4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они включают в себя:

• текстовые редакторы (например, Лексикон, WordPard);

• текстовые процессоры (например, MSWord);

• настольные издательские системы (например, PageMaker).

Разнообразие системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с ИТ.

Текстовый редактор обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.д. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк. Результат работы экранного редактора выражается в виде файла. В настоящее время текстовые редакторы используются мало, поскольку в них заложено мало функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано ещё и с тем, что в текстовых редакторах непредусмотрена функция создания шаблонов, облегчающая и ускоряющая работу по созданию документов.

Настольно-издательские системы представляют собой инструмент верстальщика, предназначены не только для создания больших документов, но и для реализации различного рода полиграфических эффектов, т.е. позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до полного удовлетворения внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

Текстовый процессор предназначен для подготовки как простых документов (деловых писем, объявлений, справок, извещений и т.д.), так и сложных документов большого объема с таблицами, формулами, графиками, диаграммами, рисунками (научные отчеты и монографии), а также подготовки художественных книг с иллюстрациями. Текстовый процессор MS WORD - основа любого офиса и самая популярная программа во всем MS Office, в нем есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

• ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы;

• автоматическая проверка орфографии и получение подсказки;

• объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

• автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника;

• автотекст - для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

• стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

• слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

• макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;

• «мастера» - для создания профессионально оформленных документов.

Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных внутри организации, а также однотипные документы. При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:

• создать необходимую форму в виде документа и изменять в нем переменную часть (файл с расширением .doc);

• создать необходимый бланк в виде шаблона и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть (файл с расширением .dot).

Каждая новая версия WORD обладает все большими преимуществами, по сравнению с предыдущими.