Кестенің пішімін өзгерту

Кестенің сыртқы түрін өзгерту үшін кесте режимінде тұрып, Пішім/Кесте режимін таңдаймыз. Нәтижесінде “Кестенің форматы” (сурет 17) сұхбаттасу терезесі ашылады. Осы сұхбаттасу терезесінің көмегімен кестенің бейнелеу пішімін толығымен орнықтырамыз (“Безендіру” бөлімі), тордың сызықтарын қосып, жоямыз.

17 - cурет «Кестенің пішімі» сұхбаттасу терезесі

Мәліметтерді сұрыптау

Кестеге мәліметтер кез келген ретте енгізіледі. Мұндай мәліметтерді көру қиын. Мәліметтерді ретке келтіру үшін мәліметтер қорында сұрыптау ұғымы пайдаланылады.

Біз жазбаны кез келген өрісте сұрыптай аламыз – бұл жазбалардың реті берілген өрісте сақталған мәндердің шамаларына сәйкес орнықтырылатынын білдіреді. Сұрыптайтын өрісті таңдап алған соң бағанды ерекшелеп, Жазбалар/Сұрыптау командасын орындаймыз, сосын Өсуі бойынша сұрыптау немесе Кемуі бойынша сұрыптау опциясын таңдаймыз. Сұрыптау командасын жіберетін ең оңай тәсіл саймандар қатарындағы сәйкес батырманы басу.

Сүзгінің қолданылуы

Мәліметтер қорында сүзгімен жұмыс істегенде сүзгі берілген белгімен анықталатын мәндерді ғана көру үшін қолданылады.

Кестемен жұмыс істегенде кез келген режимде саймандар қатарының батырмаларын және меню командаларын қолдана отырып, сүзгіні құруға болады. Қазір сүзгіні орнықтыру үшін қолданылатын саймандар қатарының үш батырмасына және оларға сәйкес меню командаларына тоқталамыз:

Батырма	Команда	Қызметі
	Жазбалар/Сүзгі/ Ерекшелену бойынша сүзгі	Берілген бағанның ерекшеленген мәндері бойынша мәліметтерді сүзгілеуді орындайды
	Жазбалар/Сүзгі/ Сүзгіні өзгерту	Сүзгіден өткізудің белгісін беру үшін сұхбаттасу терезесін жапсырмасымен ашады
	Сүзгіні қолдану/ Сүзгіні жою	Сүзгіні қолдану және алып тастау күйлерін ауыстырып қосады

Жазбалар/Сүзгі командасын қарастырайық. Ол төрт түрлі сүзгіден тұрады: Сүзгіні өзгерту, ерекшелену бойынша сүзгі, ерекшелеуді алып тастау және еңейтілген сүзгі. Бұл сүзгілердің қолдануларын қарастырайық.

Сүзгіден жазбаларды алып тастау

Біз мәліметтерді қосудың орнына алып тастап, жазбаларды сүзгіден өткізе аламыз. Ол үшін:

1. Сүзгіден өткізгіміз келген кестені ашамыз.

2. Белгі қызметін атқаратын мәндерді таңдаймыз.

3. Таңдалынған орынды маустың оң батырмасымен басамыз. Контекстік меню

пайда болады.

4. Контекстік менюден Ерекшеленуді алып тастау (cурет 18) командасын

таңдаймыз.

18 - cурет Контекстік меню көмегімен сүзгіден өткізу

7 Сұрау көмегімен кестеден мәліметтерді таңдау

Мәліметтер қорына қатысты берілетін сұрақтар сұрау деп аталады.

MS Access-те сұрауды қалыптастыру үшін сұрау конструкторы мен MS Access тілінің SELECT нұсқауы қолданылады.

Сұрау – бір уақытта бірнеше кестелерден мәліметтерді таңдауға мүмкіндік береді. Жалпы сұрау дегеніміз – бір немесе бірнеше кестелерде кейбір әрекеттерді орындау үшін қолданылады. MS Access-те сұраудың бірнеше түрлері бар. Олар: таңдамалы, параметрлі, үлгі бойынша, қорытынды сұраулар.

