10.6. Информация в системе коммуникаций. Информационные потоки и системы, принципы и пути их совершенствования
Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация – это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей её среды. Информация классифицируется:
по характеру восприятия: визуальная, тактильная, звуковая, обонятельная;
по источнику возникновения: внутренняя и внешняя;
по времени хранения: постоянно хранящаяся и хранящаяся определённый срок;
по времени поступления: периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная;
по аспектам управления: экономическая, в области управлению персоналом, собственно-управленческая, технико-технологическая; научно-техническая;
по форме представления: знаковая (цифровая, буквенная, комбинированная, кодированная) и аналоговая
Управленческая информация выполняет в организации следующие задачи:
обслуживает функции управления - от подготовки и принятия решения до доведения результатов его выполнения;
связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;
обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определённую линию поведения.
К информации предъявляются следующие требования: к количеству и качеству; к достоверности и точности; к своевременности; к полноте информации; к полезности; и технологические характеристики, к которым следует отнести плотность её размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления.
Информация в организации образует информационные потоки, принципиальная схема которых представлена на рис. 38.
Входные данные Выходные данные
Внешняя информация Система управления План
(состояние организацией (бизнес-план)
о
кружающей
среды) (управляющая
подсистема)
Внутренняя Производство
и
нформация
(управляемая
(
состояние
подсистема)
факторов
производства
Обратная связь
Рис.38. Информация в управлении
Как видно из схемы, вся информация системы управления образуется входными и выходными данными.
10.7. Технические средства в управлении: средства приема, составления, копирования, передачи, хранения и поиска документов
На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной моделью – так называемая оргтехника.
Выделяют следующие виды (классы) средств управленческого труда:
средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства механизации чертежно-графических работ, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.
Тем не менее, есть общепринятый набор, включающий:
Рабочий стол (обычный или специализированный).
Вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала, для установки пишущей или счетной машинки, телефонов, диктофонов и картотек.
Рабочее кресло и стул.
Шкаф обычного типа или специальные (для документации, чертежей), полки, стеллажи и пр.
От конструкции мебели в значительной мере зависят рабочая поза руководителя, затраты времени на поиск документов и канцелярских принадлежностей, на работоспособность человека.