Контрольные вопросы:

1. В чем проявляется различие в понятиях информация, знание, данные?

2. Роль информационных технологий.

Раздел 1. Создание и обработка электронных документов Стандарты при обработке деловой информации

Содержание программы: электронные документы. Компьютерная обработка деловой информации.

Организация работы с документами регламентируется законодательными правовыми актами, а также внутренними правилами ведения делопроизводства, принятыми на предприятии.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы архивного дела:

• Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

• Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и сохранения" (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 22.05.2000, № 14).  Эффективность делопроизводства как составная часть управленческой деятельности существенно повышается при переходе на компьютерную обработку деловой информации.

1. текстовые редакторы повышают скорость создания и качество документа

2. информационные технологии обеспечивают удобное хранение документов

3. возможен быстрый и эффективный поиск документов

4. компьютерные сети существенно повышают скорость прохождения документов

5. бумажные документы сканируются и в дальнейшем используются как электронные документы.

Для автоматизации делопроизводства и отдельных его функций служат системы управления документооборотом.

Тема 1.1. Работа в текстовом редакторе Word, создание сложных документов

Содержание программы.

Применение приемов сложного форматирования текста.

Методические указания.

Для документа устанавливаются определенные параметры страниц (поля документа, ориентация страниц, размер бумаги). Для изменения этих параметров из меню Разметка страницы используются кнопки Поля, Ориентация, Размер из группы Параметры страницы.

Отформатировать символы текста - это значит выбрать шрифт и его начертание, а также размер и цвет, установить по­ложение символов относительно других элементов в строке, за­дать величину интервала между символами. Форматировать символы можно до ввода текста или после ввода текста.

Используя диалоговое окно команды Шрифт меню Главная можно настроить необходимые режимы форматирования шрифта. Результат применения выбранного форматирования виден в окне Образец этого же окна. Для быстрого форматирования текста используется кнопки группы Шрифт.

С помощью кнопок из группы Абзац можно устано­вить вид выравнивания текста, отступы, межстрочные интервалы, расположение на странице и прочие элементы.

Для создания рамки фрагмента текста, обрамления листа можно использовать кнопку Внешние границы.

Word предоставляет гибкие и простые средства создания нумерованных и маркированных списков. В маркированных спи­сках слева в первой строке абзаца стоит особый символ, который называется маркером, а в нумерованных списках - последова­тельный номер абзаца.

Для того чтобы соз­дать маркированный или нумерованный спи­сок документа, необхо­димо выделить список элементов и воспользоваться кнопками Маркеры, Нумерация, многоуровневый список. Каждая кнопка имеет возможность настройки необходимых режимов.

В Word имеются мощные средства для создания работы с таб­лицами. Чтобы вставить таблицу необходимо из меню Вставка выбрать кнопку таблица и выбрать необходимый вариант добавления таблицы. Как только таблица создана, и курсор находится внутри таблицы, появляется активное меню команд Работа с таблицами, содержащее две вкладки Конструктор и Макет. Эти вкладки содержат все необходимые команды для форматирования и редактирования элементов таблиц.

Команды Вставить и Удалить в меню Макет меняются в зависимости от того, что выделено в данный момент в таблице.

Для объединения и разбиения ячеек используются кнопки меню Макет.

Чтобы добавить в таблицу об­рамление, заливку или выделение цветом, необходимо из меню Работа с таблицами на вкладке Конструктор выбрать необходимые кнопки.Word позволяет осуществлять горизонтальное и верти­кальное выравнивание текста в ячейках, устанавливать обтекание таблицы внешним текстом и положение таблицы относительно страницы. Для установки данных параметров необходимо использовать кнопки из меню Макет.

Для автоматической проверки правописания надо выбрать команду Правописание из меню Рецензирование. Неправильно введенные слова Word выделяет красной волнистой линией, а грамматические ошибки зеленой.

Word позволяет переносить слова в документе. Для автоматической настройки параметров переноса слов из меню Разметка страницы выбирается команда Расстановка пере­носов. В появившемся диалоговом окне установить флажок Ав­то.

Абзац можно сделать более интересным по виду, начав его с буквицы, которая представляет собой встроенную в абзац боль­шую прописную букву

Для создания буквицы необходимо

1. Выделить первую букву абзаца

2. Из меню Вставка команду Буквица

3. Выбрать нужные режимы настройки буквицы.

Колонтитулы содержат информацию, которая повторяется на каждой странице документа, и могут располагаться сверху и снизу страницы. Колонтитул может содержать название главы, но­мер страницы, логотип фирмы. Для создания колонтитула необходимо из меню Вставка выбрать нужную команду из группы Колонтитулы. На экране появится область ввода колонтитула.

В документ можно включить различные специальные символы. Для вставки специальных символов необходимо:

1. Установить курсор в нужную позицию.

2. Из меню Вставка выбрать команду Символ.

1. В поле Шрифт выбрать нужный шрифт и символ, затем нажать Вставить.

Word позволяет автоматически нумеровать страницы доку­мента. Номера страниц можно располагать как вверху так и внизу страницы, выравнивать их по центру или любому краю страницы. Для вставки номе­ров страниц необходимо:

1. Из меню Вставка выбрать команду Номер страницы.

2. В диалоговом окне указать положение, выравнивание номера и его формат

Для удаления номеров страниц документа необходимо акти­визировать соответствующий колонтитул, выделить номер стра­ницы и удалить его, нажав на клавишу Delete.

Для того чтобы расположить текст на листе в несколько колонок, как в газете, необходимо выбрать команду Колонки из меню Разметка страницы.

С помощью WordArt можно сделать фигурный текст и при­дать ему объем. Для создания фигурного текста необходимо:

1. Нажать кнопку WordArt в меню Вставка.

2. Выбрать тре­буемый стиль фигурного текста.

3. Ввести текст и отформатиро­вать его с помощью команд меню Средства рисования.

Для вставки в документ готового рисунка необходимо из меню Вставка выбрать команду Картинка и в появившемся окне поиска задать необходимые ключевые слова.

Для настройки необходимых параметров рисунка используются кнопки меню Работа с рисунками.

У выделенного рисунка вокруг него появляется рамка с кро­шечными маркерами. Эти маркеры служат для изменения мас­штаба изображения или пропорций рисунка.

Для настройки формы обтекания текстом рисунка необходимо выделить рисунок воспользоваться кнопкой Обтекание текстом.

Word позволяет объединить несколько объектов в один. Данная операция позволяет в дальнейшем обрабатывать такие объекты как единое целое. Для того чтобы сгруппировать несколько объектов, необходимо:

1. Выделить необходимые объекты (нажать клавишу <Shift> и, не отпуская ее, сделать щелчок мыши по требуемым объектам).

2. Вызвать контекстное меню на любом из выделенных объектов.

3. Выбрать команду Группировать.

В любой момент можно произвести и обратную операцию над таким объектом - разгруппировать его, т.е. разбить на его исход­ные элементы. Для этого из контекстного меню объекта выбира­ем команду Разгруппировать.

Сноска - дополнительный текст, помещаемый внизу страни­цы отдельно от основного текста, служит для включения в доку­мент объяснений и комментариев. Различают два вида сносок - обычные и концевые. Обычная сноска располагается внизу стра­ницы, а концевая - в конце разделе или документа.

Для создания сносок необходимо воспользоваться кнопками группы команд Сноски из меню Ссылки, установить курсор после текста, который должен быть отмечен сноской. Для удаления сноски в тексте необходимо выделить символ сноски и удалить его.