11.4. Организация переговоров

Переговоры – специфические формы человеческого общения, когда две стороны или более, имеющие различные цели и задачи, пытаются увязать между собой различные интересы на основе продуманной схемы разговора и, как правило избегают прямого конфликта.

Стадии переговоров	Этапы переговоров
Подготовка переговоров	Выбор средств ведения переговоров Установление контакта между сторонами Сбор и анализ необходимой для переговоров информации Разработка плана переговоров Формирование атмосферы взаимного доверия
Процесс переговоров	Начало переговорного процесса Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня Раскрытие глубинных интересов сторон Разработка вариантов предложений для договоренности
Достижение согласия	Выявление вариантов для соглашения. Окончательное обсуждение вариантов решений Достижение формального согласия

Рис. 39. Этапы переговоров

Характеристика стадий и этапов переговоров

Важное значение имеет стиль переговоров. Различают аналитико-агрессивный, гибко агрессивный, этичный, общительный. Следует заметить, что любые переговоры уникальны: каждый раз новый предмет для обсуждения, новые условия, новые участники. Однако есть нечто общее, что отличает их от других видов деятельности: процесс переговоров, его организация, соблюдение всех условий, принятых в деловом мире для ведения переговоров, взаимоотношения участников. Подготовка переговоров включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработка основного процесса переговоров. К организационным вопросам относятся: составление программы приёма партнёров, формирование группы (делегации) участников; определение места и времени; составление повестки дня каждого заседания; согласование с заинтересованными организациями касающихся их вопросов и т.д.

При подготовке к основному процессу переговоров анализируются проблемы и заинтересованность участников в их разрешении; формируется общий подход к переговорам; определяются собственные позиции на них и возможные варианты результатов. Целесообразно заполнить переговорную решетку. Для того чтобы спокойно реагировать на непредвиденные обстоятельства, а главное – чтобы на переговорах были рассмотрены все вопросы, касающиеся сотрудничества, необходимо составить план. Далее целесообразно «проиграть» беседу с воображаемым партнёром, внести коррективы в этот план. К беседе нужно тщательно подготовиться. Следует не просто отвечать на вопросы партнёра, а с полным знанием технических деталей описать все конкретные аспекты намеченного предприятия. Особое внимание нужно уделить юридическим аспектам предстоящей сделки – законодательству и подзаконным актам о совместных предприятиях и экспортно-импортных сделках. Надо ещё перед первой встречей собрать всю информацию о фирме-партнёре.

Готовясь к встрече с партнёром, необходимо наметить свою тактическую линию. Для этого полезно усвоить определённые тактические приёмы, которые можно применить в ходе переговоров, добиваясь своей цели.

Основная задача переговоров в психологическом плане – убедить собеседника, заставить его захотеть сделать то, что вам нужно. При этом переговоры должны проходить в вежливо-предупредительном тоне, все нетактичные и грубые методы должны быть исключены. Но и слишком серьёзная и официальная манера переговоров не способствует успеху. Ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя.

В переговорном процессе можно выделить стратегии, избираемые сторонами:

• сотрудничество – уместно среди людей, имеющих схожие интересы и цели, что вполне объяснимо: прибыль партнёров зависит от их желания сообща использовать свои возможности;

• собственно переговоры – необходимы в случае, когда на карту поставлены различия, если не сказать взаимоисключающие друг друга, интересы, но вместе с тем существует определённая степень взаимозависимости сторон, которая позволит прийти к соглашению выгодному для них.

• борьба имеет место в тех случаях, когда интересы сторон противопоставлены и одна из сторон уверена в том, что борьба за свои интересы принесёт больше выгоды, нежели переговоры.

Прежде всего, необходимо заинтересовать партнёра своим предложением. Нужно так повести разговор, чтобы партнёр сам высказал то, что вы хотели бы услышать от него. Для этого надо попытаться пересмотреть на проблему с его точки зрения. Одним из важных принципов переговоров – внимательное отношение к партнёру. Если вы покажите ему, что вы заинтересованный слушатель, это самый приятный комплимент.

Не следует начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. Необходимо, чтобы собеседник с самого начала переговоров ответил «да», и удержать его насколько возможно от «нет». Неслучайно люди интуитивно начинают разговор с общей темы, например, обмениваются мнением о погоде – как правило, здесь позиции совпадают. Или можно задать вопрос, заранее зная утвердительный ответ.

Не следует также торопиться с отрицательным ответом на предложение партнёра. «Относись сочувственно к мыслям и желаниям других» (Д. Карнеги). Если у вас возникли трудности в ходе беседы, постарайтесь сосредоточиться не на позициях, а на интересах. Возможно, что интересы у вас общие. А уж если атмосфера переговоров накалилась, надо использовать всё, чтобы её разрядить. Остроумное или шутливое замечание, сказанное вовремя, может разрядить обстановку. Немаловажную роль при общении играют невербальные (неречевые) средства. Опытный человек может почерпнуть очень много, наблюдая за своим собеседником.

При достижении согласия подписывается договор (иной документ), договариваются о том как будет реализоваться принятое решение, с кем будут осуществляться контакты, разумно разработать «переговорную решетку» По окончании переговоров культурная программа, фуршет.

Стадии подготовки переговоров	Люди и предмет переговоров	Интересы и позиции		Варианты решений	Объективные критерии
		Наши (мои)	Их (его, её)
Анализ
Планирование

Рис. 38. «Переговорная решетка»