
- •Тема 1.Документоведение как научная дисциплина
- •Тема 2
- •Тема 3
- •Тема 4.Способы и средства документирования
- •4.4.1 .Перфорирование
- •Тема 5. Материальные носители документированной информации
- •7.2.2. Официально-деловой стиль
- •7.3. Вилы текстов и элементы текста служебных документов
- •7.5. Гипертекст
- •7.6. Редактирование документов
- •8.5. Классификация по способу документирования
- •8.6. Классификация документов по их бытованию в социальном пространстве и времени
- •11.3. Документные каналы
- •11.4. Коммуникационные барьеры
Тема 2
ДОКУМЕНТ КАК СОЦИОКУЛЬТУРНЫЙ ФЕНОМЕН
Литература
Федеральный Закон от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание Законодательства Российской Федерации. 1995. №8. С. 1213 1225.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
Данилин С. Н. О современном понятии информации // Информационные технологии. 2003. № 11. С. 53-57.
Илюшенко М. П. К понятию «документ» (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1.С. 26-31.
Илюшенко М. П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 43-46; 2000. № 1. С. 20-23.
Ларин М. В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5-9.
Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации: Учеб. пособие. СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2002. 461 с.
Столяров Ю. Н. Стандартное определение документа нуждается в пересмотре // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на девятой Международной научно-практической конференции 5-6 декабря 2002 г. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003. С. 179-184.
Янковая В. Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. № 1. С. 41-44.
2.1. Происхождение документа
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т. е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Коммуникация является необходимым условием существования человеческих общностей, начиная от самых малых и заканчивая такими, как нации, государства.
Учёные выделяют четыре типа коммуникации: материальную, генетическую, психическую и социальную. Социальная коммуникация представляет собой движение смыслов, т. е. знаний, умений, стимулов, эмоций, в социальном времени и пространстве. При этом участники коммуникационного npoцесса— отправитель (коммуникант) и приёмник (реципиент)— преследуют три основных цели: познавательную, побудительную и экспрессивную.
Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но и во времени, т. е. потребность в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Поэтому уже в глубокой древности люди пытались найти способы и средства преодоления этого недостатка. Так, ещё две с половиной тысячи лет назад в Персии в эпоху правления царя Кира с целью быстрой передачи его приказов и иных важных сообщении расставлялись на определённом расстоянии друг от друга люди, обладавшие сильным голосом. Они криком передавали по цепочке информацию. Такая цепочка за день могла передать то или иное сообщение на расстояние месячного перехода. Диалогичным образом поступали древние галлы. Однако подобный способ не гарантировал получателю поступление не искажённой информации.
Трудно было также и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи во времени играли старики, т. е. самые опытные члены общества. Наиболее важные исторические факты люди запоминали в песнях. Тем более, что появление речи привело к развитию системы индивидуальной памяти человека, позволявшей сочинять объективное знание (мифы, общественные нормы, опыт и т. д.) для передачи следующему поколению.
Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т. п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по оплотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите па скифскую землю».
Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов. Так, на Ближнем Востоке, начиная с 9-го тысячелетия до Р. X., с целью учёта ценностей стали использоваться глиняные шарики, цилиндры, конусы, диски, которые нанизывались на шнуры или запечатывались в глиняные «конверты».
Впоследствии возникло более сложное, так называемое «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т. е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками— в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение «зарубить на носу», т. е. запомнить крепко-накрепко.
Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т. п.).
Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т. п.
Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло зародившиеся ещё около 35 тыс. лет назад палеолитическое искусство в виде резьбы по кости и дереву. Спустя примерно 5 тыс. мм появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные изделия. Они подготовили следующий качественный скачок в развитии человеческой цивилизации.
Новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Её рождение было обусловлено сочетанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств. С помощью графических знаковых систем стало возможным не только отделить информацию от субъекта, но и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ. (Устная информация тоже передаётся материальной, энергетической средой - акустическими колебаниями. Однако продолжительность существования такой информации определяется всего лишь временем её передачи).
Таким образом, документ появился как дополнение к звуковой речи, как средство общения людей, как объект социальной коммуникации, обусловленный необходимостью запечатления и передачи информации во времени и пространстве.
Появление документа явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации. Документирование стимулировало производство и накопление в больших объёмах целесообразной информации, обусловило качественные изменения в управлении хозяйственно-экономическими и общественно-политическими процессами. История последних тысячелетий наглядно продемонстрировала цивилизационные преимущества тех народов, которые сумели создать развитые системы документирования информации.
