2.2 Розробка запросів та звітів

Для перегляду, зміни й аналізу даних використовуються запити. Запити також можна використовувати в якості джерел записів для форм , звітів і сторінок доступу до даних. У загальному випадку запит – це питання про дані. У Microsoft Access є кілька типів запитів ( на вибірку, запит з параметрами, перехресні запити, запит на зміну таблиці , запити SQL) .

Найпростіший з запитів – запит - вибірка – це похідна таблиця , яка містить ті ж структурні елементи, що і звичайна таблиця, і формується на основі фактичних даних бази даних. Запит на вибірку відбирає дані з однієї або більше таблиць за заданими умовами , а потім відображає їх у потрібному порядку. Запит можна створити за допомогою майстра або самостійно , в режимі конструктора , вибравши таблиці або запити, що містять потрібні дані , і заповнивши бланк запиту.

При створенні макета запиту ( тобто похідною таблиці) в загальному випадку нам необхідно виконати наступні базові операції:

1 вказати системі, які поля і з яких таблиць ми хочемо включити в запит ;

2 описати обчислювані поля , тобто поля , значення яких є функціями значень існуючих полів;

3 описати групові операції над записами вихідних таблиць.

При розробці конкретного запиту допускається будь-яке поєднання базових операцій .

Створення запиту - вибірки . У загальному випадку для створення довільного запиту використовується універсальна мова SQL ( Structured Query Language - Структурний мова запитів ) . У пропозиції цієї мови (Select - Вибрати ) можна описати всі базові операції: які поля і звідки вибрати, які обчислити , як їх згрупувати ( підсумувати , перерахувати , знайти середнє і т.п.) і за яких умов включити записи у вибірку . Проте в реальності користуватися цією мовою можуть тільки фахівці (або дуже грамотні користувачі) , а для звичайних людей розробники придумали спрощений механізм створення запиту , званий QBE ( Query By Example - запит за зразком ) .

Розглянемо створення простого запиту на вибірку за допомогою майстра. Майстер простого запиту на вибірку створює запити для отримання даних з полів , вибраних в одній або кількох таблицях або запитах . За допомогою майстра можна також обчислювати суми , кількості та середні значення для всіх записів або певних груп записів , а також знаходити максимальне і мінімальне значення в полі. Однак не можна обмежити кількість записів , що повертаються цим запитом, за допомогою умов відбору.

Для створення запиту виберіть у вікні бази даних «Група» вкладку «Запити в списку Об'єкти» і натисніть кнопку « Створити на панелі інструментів". У діалоговому вікні Новий запит виберіть майстер Простий запит і натисніть кнопку «ОК».

Дотримуючись інструкцій «Майстри» , виберіть варіант «Докладний звіт» і клацніть кнопку «Далі». В останньому діалоговому вікні задайте ім'я запиту «Запит1» і запустіть отриманий запит , вибравши варіант «Відкрити запит для перегляду даних» і клацнувши кнопку «Готово».

Якщо вийшов не той запит , який був потрібен , можна знову запустити майстер або змінити цей запит в режимі конструктора . Для зміни запиту в режимі конструктора , відкривши вікно запиту , клацніть кнопку « Конструктор » на панелі інструментів бази даних. Після цього відкриється вікно «Конструктор запиту».

Створення і використання звіту

Звіт представляє собою ефективний спосіб представлення даних у друкованому форматі . Маючи можливість керувати розміром і зовнішнім виглядом всіх елементів звіту , користувач може відобразити відомості бажаним чином . Як правило, для формування звіту створюють запит, в якому збирають дані з різних таблиць з включенням обчислюваних полів, угрупованням, умовами відбору ( будь-яка операція не обов'язкова). Далі за загальними правилами MS Access на базі такого запиту проектують звіт, який дозволяє:

1 представити дані в зручній для читання і аналізу формі ;

2 згрупувати записи ( по декількох рівнях ) з обчисленням підсумкових і середніх значень;

3 включити в звіт і надрукувати графічні об'єкти (наприклад , діаграми).

