11.10. Работа с документами

Поток материалов для чтения в виде деловых писем, газет, циркуляров, служебных записок и т. п. становится всё более насыщенным, в результате менеджеры около 30% времени тратят на чтение. Поэтому огромное значение имеет рациональное чтение, благодаря которому экономится масса времени. Немаловажное значение имеет и рациональное ведение корреспонденции. Для рационализации обработки входящей почты необходимо:

• предупредить, чтобы на стол менеджеру клали только входящую почту, имеющую важное значение и отказаться от «рутинной» почты;

• поручить секретарю предварительно сортировать входящую почту (например, по приоритетности) и раскладывать её в специальные папки;

• распорядиться, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы;

• при чтении документа сразу помечать важные места, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку;

• снабжать документ указаниями и замечаниями по обработке;

• обрабатывать документ сразу после получения, т.е. во время просмотра почты, и принимать меры;

• делегировать полномочия и передать право подписи документов ответственному исполнителю;

• для экономии времени при составлении документов целесообразно использовать технические средства (например, использование диктофона сократит время подготовки документов а 2 – 3 раза.

Контрольные вопросы по теме:

1. Что такое общение?

2. Охарактеризуйте фазы делового общения.

3. Назовите и охарактеризуйте основные типы собеседников.

4. В чёт состоит культура управленческого труда.

5. Осветите основные требования к проведению переговоров.

6. Какие виды совещаний вы знаете?

7. Осветите основные требования к проведению совещаний.

8. Осветите правила проведения бесед.

9. Осветите рекомендации по вдению телефонных переговоров.

10. Приведите примеры правил обработки документов.

Раздел 12. Управленческое общение: формы, законы, правила

12.1. Управленческое общение: формы, правила, его функции и назначение

Управленческое общение – это общение, вызванное необходимостью осуществления управленческого воздействия на людей с учётом обратной связи.

Значение:

• в силу своих служебных обязанностей руководитель должен уметь убеждать, увлекать коллектив на решение стоящих перед ним задач, поэтому очень важно научиться находить нужный тон в деловом общении;

• распоряжение руководителя будет эффективно выполнено, если оно не только понято подчиненными, но и принято. Необходимо вызвать интерес сотрудника к заданию, показать ему ту пользу, которую получит лично он и коллектив в результате его выполнения;

• распоряжения даются в двух основных формах – приказа и просьбы. Важно использовать эти формы в соответствии с ситуацией, но следует учитывать, что просьба воспринимается подчиненным с большим желанием и выполняется охотнее, чем приказ.

Формы:

• субординационная – в ее основу заложены административно-правовые нормы;

• служебно-товарищеская общение коллег, в основу которого заложены административно-моральные нормы;

• дружеская – общение как между руководителями, сотрудниками, так и между руководителями и подчиненными; в основе общения лежат морально-этические нормы.

Принципы (правила):

• принцип формирования адаптивной производственной среды, в условиях которой происходит самораскрытие, саморазвитие и самореализация личности каждого сотрудника;

• принцип мотивации деятельности сотрудников;

• принцип сохранения психического и физического здоровья сотрудников.

Функции:

• информационно-коммуникативная – раскрывается в процессе передачи и приёма информации от партнёра по общению;

• регулятивно-управляющая – проявляется в воздействии на поведение партнёров в процессе их общения друг с другом. Общение даём возможность человеку не только регулировать собственное поведение, но и поведение других людей (используя следующие психологические механизмы: заражение, подражание, внушение, убеждение);

• эмоционально-коммуникативная – оказывает большое влияние на эмоциональное состояние человека. В процессе общения человеческие эмоции возникают и развиваются. Человек в процессе общения может эмоционально разрядиться или, наоборот, усилить эмоциональную напряжённость.