2.2. Понятие «документ». Расширение понятия «документ»
В документоведческой науке ключевым понятием является документ — основной объект её изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документацион-ной деятельности.
Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова "docere" — учить, извещать От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века— и в русский язык.
На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание. Как известно, любое понятие — это представление о наиболее существенном самом важном, главном в изучаемых предметах и явлениях поскольку невозможно охватить все их признаки, свойства стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них, а следовательно, происходит расширение самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.
В Древнем Риме словом documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения.
Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важную функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до XIX века.
В России он был переведён Петром I именно как «письменное свидетельство», и на всём протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российское делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
Первостепенное накопление знаний о документах привело в 19 веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».
К середине XX столетия в отечественном документоведении получил определённость ещё один важнейший аспект документа — исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективной информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделили «исторические документы — летописи, хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».
Между тем за рубежом ещё в начале XX века было предложено гораздо более широкое толкование понятия «документ». Уже упоминавшийся бельгийский учёный Поль Отле рассматривал документ в широком социально-культурологическом контексте. «Документом,— писал он,— называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить тот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки, письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ— кристаллизованная мысль».
Следует отметить, что такое понимание документа нашло положительный отклик и в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале XX века Ф.А.Брокгаузом и И.А.Ефроном, в соответствующей статье (автор — А. Гойхбарг) было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ— в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.
Между тем в первой половине XX столетия было существенно пересмотрено содержание понятия информация. До того времени это понятие увязывалось прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закреплённая на материальном носителе. Таким образом, учёные выделили самое главное, существенное в документе— его информационную составляющую.
Однако незавершённость научных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия информация» не могли не отразиться и на определении понятия «документ». Каким образом?
Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают её наличие в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объемам, в том числе и неорганической природе. Причём некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получила название атрибутивной.
Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации и неживой природе (функциональная концепция). В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех неуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию. Так, Ю. Н. Столяров пишет: «В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения внутри вещества и энергии, а также между веществом и энергией. Часть их воспринимается органами чувств, распознается, т. е. превращается и образ (семантически преобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно осознается как информация. Информация в сущности есть достояние только субъективного сознания, за его пределами информации не существует. Онтологически информация есть субъективная реальность». Однако информация может быть объективирована— в случае, если она фиксируется в знаковой форме на внешнем носителе.
Такое представление объясняет, почему одно и то же сообщение по-разному понимается различными субъектами или не понимается ими вовсе.
Антропоцентристы фактически отождествляют понятия «информация» и «социальная информация».
Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегося определения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов и области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:
1) «Информация — это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
Информация — это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
«Информация — это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
«Информация — это то, что уменьшает неопределённость события».
Однако все авторы в конечном счёте сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и о всех её других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».
И свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:
- массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
-специальную (научную, техническую, производственную, управленческую) и -личную (межличностную).
Именно социальная информация связывается с понятием документа.
Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.
Вместе с тем определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.
Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т. е. носители ретроспективной информации.
И связи с этим перед документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача— дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему.
Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ — это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.
2.3. Определение документа в законодательных и нормативных актах
Учёные будут и далее продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и более точного его определения. Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе таких как информация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в статье 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечественные Государственные стандарты терминов и определений.
Первый Государственный стандарт такого рода у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т. п.
После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.
Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Причём это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.
Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя.
Как полагают некоторые авторы (В. А. Копылов, М. В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. «Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности».
В законах РФ «Об обязательном экземпляре документов» и «О библиотечном деле» документ определяется как «материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». В законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется термин «архивный документ». Это «материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».
Определения документа в отечественных законодательных и нормативных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной документоведческой практике. 'Гак, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».
В Законе США «Об электронных подписях в международной и национальной коммерции» под документом понимается информация, которая начертана на осязаемом носителе или хранится на электронном или другом носителе и представлена в постижимой форме». В государственных стандартах Украины содержатся три определения документа, рассчитанные на различные отрасли информационно-документационной деятельности.
Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США следующее определение: «Документ— информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем».
