
Өрістердің топтау жақтауында ерекшеленген топтау деңгейін жоғарылатады |
|
Өрістердің топтау жақтауында ерекшеленген топтау деңгейін төмендетеді |
Мәліметтерді топтауды орнықтырып болған соң, топтау аралығын өзгертуге болады. Ол үшін Топтау батырмасын басамыз. Сұхбаттасудың келесі терезесінде есеп берудің жазбаларын сұрыптау ретін береміз. Егер есеп беруде қорытынды өрістерді ұйымдастырғымыз келсе, сұхбаттасу терезесінің батырмасын басамыз және ашылған “Қорытындылар” сұхбаттасу терезесінде ұсынылған өрістер үшін қорытынды есептеулер типін анықтайтын тиісті жалаушаларды орнықтырамыз. Кейін сұрыптау терезесіне қайта келу үшін, ОК батырмасын басамыз.
Шебер көмегімен есеп беруді құрудың келесі екі қадамында есеп беру макетінің түрін және безендіру стилін анықтау керек:
Есеп беруді құру
Есеп беру құрылымын өзгерту