Відомості , що відображаються у звіті :

4 заголовок звіту і стовпців ;

5 дані , що визначаються виразом, який задається в макеті звіту;

6 дані з полів базової таблиці , запиту або інструкції SQL ;

7 підсумкові значення , обчислюються за допомогою виразів , заданих в макеті звіту.

Для створення зв'язку між звітом і його вихідними даними застосовуються елементи управління: поля, що містять імена або числа, написи для заголовків, декоративні лінії для графічного оформлення звіту.

Структура звіту аналогічна структурі форми. Відомості в звіті можуть бути розбиті на розділи. Кожен розділ має певне призначення і друкується на сторінці і в звіті в заданому порядку .

Як у формі , так і у звіті можуть бути присутніми наступні розділи:

1 заголовок ;

2 верхній і нижній колонтитули ;

3 область даних;

4 примітка звіту.

Тема звіту виводиться один раз на початку звіту і містить в собі найбільш загальні відомості: назва та логотип фірми, назва звіту.

Верхній колонтитул друкується вгорі кожної сторінки і може містити підписи стовпців - графи звіту. Нижній колонтитул друкується внизу кожної сторінки і може містити номер сторінки , дати створення звіту.

Основний розділ звіту - область даних , в якому розміщуються дані звіту з кожного запису базового джерела (таблиці , запиту). Примітка звіту виводиться один раз в кінці звіту і містить підсумкові дані звіту.

Розміри розділів можна змінити в режимі конструктора звіту.

У MS Access 2010 можливі наступні способи створення звіту: Автозвіт , Майстер звітів , створення звіту в середовищі конструктора .

Створення звіту за допомогою майстра. Для створення звіту за допомогою майстра виберіть у вікні бази даних вкладку «Звіти» у списку «Об'єкти» . Клацнувши кнопку «Створення звіту за допомогою майстра » , в діалоговому вікні «Створення звітів» виберіть таблицю , на якій повинен бути заснований звіт . Включіть в список Вибрані поля поля з таблиці. Для цього , вказавши поле в списку «Доступні поля» , клацніть кнопку «>» . Якщо потрібно включити в список Вибрані поля всі поля зі списку Доступні поля , то слід натиснути кнопку ».

Завершивши формування списку «Вибрані поля» , клацніть кнопку «Далі». На наступному кроці діалогу з Майстром звітів визначте рівні групування полів у звіті. Нехай дані в нашому звіті будуть згруповані по класах , для цього , вибравши поле «Клас» , клацніть кнопку «>»

Клацнувши кнопку «Далі». На наступному кроці створіть макет звіту , вибравши ступінчастий варіант звіту на сторінці з книжкової орієнтацією. Увімкніть опцію Налаштувати ширину полів для розміщення на одній сторінці. Вибравши стиль оформлення , задайте ім'я звіту і клацніть кнопку «Готово» , після цього подивіться результат на екрані.

Параметри перегляду звіту можна змінити , використовуючи кнопки панелі інструментів попереднього перегляду ( аналогічний режим ми розглядали раніше при вивченні текстового процесора Microsoft Word).

Натискання кнопки «Вид » виводить список доступних режимів відображення поточного вікна . Для вибору режиму можна натиснути кнопку розкриття списку і вибрати потрібний варіант. У даному випадку на кнопці зображений режим Конструктор . Клацнувши по кнопці з зображенням режиму « Конструктор » , можна перейти до зміни звіту.

Друк звіту. Перед тим як вивести звіт на друк в перший раз , рекомендується перевірити орієнтацію сторінки , розміри полів та інші параметри сторінки. Вибравши звіт у вікні бази даних або відкривши його в режимі конструктора , режимі попереднього перегляду або режимі перегляду зразка , ви можете для виведення звіту на друк без відкриття діалогового вікна натиснути кнопку « Друк » на панелі інструментів.

Якщо ж ви хочете відкрити діалогове вікно для того , щоб задати параметри друку , то , вибравши в меню Файл команду Друк , в діалоговому вікні Друк вкажіть потрібні параметри. Потім у групі Принтер виберіть принтер , у групі Друкувати виберіть друк всього звіту або певного діапазону сторінок , в групі Копії вкажіть кількість копій і , при необхідності , включіть друк з розкладкою по копіях . Для початку друку із заданими параметрами натисніть кнопку «ОК».