Международная организация по стандартизации (ИСО) при чистин Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной федерации опблиотечных организаций, Международной организации по ишеллектуальной собственности разработала и утвердила определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уде-i я стоя достаточно много внимания проблеме унификации и i мндартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятия. В противном случае это может обернуться нежелательными юридическими, экономическими и иными последствиями для участников коммуникационного процесса, прежде всего в официально-деловой сфере. Поэтому стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих практических сферах деятельности (делопроизводственной, архивной, библиотечной и т. д.).
Вместе с тем нельзя не заметить, что ориентация терминологических стандартов на практику работы с документами потребовала известного сужения границ понятия документа. В частности, в стандартизованном определении документа, предназначенном для отечественной делопроизводственной и архивной сферы, в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге такое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.
Необходимо также иметь в виду, что стандартизация терминов и определений отнюдь не снимает все вопросы, возникающие в практике работы с документами. В частности, определение документа в ряде Федеральных законов и Государственных стандартов содержит правовую коллизию, обусловленную тем, что в момент передачи документированной информации по каналам связи она не зафиксирована стабильно на материальном носителе и формально не подпадает пол правовую защиту данных законов. Эта ситуация на практике может быть использована различными лицами, в частности, в политической и экономической конкурентной борьбе, без особых опасений понести какую-либо ответственность.
В конечном счёте, любое стандартизованное определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Вместе с тем такие, по необходимости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, определения документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документоведческой науки. Документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальной документированной информации и оставаться в жёстких рамках государственных стандартов. Это противоречит самому статусу его как научной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождающееся углублением наших знаний о событиях, предметах, явлениях окружающего мира, в том числе о документе, периодически приводит к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.
2.4. Социальная сущность и функции документа
Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни существовать.
Именно общество непосредственно или через своих представителей (государство, организация, группа, семья) в рамках с ложившегося менталитета, в соответствии с обычаями и нормами общественного поведения, определяет как формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа, выступая относительно субъектов информационного взаимодействия в качестве некоей «внешней силы». Соблюдение диктуемых этой силой формальных и неформальных правил и ограничений поощряется, а их нарушение наказываемся.
Человек в сфере документной деятельности предстаёт, таким образом, по оценке исследователей (В. А. Гадасин, и Л. Конявский), всего лишь как интеллектуальный исполнитель, действующий в пределах довольно жестких общественных предписаний. Так, текст документа должен удовлетворять многочисленным правилам языка и письменности, стиль изложения — соответствовать неформальным этическим ограничениям профессиональной среды, оформление должно быть выполнено на основе действующих стандартов. Даже объём и содержание документа ограничены достаточно жесткими рамками его функционального назначения. Получается, что произвольные действия оказываются возможными лишь в достаточно узком диапазоне, не сопоставимом по масштабам с обязательными правилами и нормами. При этом ограничения кажутся настолько естественными и «само собой разумеющимися», что их влияние зачастую не замечается.
Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает известное влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли, как историческое источниковедение.
Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. "functio"— исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т. е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.
Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т. е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Наиболее обстоятельный функциональный анализ документов содержится в работах М. П. Илюшенко.
Функции документа можно разделить на общие и специальные или сущностные и прикладные, функции первичного и шоричного порядка, на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т. е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно так же, как, например, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т. д.
Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно— необходимостью закрепления, сохранения и предачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т. д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наравне с его социальной природой.
Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и иод-держания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.
Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т. е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху— вниз или снизу — вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:
двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.);
многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего человеческого сообщества (например, Всеобщая декларация прав человека) или адресованные неопределённому множеству получателей (произведения художественной литературы, изобразительного искусства и т. п.);
документы, ориентированные сверху вниз, т. е. от управляющей системы к управляемой, от органа власти, руководителя к исполнителю (законы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т. д.);
документы, ориентированные снизу вверх — от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т. д.).
Но мере совершенствования способов и средств передачи информации, развития информационных технологий возрастает скорость и объёмы передаваемой информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.
Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована, поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Неслучайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций— архивов, библиотек, информационных центров, музеев и др.
Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется и актуализируется прежде всего усилиями исторической науки. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая, будучи разновидностью функции хранения информации, до поры до времени существует в латентном состоянии, но которой документы потенциально обладают с момента своего появления.
Следует заметить, что документ, выполняющий функцию исторического источника, обладает сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.
Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, развитие и преумножение этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.
Помимо рассмотренных общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. Их иногда называют прикладными. К числу таких функций прежде всего следует отнести управленческую. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.
Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные масштабы, уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т. д.