Мәліметтерді таңдауға бағытталған сұрауды құрастыру үшін старт терезесінде мынандай командаларды орындау керек. Сұрау/Құру/Қарапайым сұрау/ОК. Кесте/Сұрау өрісінде керекті кестелер мен сұрауларды таңдап, Тасымалданатын өріс терезесінен қажетті өрістерді таңдап, > батырмасын басу керек.

Таңдамалы сұрау түрлері. Мәліметтерді таңдаудың типтік шарттарын қарастырайық.

• Барлық А әрпінен басталатын сөздер Like А*

• Барлық Алматы қаласындағы студенттер Алматы*

• Асанов атты студенттен басқасы Not Асанов немесе <>Асанов.

• Алматы мен Астана қаласынан келген студенттер Алматы Or Астана.

• >=50 and <=60 немесе Between 50 and 60.

• 01.01.03 - 31.12.03 аралығындағы күндер Between #01.01.03#And#31.12.03

Мысалы:

19 - cурет А әріпінен оқушыларды таңдау 20 - cурет Нәтиже

Параметрлі сұрау – қолданушы сұрау сұхбаттасу терезесінде таңдауға берілген параметрлерді енгізеді. Параметрлі сұрау қолданушыға кестелер, кестелер ішінен кейбір мәліметтер тобы керек болған жағдайда қолданылады. Керекті мәліметтерді табу үшін оған бірнеше сұрау құрудың орнына тек керек параметрлерін енгізіп, параметрлі сұрау құруға болады. Параметрлі сұрауды төмендегідей етіп құрамыз:

1. Таңдау сұрауында Конструктор тәртібіне өтеміз.

2. Іріктеу шарттары жолына қажетті шарттарды тік жақша ішіне жазамыз.

3. Құрылған сұраудың дұрыстығын тексеру үшін сұрауды іске қосамыз. Осы

кезде ашылған Параметр мәнін енгізіңіз терезесіне сәйкес мәндерді енгіземіз және ОК батырмасын басамыз. Егер сұрау құру кезінде алдында құрылған сұрауды қолданатын болсақ, онда параметрлі сұрауды жаңа атпен сақтаймыз.

Үлгі бойынша сұрау – конструктор режимінде құрастырылады. Сұхбаттасу терезесінде Сұрау/Құру/Конструктор/ОК командасын орындап, қажетті кесте атын таңдап, Қосу батырмасын басамыз. Пайда болған терезеден келесі командаларды орындау қажет:

Терезеге шығарылған кестеден өріс аттарын құрастырылатын кестеден өріс жолына сүйрету арқылы орналастыру керек. Сонда өріс жолында таңдалған өріс аттары жазылады. Олардың әрқайсысының қандай өрістерден алынған 2 – Кесте аты жолында көрсетіледі, 3 – сұрыптау жолында Өсуі бойынша немесе Кемуі бойынша тәртібін орналастыруға болады, 4 – Экранға шығару, өрісте жазылған мәліметтерді экранға шығару немесе шығармау режимі орындалады. 5 – Условия отбора мәліметтерді таңдау шарттары жазылады. Осы амалдар орындалғаннан кейін оған ат берілуі тиіс. Ол үшін Файл/Басқаша сақтау командасын орындаймыз.

Сұраулардағы есептеулер

MS Access жүйесі мәліметтерге есептеу амалдарын қолдануға мүмкіндік береді. Есептеу формулалары былай жазылады:

Аты: [Amd]  [Am2]  [Am3] …,

Мұндағы Аm – қорытынды жазылатын тік жол, Am1, Am2, Am3,... – есептеуге қатысатын өріс аттары,  - арифметикалық амалдар: (+қосу), (-алу), (*көбейту), (/бөлу), (^дәреже), (& - мәтіндік өрістерді біріктіру), (\-арифметикалық өрнектерді дөңгелектеу), (MOD - бөлу қалдығы), (OR – логикалық “немесе”), (AND – логикалық “және”), (NOT – логикалық “жоқ”), (< кіші, > үлкен, <= үлкен емес, >= кіші емес, <> тең емес). Жақшалар амалдардың орындалу тәртібін көрсетеді.