2 Функціональні можливості microsoft access

2.1. Створення бд, таблиць та форм

Для створення бази даних в Microsoft Access можна використовувати два способи . Найпростіший спосіб створення бази даних - використання майстра баз даних для створення всіх необхідних таблиць , форм і звітів. Є також можливість створити порожню базу даних , а потім додати в неї таблиці , форми , звіти та інші об'єкти - це найбільш гнучкий спосіб , але він вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. В обох випадках створену базу даних можна в будь-який час змінити і розширити.

Для створення нової бази даних виберіть у меню «Файл» команду «Створити» , вибравши перед цим на панелі завдань «Створення файлу» «Нова база даних Після цього на екрані з'являється стандартний файлери , в якому слід відкрити потрібну папку і задати ім'я створюваного файлу бази даних. Наприклад , «група . MDB ». Створивши файл, Access розкриває порожнє вікно бази даних , і в цьому вікні можна буде проводити всі операції - створювати і маніпулювати об'єктами БД. MS Access є багато віконному додатком , проте в будь-який момент може бути відкрита тільки одна база даних. Саме її вікно є головним вікном документа в додатку Access , і його закриття означає закриття відповідного файлу. MDB . Меню «файл» зображено на рисунку 2.1.

Рис 2.1 – Меню «файл»

Вікно бази даних породжує безліч дочірніх вікон об'єктів (таблиці , запиту , форми і т.д.) , і кожне таке вікно може бути закрите автономно - будь-яким із стандартних способів Windows. Крім того , не закриваючи вікна, ви можете зберегти об'єкт ( наприклад , макет таблиці) , вікно якого знаходиться на екрані, і присвоїти йому ім'я - точно так само , як це робиться з файлами: командою «Файл- Зберегти» або «Файл - Зберегти як ...».

З вікном будь-якого об'єкта ( дочірнім вікном ) можна працювати або в оперативному режимі (наприклад , вводити чи переглядати дані в таблиці) , або в режимі конструктора (наприклад , змінювати макет таблиці) .

Додавання таблиці до нової бази даних виконуються таким чином:

За допомогою елементів у групі «Таблиці» на вкладці «Створити» можна додати нові таблиці до наявної бази даних показано на рис ­– 2.2.

Рис 2.2 – Група «Таблиці»

1) Створення таблиці за допомогою подання таблиці . У поданні таблиці можна відразу вводити дані й автоматично створювати структуру таблиці. Імена полів позначаються цифрами («Поле1», «Поле2» тощо), і застосунок Access автоматично встановлює кожний тип даних поля на основі введених даних.

1 На вкладці «Створити» у групі «Таблиці» натисніть на елемент «Таблиця» рис 2.3.

Рис 2.3 – елемент «Таблиця»

Застосунок Access створює таблицю та вибирає першу пусту клітинку у стовпці «Додати нове поле».

Якщо стовпець «Додати нове поле» не відображається, можливо, відкрито подання конструктора, а не таблиці. Щоб перейти до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів. Буде запропоновано зберегти нову таблицю, а потім виконано перехід до подання таблиці.

2 На вкладці «Таблиця даних» у групі «Поля та стовпці» натисніть на елемент «Нове поле» рис 2.4.

Рис 2.4 – Нове поле

Access відображає область «Шаблони полів», яка містить список найуживаніших типів полів. Якщо двічі клацнути одне з цих полів або перетягнути його до таблиці даних, Access додає поле з цим іменем і настроює відповідні значення властивостей поля цього типу. За потреби можна змінити ці властивості пізніше. У разі перетягування поля його потрібно розташувати в області таблиці, що містить дані. Відображається вертикальний рядок вставлення, який показує, де потрібно розташувати поле.

3 Щоб додати дані, введіть дані в першій пустій клітинці або вставте дані з іншого джерела.

4 Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

Рекомендовано надавати кожному полю зрозуміле ім’я, щоб під час відображення поля в області «Список полів» можна було визначити його вміст.