С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные акты; документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы — паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т. п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.
Исторически одной из первых была востребована функция учёта (статистическая), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т. е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т. п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчетной документации.
Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. По большому счёту фактически каждый документ может выступать в качестве источника таний. Однако в первую очередь эта функция присуща научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.
С познавательной тесно связана образовательная (учебно-иоспитательная, обучающая) функция, сопряжённая с распространением знаний, морально-нравственных норм, убеждений и т. п.
Ряд документов обладает политической функцией, во многом связанной с функцией управления, поскольку к сфере по-нитики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур: партийно-политических объединений, блоков, отдельных политических деятелей и т. д. (разного рода программные материалы. манифесты, политические заявления, обращения и т. п.).
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, филениф-ских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоев и групп населения. Благодаря этому до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков (Библия, Коран, «Беседы и суждениям Конфуция и т. п.).
Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (XVI век) или во время раскола Русской православной церкви в России (XVII век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» во второй половине XX столетия.
Художественно-эстетическую функцию выполняют главным образом произведения художественной литературы, изобразительного искусства, фото-, кино-, видеодокументы.
Досуговая (релаксационная) функция примыкает к художественно-эстетической, поскольку её могут выполнять те же самые документы. Вместе с тем для проведения досуга может использоваться документированная информация, деформирующая художественно-эстетические вкусы, пробуждающая низменные инстинкты и т. п. Формой проведения свободного времени может служить также коллекционирование различных документов (открытки, этикетки, афиши, календари и т. п.). Более того, экспериментальным путём учёные доказали, что, к примеру, увлечение детей коллекционированием почтовых марок ускоряет процесс их выздоровления.
Ещё на заре документирования достаточно отчётливо проявилась функция защиты информации. В частности, иероглифическое письмо в Древнем Египте, доступное немногим (главным образом жрецам), ограничивало доступ к информации, позволяя тем самым использовать её как мощное средство в деле сохранения и укрепления власти. Функция защиты информации с эпохи древности и Средневековья находит своё проявление также в использовании различных приёмов и систем тайнописи, криптографии.
Товарная функция. Будучи продуктом труда, документы имеют реальную стоимость и могут выступать объектом рыночных отношений. С переходом к информационному обществу и превращением информации в важнейший ресурс товарная функция документа становится на одно из первых мест в ряду прикладных функций. Целый ряд документов (старинные рукописи, книги, произведения живописи, графики и т. п.) явля-е гея объектом выгодного вложения капитала. К примеру, оригинал рапорта первого космонавта Земли Ю. А. Гагарина о его космическом полёте, состоящий из трёх страниц машинописного текста, составленный 15 апреля 1961 г., т. е. спустя три дня после приземления, был продан в 2001 г. на аукционе в Нью-Йорке за 171 тыс. долларов. В том же году Библиотека Конгресса США за 10 млн. долларов приобрела изданную в 1507 г. карту работы немецкого картографа Мартина Вальдкемюллера. Однако рекорд принадлежит пока картине Пабло Пикассо «Мальчик с трубкой», ушедшей с аукциона Sotheby's весной 2004 г. за 104 млн. 168 тыс. долларов.
По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений чело-неческой деятельности, а также в процессе углубления доку-ментоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляйся ранее скрытые (латентные) функции. При этом обнаруживаются и порой находят применение весьма специфические функции документа. Так, по свидетельству испанского историка Хосе Миликуа, в период гражданской войны в Испании 1936-1939 гг. республиканцы пытали своих врагов с помощью произведений абстрактной живописи. Особенно сильное психофизическое воздействие на заключённых оказывал плакат к кинофильму «Андалузский пёс» с изображением глаза, разрезаемого бритвой.
В целом анализ функций документа позволяет выдел irn. важнейшие совокупные количественные и качественные их характеристики.
Во-первых, количество функций документа может быть огромным, поскольку, как уже отмечалось, эти функции предопределены его общественно-практическими целями и задачами, а число таких целей и задач неограниченно.
Во-вторых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
В-третьих, любой документ многофункционален, т. е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-четвёртых, функции документа можно разделить на:
функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
функции постоянно действующие, которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.
В-пятых, с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.
Знание функциональных особенностей не только позволяет глубже проникнуть в социальную природу документа, понять документ как социокультурный феномен, но также способст-иует более эффективной организации практической работы с самой различной документированной информацией.