5 Для переміщення стовпця клацніть його заголовок, що вибрати стовпець, і перетягніть стовпець до потрібного розташування.

Можна також вибрати кілька пов’язаних стовпців і перетягнути їх усіх до нового розташування. Щоб вибрати кілька пов’язаних стовпців, клацніть заголовок першого стовпця, й утримуючи клавішу SHIFT, клацніть заголовок останнього стовпця.

2) Створення таблиці в поданні конструктора У поданні конструктора спочатку слід створити структуру нової таблиці. Після чого слід перейти до подання таблиці для введення даних або використати інші способи введення даних, наприклад, вставлення або імпортування.

1 На вкладці «Створити» у групі «Таблиці» клацніть елемент «Конструктор таблиць» рис 2.5.

Рис 2.5 – Конструктор таблиць

2 Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці «Ім’я поля» та виберіть тип даних зі списку «Тип даних».

Якщо стовпці Ім’я поля та Тип даних не відображаються, можливо, відкрито подання таблиці, а не конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт «Конструктор» . Вам буде запропоновано ввести ім’я нової таблиці, а потім буде виконано перехід до подання конструктора.

3 За потреби можна ввести опис кожного поля у стовпці «Опис». Опис відображається в рядку стану, якщо курсор розташовано в цьому полі в поданні таблиці. Опис також використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування форми або звіту, створюваних за допомогою перетягування поля з області «Список полів», а також для всіх елементів керування, створюваних для поля під час використання майстра форм або майстра звітів.

4 Після додавання всіх полів збережіть таблицю: натисніть кнопку «Файл» і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S, таким чином збережуться всі дані і таблиці створені під час сеансу роботи.

Щоб спростити перегляд, введення і модифікацію даних в конкретній таблиці, можна створити для неї одну або декілька форм. Форма – це документ, у вікні якого відображається, як правило, один запис таблиці, причому користувач має можливість на свій розсуд розмістити поля на формі. Форми використовуються для наступних цілей:

1 Введення / редагування даних , поміщених в таблицю ;

2 Організації діалогу вибору , перегляду та друку потрібного звіту;

3 Відкриття інших форм і звітів за допомогою кнопок даної форми .

За структурою форма схожа на вікно діалогу. Зв'язок між формою і джерелом даних для неї створюється за допомогою графічних об'єктів, званих елементами управління.

Щоб створити форму з таблиці в базі даних, в області переходів клацніть таблицю, що містить дані для форми, а потім на вкладці «Створити»натисніть кнопку «Форма».

У програмі Access буде створено форму, яка відобразиться в поданні макета. За потреби можна змінити структуру, наприклад настроїти розмір текстових полів відповідно до обсягу даних.

Створення пустої форми

1 Щоб створити форму без елементів керування або попередньо відформатованих елементів, на вкладці «Створення» натисніть кнопку «Порожня форма». Програма Access відкриє пусту форму в поданні макета й відобразить область «Список полів».

2 В області «Сдписок полів» натисніть знак "плюс" (+) поруч з однією або кількома таблицями, що містять поля, які мають відображатися у формі.

3 Щоб додати поле до форми, двічі клацніть його або перетягніть до форми. Щоб додати кілька полів одночасно, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, клацніть кілька полів, а потім перетягніть їх усі разом до форми.

4 Порядок таблиць в області «Список полів» може змінюватися, залежно від того, яку частину форми наразі вибрано. Якщо не вдається додати поле до форми, спробуйте вибрати іншу частину форми, а потім додати поле знову.

5 Скористайтеся знаряддями у групі «Елементи керування» на вкладці «Знаряддя для макетів форм», щоб додати до форми емблему, назву, кількість сторінок або дату та час.

6 Якщо потрібно додати до форми ширший спектр елементів керування, виберіть вкладку «Конструктор» і скористайтеся знаряддями у групі «Елементи керування».